Gmail è l’email di Google: un programma di posta elettronica che fornisce tutte le funzionalità tipiche di un client, ma che è anche pensato per integrarsi con i software della suite Google Workspace

Gmail può recuperare file presenti in Google Drive e ricordare appuntamenti salvati in Google Calendar. Permette addirittura di accedere direttamente alle riunioni di Google Meet.

In altre parole basta effettuare il login su Gmail per entrare in un vero e proprio mondo di possibilità. Opzioni e servizi che vanno ben oltre la creazione di email.

Detto questo imparare a utilizzare Gmail significa innanzitutto comprendere le sue regole fondamentali e la sua struttura. A partire dalla suddivisione in cartelle note col nome di Schede, Categorie ed Etichette.

Anche la scrittura di una email con Gmail offre molto più di quanto non ci si aspetterebbe. Intanto perché ogni aspetto del messaggio può venire editato e formattato a proprio piacimento.

Ma anche perché l’invio delle email di Gmail può venire programmato in base alle proprie esigenze. Per non parlare del fatto che Gmail permette addirittura di annullare l’invio di una email spedita per errore

Per approfondimento: Come utilizzare Google Workspace, Office 365 e WeSchool per la DAD

  • 0. Breve storia di Gmail

    Gmail su personal computer

     

    Alexey Boldin / Shutterstock.com

    La storia di Gmail per certi versi è unica nel suo genere: stiamo infatti parlando di un servizio presentato al mondo in data 1° aprile (correva l’anno 2004), che venne considerato uno scherzo da centinaia di migliaia di persone. 

    Anche perché all’epoca era quasi inimmaginabile che un servizio di posta elettronica potesse garantire le funzionalità annunciate da Google. Una su tutte lo spazio di storage a disposizione, che corrispondeva a 1 GB.

    Un altro elemento ai confini del leggendario riguarda la genesi del nome “Gmail”, che secondo diverse fonti infatti non sarebbe stato “inventato” negli Stati Uniti. Sembra infatti che sia stato utilizzato per la prima volta da un musicista e speaker radiofonico italiano, di nome Gianni Greco. 

    Greco si presentava al suo pubblico utilizzando un nome d’arte composto semplicemente dalla lettera “G”. Nelle sue trasmissioni ha utilizzato questa “G” all'interno di vari format: da “Mister G” al “Tele G”. Fino a quando un giorno, nel 2000, avrebbe utilizzato proprio il nome “Gmail”

    Detto ciò è comunque molto difficile anche solo immaginare che il suggerimento di Gianni Greco sia mai arrivato oltreoceano. Anche perché la “G” di “Gmail” è un palese riferimento a Google

    Al momento della sua presentazione, Gmail venne considerato un pesce d’aprile da moltissimi utenti. 

    Agli albori, il login Gmail non era pubblico. Era possibile accedere al servizio di posta elettronica soltanto tramite invito. E ogni utente registrato poteva inoltrare il proprio invito soltanto ad altre sei persone

    Nel 2005 il limite di inviti personali venne ampliato a 100 persone, mentre la memoria della casella veniva ampliata a 2 GB. L’accesso libero a Gmail tramite registrazione sarebbe arrivato soltanto nel 2007

    Tra le altre date fondamentali della storia di Gmail vale la pena di citarne almeno tre. La prima è il 24 febbraio 2009: il giorno in cui la posta elettronica di Google subì la sua prima interruzione mondiale, a causa di un calcolo sbagliato sulle risorse di sistema. 

    La seconda è l’8 luglio 2009 e segnò la fine del periodo di beta test di Gmail, durato ben cinque anni. La terza data memorabile di Gmail è molto più recente e corrisponde al 27 ottobre 2020: l’ultima volta in cui Gmail ha cambiato logo

    Per approfondimento: Come creare un account Google

  • 1. Le funzionalità di Gmail

    Gmail su smartphone

     

    r.classen / Shutterstock.com

    Gmail è un servizio gratuito di posta elettronica fornito direttamente da Google. È disponibile sia in versione AJAX che HTML per quanto riguarda la versione webmail. La versione mobile è disponibile in più di 100 lingue e può essere scaricata dagli app store dei principali sistemi operativi. 

