Google Drive

Come si usa Google Drive

Integrato con molti altri servizi Google, il cloud storage di Big G fa dell'intuitività uno dei suoi punti di forza. Ecco come si usa
Come si usa Google Drive FASTWEB S.p.A.

Non un semplice servizio di cloud storage. Difficilmente Google Drive può essere considerato solamente lo spazio sulla nuvola che Big G mette a disposizione dei suoi utenti: i 15 gigabyte iniziali (e gratuiti) sono una sorta di ingresso virtuale verso un mondo fatto di servizi, trucchi e funzionalità che, come detto, vanno ben oltre il semplice storage nel cloud.

Nonostante tutti i possibili utilizzi di Google Drive, il funzionamento del servizio di cloud storage della società di Mountain View è tutto sommato semplice: l'interfaccia utente chiara e lineare permette di gestire alla perfezione i file salvati sulla nuvola (organizzandoli in cartelle e directory) e di condividerli poi con altri utenti Google e internauti e, allo stesso tempo, creare documenti di testo, fogli di lavoro e presentazioni grazie alla suite di applicativi d'ufficio (un tempo conosciuta con il nome di Google Docs) legata a doppio filo con il servizio di archiviazione nel cloud.

Come iniziare a utilizzare Google Drive

Per accedere ai servizi e alle funzionalità di Drive sarà necessario avere un Google account, un profilo gratuito e semplice da creare che apre le porte a tutti i servizi di Big G (il già citato Google Docs, Gmail, Google+, YouTube e molti altri).

 

Google Drive

 

Collegarsi alla home page del motore di ricerca più utilizzato dagli internauti e, nell'angolo in alto a destra, cliccare sul bottone celeste "Accedi". Nella pagina che si caricherà verrà chiesto di inserire il nome utente e la password di un account Google già esistente o, appena sotto la maschera per il log in, di creare un nuovo account: cliccare sul link e attendere che si carichi la prima pagina della procedura per la creazione del profilo.

 

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Sarà necessario inserire i propri dati personali, scegliere un nome utente e impostare una password di accesso. Vale la pena ricordare che, come per ogni altro servizio online, è necessario che la password sia ben costruita e difficile da scoprire: in questo modo sarà possibile proteggere al meglio tutti i dati che si vorranno conservare sul cloud storage di Google.

 

Google Drive

 

Completata la procedura si potrà accedere al proprio spazio di archiviazione sulla nuvola. Due le modalità di accesso: digitare nella Omnibox di Chrome (o nella barra degli indirizzi del browser utilizzato) l'indirizzo drive.google.com oppure cliccare sull'icona a forma di griglia che compare nella parte alta di ogni pagina legata ai servizi Google (Gmail, l'home page del motore di ricerca e altre) e scegliere Drive.

 

Google Drive

 

  • L'interfaccia di Google Drive. Come detto, uno dei punti di forza di Drive sta nella sua interfaccia grafica. Semplice, chiara e lineare come nello stile di tutti i prodotti Google, facilita gli utenti alle prime armi a destreggiarsi tra le funzionalità del servizio di storage nel cloud. La colonna sinistra ha una doppia funzionalità: da un lato permette di navigare tra le directory e le cartelle di Drive come se si trattasse di un normale file manager; dall'altro, cliccando sul pulsante "New", si potranno aggiungere nuovi file o cartelle (creandoli ex novo grazie all'integrazione con Google Docs) oppure caricare file e cartelle già esistenti sul proprio disco rigido. Nella parte alta della schermata è presente un campo per cercare tra i file, mentre poco più sotto è presente una barra degli strumenti con diverse icone per interagire con il contenuto del proprio account o modificarlo a proprio piacimento. La colonna di destra, invece, permette di accedere ai dettagli del file o della cartella e consultare l'elenco delle varie modifiche apportate nel corso del tempo

 

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  • Google Drive per dispositivi mobili. Gli utenti Android e iOS potranno installare sul loro dispositivo mobile l'applicazione sviluppata nel Googleplex e accedere in mobilità al proprio spazio sulla nuvola. Dal proprio smartphone o tablet, gli utenti Google potranno scaricare sul dispositivo uno dei file già presenti o aggiungerne di altri. Dall'estate 2014, inoltre, Google ha iniziato a rilasciare applicazioni ad hoc per i suoi applicativi d'ufficio: gli utenti potranno scaricare come applicazioni stand alone Documenti, Fogli e Presentazioni, sia quando sono online che offline. Inoltre, la versione mobile consente di scansionare documenti sfruttando la fotocamera, modificarli e salvarli in diversi formati direttamente nel cloud.

