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Excel: come analizzare i dati e creare formule con Copilot

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Copilot è l’intelligenza artificiale di Microsoft che può essere utilizzata all’interno di Excel per gestire informazioni, ma anche creare grafici o formule

Excel e Copilot Mojahid Mottakin / Shutterstock.com

Copilot è l’intelligenza artificiale di Microsoft che si integra alla perfezione con i principali programmi di Windows. Un assistente virtuale avanzato, che può sostenere l’utente nell’utilizzo di Word, piuttosto che di PowerPoint o Excel

Esistono diverse strade da seguire per integrare Microsoft Copilot con il celebre programma per la creazione e la gestione di fogli elettronici di calcolo

A partire da alcune operazioni preliminari legate all’analisi del dato, fino ad arrivare alle funzionalità più complesse. Ad esempio quelle che prevedono la creazione di visualizzazioni particolari. Ma anche quelle che hanno a che fare con i filtri o le formule Excel.

  • 1. Primi passi su Excel con Copilot
    App di Excel

    Tada Images / Shutterstock.com

    Copilot mette a disposizione dell’utente diverse funzionalità, che gli permettono di essere più produttivo su Excel. A partire dall’analisi dei dati, fino ad arrivare alla creazione di grafici. Senza dimenticare i suggerimenti relativi alle formule o alle tabelle pivot

    Il singolo utilizzo di Copilot dipende soprattutto dalla quantità, la qualità e la distribuzione delle informazioni all’interno del foglio di calcolo. 

    La prima cosa da fare dunque è prendere consapevolezza di cos’è Excel e dell’utilizzo che se ne vuole fare. Dopodiché è possibile portare il cursore sulla barra multifunzione del programma e cercare l’icona e la voce dedicate proprio a Copilot

    A questo punto non resta che iniziare a interagire con l’intelligenza artificiale di Microsoft attraverso l’inserimento di richieste varie. Il primo consiglio in tal senso è arricchire i prompt con il maggior numero possibile di dettagli. In modo da ottenere un risultato davvero in linea con le proprie aspettative. 

    Ad esempio è possibile selezionare un qualsiasi intervallo di celle e chiedere a Copilot di formattarlo come una tabella. E per farlo potrebbe addirittura non essere necessario inserire una richiesta. 

    Il tool di intelligenza artificiale è infatti pensato per analizzare autonomamente la selezione dell’utente che precede la richiesta. In questo modo propone dei prompt suggeriti, in linea con i bisogni più comuni sulla base della selezione data. 

  • 2. Lavorare i dati di Excel con Copilot
    Excel

    Shutterstock

    Un grosso ramo di utilizzo di Copilot in Excel ha a che fare con l’analisi del dato. E rientra in una delle principali funzionalità degli strumenti di intelligenza artificiale

    Questo genere di tool è infatti in grado di processare grandi o grandissime quantità di informazioni a tempo di record. E di utilizzarle in base alle necessità del singolo utente. 

    Nel caso di Copilot ed Excel, questa analisi potrebbe portare a l’estrapolazione di dati comuni. Ma anche alla preparazione di approfondimenti più o meno dettagliati. 

    E, come step successivo, questa analisi può portare alla visualizzazione dei dati e dei risultati di cui sopra in forme diverse: dal grafico alla tabella pivot, passando per il riepilogo, la tendenza o l’outlier. 

    Anche in questo caso la qualità dell’output finale dipende soprattutto dalla ricchezza del prompt. Oltre che dalla tipologia di informazioni presenti all’interno del foglio di calcolo Excel. 

    Ad esempio l’utente potrebbe utilizzare l’intelligenza artificiale per farle tracciare automaticamente tutte le vendite legate a una specifica categoria merceologica, tenendo conto del fattore tempo

    Così come potrebbe chiederle di mostrare un totale legato alla vendita di un singolo prodotto. Magari suddividendo questo dato in base a un’area geografica specifica. 

    Chiaramente questo genere di risultato diventa possibile soltanto nel caso in cui il foglio Excel contenga la giusta quantità di informazioni di partenza. 

    Nel caso specifico, di informazioni distribuite tra righe e colonne che permettano di risalire al nome di un prodotto. Ma anche ai dati di vendita, alle aree geografiche e ai periodi temporali in cui è stato venduto. 

    Il discorso di analisi dei dati su Excel spesso va di pari passo con la loro evidenziazione, il loro ordinamento o la creazione di filtri ad hoc. E anche in questo caso Copilot si rivela un alleato prezioso. 

    L’utente può infatti chiedere all’intelligenza artificiale di dare risalto a determinate informazioni attraverso la formattazione. Ad esempio mettendo in grassetto i valori più significativi di un foglio di calcolo. 

    Ma anche ordinandoli dal più piccolo al più grande, o filtrandoli sulla base di una condizione specifica. Che, tornando al caso di cui sopra, potrebbe avere a che fare con l’area geografica, piuttosto che con il fattore tempo

  • 3. Come creare formule Excel con Copilot
    Excel

    Wachiwit / Shutterstock.com

    Le formule Excel sono delle funzioni avanzate che mettono in relazione i dati contenuti all’interno di un foglio di calcolo. Fanno riferimento alle regole della matematica e permettono di automatizzare l’esecuzione di calcoli più o meno complessi

    Le formule Excel vengono create inserendo il carattere = all’interno di una cella. E poi specificando una serie di fattori che variano di caso in caso. 

    Ad esempio, la formula =SOMMA permette di addizionare automaticamente i valori presenti all’interno di una selezione di celle. Questa formula può poi venire arricchita nella forma =SOMMA.SE, che applica il calcolo soltanto nel momento in cui si verificano determinate condizioni

    Copilot è lo strumento ideale per creare rapidamente formule complesse. Anche perché, come accennato nei capoversi precedenti, effettua un’analisi preventiva della selezione di celle da parte dell’utente. 

    Ciò vuol dire che l’intelligenza artificiale Microsoft potrebbe identificare da sola dei valori numerici. E che, di conseguenza, potrebbe suggerire autonomamente all’utente di eseguire una formula matematica

    Un altro aspetto interessante e utile di Copilot è che non si limita a suggerire le formule su Excel. Addirittura le accompagna con una spiegazione sintetica del loro funzionamento. Ma soprattutto dei risultati che permettono di raggiungere. 

    Infine la creazione di formule può andare di pari passo con altre funzionalità di Copilot. Ad esempio l’utente potrebbe chiedere all’AI di applicare la somma di una selezione di valori. Ma anche di creare una nuova tabella o un nuovo grafico ad hoc che mostri i risultati ottenuti. 

    Per saperne di più:

A cura di Cultur-e
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