    L’ultimo aggiornamento di Gmail mette a disposizione degli utenti ben 15 GB gratuiti di spazio di memorizzazione. Acquistando dei piani a pagamento, è possibile arrivare fino a 30 TB di storage personale. 

    Le funzionalità base di Gmail riguardano la ricezione, la lettura e l’invio di messaggi di posta elettronica. Una volta effettuato il login su Gmail, la posta in arrivo viene subito mostrata all’utente. 

    Le altre cartelle (o Schede) disponibili di default sono quelle dedicate ai messaggi Speciali, a quelli Posticipati, a quelli Importanti e a quelli Inviati. A seguire le Bozze: messaggi che devono ancora essere completati.

    Dopodiché si passa alle Categorie: spazi organizzati in cui Gmail gira automaticamente determinate tipologie di messaggio. Le prime Categorie disponibili riguardano i messaggi legati ai Social, quelli legati agli Aggiornamenti, quelli legati ai Forum e quelli legati alle Promozioni

    Gmail effettuato l’accesso mette subito a disposizione dell’utente diverse Cartelle, Categorie ed Etichette in cui salvare la posta elettronica

    Infine le Etichette, che da un punto di vista concettuale sono molto simili alle categorie. Anche in questo caso infatti si tratta di spazi in cui è possibile girare automaticamente messaggi che altrimenti verrebbero salvati da Gmail nella Posta in arrivo

    La differenza fondamentale tra Categorie ed Etichette sta nel fatto che un utente può applicare più etichette alla stessa mail. Ad esempio un messaggio particolarmente importante può venire indirizzato sia in un’etichetta dedicata al Lavoro, sia in un’etichetta Personale più generica. 

    L’utilizzo base della posta elettronica di Google è davvero semplicissimo. Basta visitare il sito di riferimento di Gmail e fare clic su Accedi (o in alternativa su Registrati). 

    Per aprire una mail basta fare clic sulla cartella, la categoria o l’etichetta di riferimento e poi fare clic sul messaggio. Per inviare una email basta fare clic sul tasto Scrivi.

    Per approfondimento: 10 trucchi per utilizzare Gmail su Android

  • 2. Come inviare una email con Gmail: destinatari e oggetto

    Gmal, gestione email

     

    Jasni / Shutterstock.com

    L’invio di una email con Gmail è molto simile a quello degli altri client e servizi di posta elettronica. L’interfaccia ricorda quella di un programma di videoscrittura e le varie opzioni sono tutte rappresentate da icone standard.

    Nella parte alta della schermata l’utente deve inserire l’indirizzo email del mittente e quello del destinatario o dei destinatari. Il primo di base coincide con l’indirizzo di accesso a Gmail.

    L’indirizzo del destinatario invece deve venire inserito manualmente. L’utente può aggiungere più indirizzi, selezionandone alcuni in Cc o in Ccn. La dicitura Cc indica l’invio per conoscenza

    La differenza tra un destinatario “classico” e uno in Cc talvolta è più formale che sostanziale. Il primo infatti è colui che è più direttamente coinvolto dal messaggio: uno o più destinatari che spesso sono chiamati a rispondere.

    Il destinatario in Cc invece, essendo soltanto in conoscenza, può anche limitarsi a una lettura dei messaggi senza intervenire. È importante sottolineare che gli indirizzi dei destinatari e dei destinatari in Cc vengono visualizzati da tutti gli utenti coinvolti in uno scambio di email.

    Al contrario i destinatari in Ccn restano anonimi. Non a caso il Ccn è l’invio per conoscenza nascosta: permette di informare l'utente degli invii in corso, senza però che quest’ultimo possa essere identificato dagli altri destinatari.

    Dopo i destinatari si passa all’Oggetto della mail, che può essere considerato una specie di titolo. Nell’oggetto generalmente bisogna indicare in maniera concisa l’argomento principale del messaggio sottostante. 

    Proprio per questo spesso gli Oggetti dellemail presentano una sintassi piuttosto scarna. Questo vuol dire ad esempio ridurre l’utilizzo di articoli, congiunzioni e preposizioni.

