Fa parte della nostra vita lavorativa, ma non solo. A tal punto che ormai la utilizziamo quasi in automatico, a volte senza prestare attenzione alle diciture o ad alcune “sfumature” che possono rivelarsi importanti, soprattutto quando abbiamo a che fare con superiori o colleghi. Non tutti sanno che anche per le email esiste un galateo o, in termini “tecnici”, una netiquette, ossia un insieme di regole da applicare alla scrittura di un messaggio di posta elettronica.
 
Senza la pretesa di essere esaustivi, se ne può ricordare qualcuna, che è sempre bene appuntare. Partiamo dall’oggetto, ossia il campo che anticipa quello che andiamo a scrivere nell’email. Secondo la netiquette dovrebbe essere già un messaggio “ridotto”, dove indicare gli elementi essenziali sviluppati nel contenuto successivo. È sconsigliabile inserire singole parole oppure frasi e domande, che poi proseguono nel corpo del messaggio. Nell’utilizzo delle diciture, è fondamentale considerare a chi stiamo scrivendo. Se si tratta di un superiore o di una persona con cui non abbiamo grande confidenza, è bene utilizzare il “lei”, evitando, però, nel corso del messaggio, di cadere in un linguaggio eccessivamente formale o burocratico. Essere sempre lineari e utilizzare frasi brevi è uno dei segreti, da tenere sempre a mente sia se ci stiamo rivolgendo a un amministratore delegato sia se parliamo a un nostro amico. Se, invece, stiamo avendo uno scambio con un nostro collega o con una persona con cui abbiamo già confidenza, si può utilizzare il “tu”, senza però cedere troppo a un tono colloquiale ed evitando battute o riferimenti “extra” non pertinenti.
 
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Non guasta ricordare che chi riceve un messaggio di posta elettronica, soprattutto sul lavoro, ha molto probabilmente a che fare con un’ampia mole di email, per cui non desidera di certo perdere tempo a leggere messaggi ridondanti o poco chiari. Anche per questo motivo, nelle prime righe della email in genere dovrebbero essere racchiuse tutte le informazioni essenziali che intendiamo comunicare. 
La dimensione del carattere da utilizzare è quasi sempre il minuscolo: va ricordato che in Rete il maiuscolo viene utilizzato come equivalente di un urlo o comunque di una parola pronunciata ad alta voce. Sì a sigle e acronimi, purché già sdoganati e non di nostra invenzione. Sì alle emoticon, le cosiddette “faccine”, da usare, però con moderazione e solo se il contesto del messaggio lo richiede. 
Quanto alla chiusura, anche il modo con cui ci si congeda dal destinatario rispecchia il tipo di rapporto esistente. Vanno bene espressioni come “buona giornata” o “un saluto” anche nelle email più formali. No a saluti troppo “burocratici”. La firma digitale (non lunga più di quattro righe) può sostituire la nostra. Se scriviamo ad amici o a persone con cui siamo in confidenza, va bene, invece, mettere in chiusura il nome di battesimo. 

Al messaggio di posta elettronica può essere aggiunto un allegato, testuale o multimediale. Citarlo nella email può essere utile. Prima di inserire e inviare l’attachment è importante controllarne dicitura, estensione e dimensioni, per evitare che un file troppo “pesante” non arrivi a destinazione o impedisca l’invio della email
Prima di inserire i destinatari è consigliabile rileggere con calma l’intero messaggio, per correggere eventuali errori di ortografia e ridimensionare toni troppo “rigidi” nel caso in cui il messaggio di posta elettronica sia stato scritto di getto o di risposta a un’altra email che ci ha fatto arrabbiare.
 
Per quanto riguarda i destinatari, un’email presenta tre campi, relativi, rispettivamente, al destinatario principale del messaggio, agli utenti che vengono messi in “copia” (cc) e a quelli che finiscono in “copia nascosta” (ccn). Anche la scelta dei destinatari deve essere oculata, rispettare eventuali gerarchie presenti in azienda (meglio inserire prima il “capo” e, poi, di seguito tutti gli altri) e obbedire a criteri di “economicità”. Per esempio, evitare di inserire in copia conoscenza utenti non indispensabili o non interessati al contenuto della email. Nel caso di una mailing list, è preferibile inserire i destinatari in ccn: in questo modo gli utenti che ricevono il messaggio non possono visualizzare gli indirizzi di posta degli altri. 
 
Se c’è il rischio di sentirsi bombardati da questa “teoria”, basta fermarsi un attimo a pensare che in realtà serve poco per applicare le piccole regole di galateo dell’email ed evitare, così, di fare figuracce. Un pizzico di riflessività e pazienza e il gioco è fatto. 
 
22 febbraio 2013
A cura di Cultur-e Costruisci il tuo futuro con la connessione Fastweb