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  • Il client per computer. Nel caso in cui si volesse gestire lo spazio direttamente dal file manager del proprio PC ("Risorse del Computer" nei sistemi Windows, "Finder" nei sistemi OS X) si può scaricare e installare il client di Google Drive. Come accade per Dropbox, comparirà una cartella sul proprio disco rigido contenente tutto ciò che è già esistente nella nuvola: sarà sufficiente creare un file o una cartella all'interno di "Google Drive" per poi sincronizzare il nuovo contenuto nel cloud. Naturalmente, lo stesso è vero anche nel caso in cui si trascini un contenuto al suo interno: non appena ci si collegherà al web, il client si occuperà della sincronizzazione

 

Come caricare file in Google Drive

Il servizio di cloud storage di Google rende semplice il caricamento e la condivisione dei file sulla nuvola. Ogni utente ha a disposizione 15 gigabyte di spazio gratuito (con la possibilità di espanderli a pagamento) sul quale poter caricare ogni tipo di file. Il caricamento è molto semplice: è sufficiente cliccare da desktop su Nuovo o da dispositivo mobile sul simbolo del + per aprire un menu a tendina che consente di scegliere se caricare un solo file alla volta, oppure un'intera cartella. Una volta eseguito il caricamento, il file o la cartella saranno sincronizzati e disponibili su qualsiasi dispositivo su cui l'utente sia loggato con il suo account Drive.

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Nel proprio Drive potranno essere caricati tutti i file desiderati, ma solo i formati compatibili supportati dal sistema di archiviazione potranno essere aperti e riprodotti direttamente nel browser o sullo smartphone. In un primo momento del lancio di Google Drive, il supporto era per i soli file del pacchetto Microsoft Office, PDF, immagini e file testuali. Negli anni le tipologie di file compatibili con Drive sono aumentate, tanto che ora è possibile salvare e aprire archivi compressi, salvare contenuti multimediali sia audio che video e riprodurli. Inoltre, è possibile aprire un file scegliendo un'app web o una di quelle installate nel computer, nel caso in cui il formato non fosse tra quelli supportati

Creare file in Google Drive

Grazie all'integrazione con Google Docs, gli utenti possono creare direttamente dei file all'interno del loro account Drive, sia da desktop che da dispositivo mobile. Accedendo al menu Nuovo, si potrà scegliere tra diverse tipologie di documenti:

  • Documenti: un editor di testo online che consente di creare, modificare ed esportare i file in diversi formati (.docx, .odt, .pdf, .txt, .rtf, html o ancora epub)
  • Fogli: un foglio elettronico di calcolo che consente di creare, modificare ed esportare file in diversi formati (.xlss, .ods, .pdf, html e altro)
  • Presentazioni: uno strumento per creare, modificare ed esportare le proprie presentazioni online e offline in diversi formati (.pptx, .odp, .pdf e altro)

 

E poi ancora Moduli, per creare dei moduli con domanda e risposta, sia aperta che multipla, da utilizzare per sondaggi online o raccogliere informazioni e sottomettere test. Queste sono solo alcune delle possibili funzioni di Drive, che può essere arricchito con l'aggiunta di nuove web app alla lista per poter non solo archiviare i propri documenti, ma crearli e modificarli sempre e ovunque.

 

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Il nuovo file si aprirà in una nuova finestra e sarà modificabile in ogni singolo aspetto: dal nome al contenuto, passando per le varie impostazioni e settaggi. Il file sarà creato all'interno della cartella in cui ci si trovava nel momento in cui si è cliccato sul pulsante "New": potrà essere poi spostato in una qualsiasi directory del proprio account.

 

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A differenza degli applicativi d'ufficio offline, l'utente non dovrà aver timore di perdere il proprio lavoro nel caso in cui il computer vada in blocco o ci sia un calo improvviso nella tensione elettrica che faccia spegnere il PC: Google Drive salverà automaticamente e in background ogni singolo cambiamento apportato al file. In questo modo sarà sempre possibile riprendere il lavoro dal punto esatto in cui ci si era fermati.