    Per approfondimento: Netiquette, il bon ton dell'email

  • 3. Come inviare una email con Gmail: formattazione e allegati

    Gmail su tutti i dispositivi

     

    Alexey Boldin / Shutterstock.com

    La parte centrale della schermata dedicata all’invio di email con Gmail è un semplice “foglio bianco”. L’utente dunque non deve fare altro che comporre il messaggio che ha in mente.

    Nella parte bassa è possibile individuare una serie di voci e icone che richiamano diverse opzioni di formattazione: dalla scelta del carattere a quella delle dimensioni e del colore del testo. 

    Sempre nella stessa area è possibile selezionare parole o tratti di testo mettendoli in grassetto, in corsivo, in sottolineato o in barrato. Funzioni che possono essere richiamate anche tramite scelte rapide da tastiera, proprio come nei programmi di videoscrittura. 

    Le opzioni successive riguardano l’allineamento, che può essere selezionato a sinistra, a destra o centrato. Quindi due icone dedicate agli elenchi: la prima carica un elenco numerato, la seconda carica un elenco puntato.

    Un’altra delle opzioni di formattazione di Gmail per le email prevede la possibilità di inserire delle citazioni. Le citazioni spesso si rivelano ideali per evidenziare parti di messaggi ricevuti precedentemente e permettono di rispondere punto su punto.

    Infine un’icona rappresentata da una lettera “T” sbarrata. Quest’ultima rimanda a un comando generico che permette di eliminare rapidamente qualsiasi altro effetto di formattazione inserito. 

    A fianco delle opzioni di formattazione Gmail posiziona diverse icone legate all’inserimento di contenuti. La prima è la celebre attache che permette di caricare un allegato alla email: il limite è di 25 MB per invio, superati i quali il contenuto viene caricato direttamente su Google Drive. 

    Un’altra icona rappresenta proprio il logo di Google Drive. Non a caso consente di allegare a un messaggio dei file caricati all’interno della piattaforma di cloud storage

    Per il resto Gmail presenta tasti di selezione dedicati all’inserimento diretto di un link ipertestuale, di un’emoticon o di un’immagine. Quest’ultima può provenire dalle Foto sincronizzate di Google, dal proprio dispositivo o da un qualunque indirizzo web (tramite inserimento URL).

    Per approfondimento: Come si usa Google Drive

  • 4. Modificare Schede, Categorie ed Etichette di Gmail

    Gmail sito

     

    Alexey Boldin / Shutterstock.com

    Imparare a utilizzare una casella di posta elettronica significa andare ben oltre l’invio o la lettura di messaggi. Anche su Gmail il login, la visione della posta in arrivo e la scrittura di email sono semplici funzioni basilari.

    Un primo modo per approcciarsi a un utilizzo più avanzato di Gmail consiste nell’imparare a sfruttare a pieno le potenzialità di Schede, Categorie ed Etichette. Tre diverse tipologie di cartella cui si è già accennato nei capoversi precedenti. 

    L’utente infatti può personalizzare le varie cartelle a proprio piacimento, ma non solo. Può addirittura impostare dei filtri che indirizzeranno automaticamente determinate mail all’interno della cartella desiderata. 

    La prima cosa da fare è imparare a editare le Schede, ovvero Principale, Social, Promozioni, Aggiornamenti e Forum. Tutte e cinque le cartelle possono essere modificate o addirittura deselezionate dalle Impostazioni di Gmail. 

    L’utente deve cliccare sull’icona a forma di ingranaggio. Dopodiché deve selezionare prima la voce Visualizza tutte le impostazioni. Infine deve selezionare la voce Posta in arrivo

    Schede, Categorie ed Etichette possono venire modificate dalle Impostazioni di Gmail, ma anche direttamente dalla sidebar laterale

    La versione desktop di Gmail permette di effettuare tutti gli interventi di cui sopra direttamente dalla schermata principale. L’utente deve spostarsi sulla sidebar laterale e poi deve cercare i tre puntini verticali posizionati alla destra della singola cartella. 

