La posta elettronica certificata

Cos'è e come funziona la posta elettronica certificata

Obbligatoria per imprese e professionisti dal 1° ottobre 2020, garantisce alle email valore legale. Ecco le caratteristiche e il funzionamento della Pec
Cos'è e come funziona la posta elettronica certificata FASTWEB S.p.A.

La utilizziamo in ufficio, ne sentiamo parlare spesso sui giornali e negli ambienti di lavoro. Ma probabilmente non tutti sanno, o non sanno esattamente, cos'è la Pec e quali sono le sue funzioni. Introdotta nel gennaio 2009 nell'ambito del decreto anticrisi, la Posta Elettronica Certificata è uno strumento di comunicazione pensato per ridurre la distanza tra pubblica amministrazione, professionisti iscritti agli albi e aziende in genere.

A partire da 1° ottobre 2020 la PEC è diventata obbligatoria per le aziende in Italia, come previsto da dl Semplificazioni, dato che rappresenta il loro domicilio digitale da comunicare al registro delle imprese. I vantaggi della posta elettronica certificata però non riguardano solo professionisti o società: anche i privati cittadini possono utilizzarla come email dal valore legale sia per comunicare con la Pubblica amministrazione, come il Fisco o gli enti previdenziali, che per aderire o disdire contratti di abbonamento, per esempio a canali televisivi o operatori telefonici, e molto altro.

Che cos'è la PEC

posta elettronica certificata pec

La posta elettronica certificata è uno strumento simile alle tradizionali email, che però ha valore legale, assimilabile a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno. La PEC è concepita in modo tale da garantire la certezza dell'invio e della consegna dei messaggi al destinatario, così come quella di eventuali allegati presenti all'interno della "busta elettronica". Allo stesso tempo, la PEC garantisce un livello superiore di sicurezza: grazie all'utilizzo della firma elettronica, il destinatario avrà la certezza dell'identità del mittente e potrà aprire gli allegati in tutta sicurezza. Insomma, grazie alla PEC i tentativi di phishing e l'invio di spam sono notevolmente ridotte.

Come funziona la PEC

L'invio di una PEC non è molto diverso da quello di una classica email e il suo funzionamento è basato su tre fasi: invio, ricezione ed emissione della ricevuta di avvenuta consegna. Proprio come una raccomandata cartacea in cui l'invio e la ricezione venivano certificati dal postino, con la PEC la certificazione avviene attraverso gestori delle caselle del mittente e del destinatario, che siano autorizzati e iscritti all'elenco pubblico istituito dall'Agenzia per l'Italia Digitale. Quando si invia una PEC, il gestore crea quindi un messaggio esterno, detto "busta di trasporto", in cui vengono inseriti il messaggio e gli allegati, inviando anche una ricevuta al mittente. La busta di trasporto viene quindi inviata anche al gestore del destinatario, che si occupa di verificare l'integrità del messaggio e accertarsi dell'identità del mittente, per poi consegnarlo e inviare una ricevuta di consegna.

Come si usa la PEC

posta elettronica certificata pecAnche se dal punto di vista tecnico il funzionamento della PEC può sembrare complesso, dal lato utente cambia poco o nulla rispetto a un normale messaggio di posta elettronica. Prima di tutto, sarà necessario creare un indirizzo PEC acquistandolo presso uno dei provider riconosciuti dall'AgID. Il servizio è offerto a pagamento dai gestori e solitamente il costo medio si aggira sui 5 euro più Iva l'anno, un costo inferiore a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno cartacea. Inoltre, va considerato che una volta pagato l'abbonamento, l'utente potrà inviare e ricevere un numero illimitato di PEC.

Creata la propria casella di posta elettronica certificata, per utilizzarla si dovrà eseguire l'accesso al proprio account (in tutto e per tutto simile al pannello di controllo di una webmail). Poi sarà sufficiente premere sul pulsante "Componi mail" o "Nuovo messaggio" o, più semplicemente, "Nuovo" e iniziare a comporre il messaggio di posta e inviarlo.

A questo punto, il mittente riceverà un primo messaggio che certifica l'invio e, successivamente, un secondo messaggio che invece certifica l'avvenuta consegna del messaggio da parte del destinatario. Questi due messaggi, come detto, hanno valore legale e potrebbero anche essere utilizzati in caso di procedimento di fronte a un giudice.

Vantaggi e svantaggi della Pec

posta elettronica certificata pec

Una casella di posta elettronica certificata offre numerosi vantaggi sia per i professionisti e le aziende, che per i privati cittadini. Costi minimi, validità legale, semplicità di utilizzo, certezza della consegna del messaggio di posta, certificazione dell'identità del mittente e del destinatario sono i principali punti di forza.

Uno dei principali limiti nel suo utilizzo è che ha valore legale solo per la comunicazione tra caselle PEC ed è valido esclusivamente in Italia. All'estero, questo sistema di email dal valore legale viene utilizzato solo in Svizzera e a Hong Kong. Inoltre, i messaggi di posta elettronica, anche se certificata, possono essere cancellati da chiunque acceda, anche casualmente, alle mail del destinatario. Alcune volte, infine, può capitare che la ricevuta di mancata ricezione della mail sia recapitata anche a distanza di giorni.

PEC, cosa cambia dal 1° ottobre 2020

A partire dal 1° ottobre 2020 la PEC diventa obbligatoria in Italia per le società e per le imprese individuali, come previsto dal decreto legge Semplificazioni approvato nel luglio 2020. La posta elettronica certificata avrà per aziende e professionisti la validità di domicilio digitale e il dl prevede che fosse comunicata al Registro delle Imprese entro il 30 settembre 2020.

Le società che non hanno provveduto alla comunicazione a partire dal 1° ottobre possono incorrere in sanzioni dai 206 euro ai 2064 euro, mentre per le imprese individuali le sanzioni vanno dai 30 euro ai 1548 euro. Inoltre, alle imprese prive di PEC verrà assegnato d'ufficio un domicilio digitale da parte della Camera di Commercio.  

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