Google Docs: come utilizzarlo anche offline

Nel caso in cui la connessione Internet non sia attiva, gli utenti potranno comunque visualizzare e modificare i propri file in Documenti, Fogli e Presentazioni dopo aver abilitato la modalità di "accesso offline", che richiede l'installazione e attivazione dell'estensione Documenti Google offline per il browser Chrome. In questo modo, si potrà scegliere di rendere un file disponibile anche offline, così da poter continuare a lavorare ai propri documenti in qualsiasi momento. Una volta che il dispositivo sarà nuovamente connesso a Internet, le modifiche potranno essere facilmente salvate e sincronizzate sul cloud.

Condivisione e collaborazione

La condivisione dei file e delle cartelle con altri utenti è estremamente semplice: basteranno pochi click per inviare un file ad un altro utente e invitarlo, magari, a collaborare alla stesura di un progetto. Google Drive, infatti, permette a più utenti di modificare lo stesso file, consentendo in questo modo la collaborazione in tempo reale.

Condivisione

Ogni volta che si sceglie di condividere un file contenuto all'interno di un account di Google Drive si possono anche stabilire i privilegi di accesso di ogni utente: alcuni potranno solo consultare il file, altri potranno anche contribuire a modificarlo. All'interno del Drive, dunque, potranno esserci file privati non condivisi; file condivisi in sola lettura; file condivisi e modificabili; file che altri utenti hanno condiviso con noi. Quando si sceglierà di condividere il file con un gruppo ristretto di utenti, sarò necessario che questi abbiano un loro account Google e siano collegati; nel caso si decida di rendere pubblico un file, chiunque potrà accedervi e, se previsto, apportare tutte le modifiche che si vogliono.

 

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Condividere un file

Per permettere agli altri utenti di accedere ai file e allecartelle salvate nel proprio storage cloud sarà sufficiente selezionare il contenuto da condividere e cliccare sul pulsante "Share" in alto a sinistra (identificabile dall'icona a forma di omino stilizzato con un segno "+" vicino la testa).

 

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Comparirà una finestra di dialogo nella quale inserire gli indirizzi di posta elettronica delle persone cui si vorrà rendere accessibile il file: andando ad agire sui privilegi (basta cliccare sul menu a discesa e scegliere una delle tre opzioni) si deciderà quali utenti far collaborare alla modifica, quali potranno commentare e quali, invece, solo leggere.

 

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Cliccando sul link "Advanced" presente all'interno della finestra di dialogo (nell'angolo in basso a destra) si potrà decidere se tenere il file privato oppure se renderlo pubblico sul web: in quest'ultimo caso, il file potrebbe comparire tra i risultati di ricerca di Google effettuati da qualunque utente.

Condividere un file con il link

 

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In alternativa, si potrà decidere di condividere il file con più persone mettendo a loro disposizione un link diretto verso il contenuto. Si potrà ottenere il link seguendo due strade differenti: cliccando sul pulsante "Get shareable link" presente nella finestra di dialogo che si utilizza per condividere i file oppure selezionando il contenuto dal file manager di Google Drive e cliccare sul bottone "Get link" presente nella barra degli strumenti in alto a destra.

Trasferire la proprietà di un file a un altro account

I file che vengono caricati o creati su Google Drive sono di proprietà dell'utente per impostazione definita, ma oltre a condividerli si potrà anche trasferirne la proprietà a un'altra persona, a patto che abbia un account Google abilitato. Gli utenti possono trasferire file di Documenti, Fogli, Presentazioni, Disegni, Google My Maps e di intere cartelle. Se la proprietà viene trasferita, in seguito non potrà essere passata a nessun'altro account, nemmeno restituita all'utente che l'ha creata in origine. Inoltre, il file non potrà essere eliminato definitivamente da Drive. Prima di assegnare la proprietà di un file a un altro utente, bisogna essere consapevole che non si potrà più modificarlo a meno che il nuovo proprietario non decida concedere all'ex proprietario le autorizzazioni del caso previste dalle opzioni di condivisione.

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