    Da qui è possibile accedere a una specie di menù a comparsa di selezione rapida. Al suo interno è possibile cambiare il colore della cartella, ma anche scegliere se e dove visualizzarla. 

    Le Etichette meritano un discorso a parte, per due ordini di ragioni. Innanzitutto perché permettono un numero maggiore di interventi. Ma soprattutto perché possono essere aggiunte a proprio piacimento.

    Per creare una nuova Etichetta basta fare clic sul segno “+” visibile nell’area dedicata. Bisognerà scegliere il nome dell’Etichetta e decidere se nidificarla all’interno di un’altra Etichetta preesistente. 

    Per modificare le Etichette bisogna nuovamente cliccare sui tre puntini verticali posizionati al fianco di ciascuna. Le opzioni aggiuntive disponibili permettono di aggiungere una sotto-etichetta. Ma anche di mostrare o rimuovere un’Etichetta soltanto a fronte di condizioni specifiche. 

    Per approfondimento: Posta elettronica: tipologie, caratteristiche e come utilizzarla

  • 5. Impostare i filtri di Gmail

    Gmail i filtri

     

    Alexey Boldin / Shutterstock.com

    I filtri sono un elemento fondamentale per ampliare le funzionalità di Gmail. In linea generale i filtri permettono di indirizzare automaticamente un messaggio ricevuto verso una cartella o un’azione specifica. 

    La creazione di filtri semplifica e velocizza l’archiviazione e la lettura delle email. Dalla creazione di Etichette legate al lavoro alla possibilità di liberarsi dallo spam.

    Per creare un filtro bisogna passare per le Impostazioni di Gmail. Dopo aver cliccato sull’icona a forma di ingranaggio bisogna selezionare la voce Visualizza tutte le impostazioni

    Quindi bisogna osservare la parte alta della schermata dedicata, muovendosi tra voci di menù quali: Generali, Etichette, Posta in arrivo, Account e importazione e per l’appunto Filtri e indirizzi bloccati.

    Selezionata quest’ultima è possibile creare un filtro da zero o importare dei filtri già creati in precedenza. Un nuovo filtro può attivarsi alle condizioni più disparate. 

    L’utente infatti può scegliere di filtrare messaggi che arrivano da un mittente particolare. Ma anche quelli che contengono una parola specifica all’interno dell’Oggetto o del corpo del messaggio.

    Può filtrare i messaggi che non contengono una parola specifica. Infine può filtrare i messaggi che siano superiori o inferiori a un determinato peso in termini di dimensioni: MB, kB o addirittura Byte.

    Una volta determinate le condizioni, bisogna selezionare la risposta di Gmail: l’azione da applicare automaticamente nel caso in cui si verifichi una corrispondenza.

    Anche in questo caso l’utente ha di fronte moltissime scelte possibili: ad esempio lo spostamento della email in una Scheda, Categoria o Etichetta. Oppure l’applicazione delle spunte Speciale e Importante.

    In alternativa è anche possibile inoltrare automaticamente la mail a uno o più destinatari. Infine è possibile segnare la mail come già letta, eliminarla o inviarla all’Archivio.

    Per approfondimento: Gmail, 5 funzioni per garantire sicurezza e privacy agli utenti

  • 6. Utilizzare correttamente l’Archivio, gestire la posta indesiderata

    gmail applicazione

     

    Anelovski / Shutterstock.com

    L’Archivio è una cartella con caratteristiche e funzioni specifiche. È presente in Gmail e in tanti altri client di posta elettronica e spesso viene confuso con il Cestino, lo Spam o la Posta Indesiderata. 

    In effetti l’Archivio condivide con il Cestino un aspetto apparentemente fondamentale: contiene email che contestualmente spariscono dalle altre cartelle principali. Dalla posta in arrivo, dalle Schede e dalle Etichette.

    La differenza fondamentale tra Archivio e Cestino sta nel fatto che le mail presenti al suo interno non verranno mai cancellate. Anche perché l’Archivio Gmail serve proprio a questo: ad ospitare messaggi che non servono nella visione quotidiana della posta elettronica, ma che potrebbero rivelarsi utili all’occorrenza.

    Le mail presenti in Archivio possono infatti venire recuperate inserendo le giuste parole chiave all’interno della barra di ricerca di Gmail. Un’altra caratteristica non condivisa dalle mail presenti in Spam o nel Cestino. 

    Esistono poi almeno altre due opzioni per chi vuole liberarsi da messaggi indesiderati. La prima è il blocco del mittente, che può venire attivato facendo clic sui tre puntini verticali che appaiono accanto al suo indirizzo email.

    La seconda è la disattivazione di una catena di messaggi. Per disattivare una catena di email bisogna cliccare sui tre puntini verticali sopra l’oggetto. In questo modo non si riceveranno più notifiche e i messaggi della catena non appariranno fino a un’eventuale riattivazione. 

    Per approfondimento: Come rendere la posta elettronica di Gmail più sicura

  • 7. Funzionalità automatiche di Gmail

    Gmail su dispositivi elettronici

     

    BigTunaOnline / Shutterstock.com

    Una delle funzioni avanzate di Gmail più apprezzate in assoluto non richiede alcun tipo di intervento da parte dell’utente. Si tratta infatti di un algoritmo che opera in totale autonomia.

    Nello specifico Gmail è in grado di individuare la presenza della parola “allegato” nel corpo o nell’oggetto di una email. Dopodiché segnala l’eventuale assenza di un vero e proprio file allegato prima dell’invio.

    Restando in tema automatismi di Gmail vale poi la pena di citare per lo meno la risposta automatica. Una funzione perfetta per i periodi di vacanza o di malattia.

    Le risposte automatiche possono venire create passando per le Impostazioni, per la pagina Generali e per la voce Risponditore automatico. L’utente deve innanzitutto impostare il primo e l’ultimo giorno di attività della risposta automatica. 

    Quindi non deve fare altro che scrivere il messaggio che verrà inviato automaticamente a fronte di una email in arrivo. La risposta automatica può venire girata a tutti i mittenti in assoluto, ma anche soltanto alle persone presenti all’interno della propria lista Contatti

  • 8. Altre funzionalità avanzate di Gmail

    Gmail, servizio di posta elettronica

     

     

    Mongta Studio / Shutterstock.com

    Un’altra funzione amatissima di Gmail permette di evitare brutte figure e di mettere la più classica delle pezze a fronte di un errore di distrazione. Questa posta elettronica infatti permette l’annullamento dell’invio di una email appena spedita per errore. 

    Il browser di Gmail mostra per alcuni secondi una voce che si chiama proprio Annulla invio. È presente nell’angolo in basso a sinistra della schermata e blocca un messaggio prima che sia troppo tardi. 

    Chiunque faccia un uso professionale di Gmail potrebbe poi essere interessato a creare una o più firme personalizzate. La firma Gmail appare al termine di un messaggio e presenta una formattazione diversa rispetto al paragrafo. 

    Nella firma è possibile inserire il proprio nome e cognome, il proprio job title e i propri contatti. Ma anche un’immagine o un logo. Per creare una firma personalizzata bisogna passare dalle Impostazioni, dalla voce Generali e dalla voce espressamente dedicata alla Firma

    Tra le altre funzioni avanzate di Gmail si segnalano la possibilità di posticipare o di annullare l’invio di un messaggio 

    Una volta creata, una firma può venire impostata come predefinita. Questo vuol dire che apparirà automaticamente all’interno di tutte le nuove email, o di tutte le mail inviate sotto forma di risposta e inoltro. In caso contrario l’utente dovrà ricordarsi di caricare manualmente la propria firma al momento dell’invio di ogni email. 

    Infine spazio a un’ultima funzione avanzata che spesso viene ignorata: la possibilità di posticipare l’invio di una mail. Una volta scritto il messaggio, l’utente non deve cliccare sul pulsante Invia, ma sulla freccia posizionata alla sua destra.

    In questo modo accederà alla funzione Programma l’invio e potrà stabilire il giorno e l’ora a cui spedire la mail appena preparata. Per potere accedere a questa funzione bisogna inserire per lo meno il destinatario del messaggio. 

A cura di Cultur-e Costruisci il tuo futuro con la connessione Fastweb