Nel project management l’organizzazione è essenziale. Gestire i numerosi aspetti di un progetto, tutti gli elementi e le persone coinvolte, pianificare il lavoro e far si che venga portato avanti nei tempi stabiliti, evitando rischi e pericoli non è semplice.

I project manager, per tenere tutto sotto controllo, contano sulla collaborazione responsabile dei lavoratori e sull’utilizzo di tecniche e strumenti che possono aiutarli, come mappe concettuali, tool o software presenti sul web che possono automatizzare o facilitare gran parte dei processi.

Tra questi vi è Miro, una piattaforma che ha come obiettivo quello di riunire i team in uno spazio virtuale e permettere loro di coordinarsi nel migliore dei modi.

  • 1. Miro, cos’è e come funziona
    Miro, cos’è e come funziona

    Miro è un programma che consente di realizzare una lavagna virtuale e interattiva che facilita la collaborazione dei team. È possibile accedervi gratuitamente e utilizzare la versione di base senza versare somme di denaro. Per poterlo sfruttare in maniera più approfondita e accedere alle funzionalità avanzate occorre sottoscrivere degli abbonamenti (a partire da 8 dollari al mese) scegliendo il piano che più si adatta alle proprie necessità.

    La piattaforma permette di organizzare workshop e riunioni a distanza con tutti i membri del team, mostrare delle presentazioni e il materiale utile per il meeting o avviare la condivisione dello schermo. Ogni utente può partecipare attivamente, grazie a strumenti come note adesive, emoji e le votazioni.

    Attraverso Miro, i team possono fare brainstorming online e sviluppare idee proprio come se si trovassero fisicamente nello stesso luogo. Ogni partecipante può creare degli schemi, scrivere delle note e prendere appunti da mostrare ai collaboratori in tempo reale.

    L’organizzazione del lavoro è facilitata dalla presenza della lavagna virtuale, sulla quale si possono tenere intense sessioni di pianificazione da remoto, creare presentazioni visive, mostrare date di scadenza per la consegna dei lavori e tenere traccia di tutti i progressi del team.

    Su Miro si possono generare idee, confrontarsi, pianificare e continuare a lavorare anche in modalità asincrona.

    È una piattaforma flessibile, che mette a disposizione un’area di lavoro che può essere riempita come più il project manager ritiene opportuno. Una buona organizzazione della bacheca e dei lavori permette di incrementare l’abilità di leadership e il raggiungimento degli obiettivi che ci si è posti.

  • 2. Miro: come usare la lavagna di Miro
    Miro: come usare la lavagna di Miro

    Per utilizzare la lavagna di Miro è necessario fare accesso alla piattaforma sul sito web ufficiale. Se non si è ancora iscritti si deve fare click su 'Iscriviti gratis’ e iniziare il processo di registrazione inserendo il proprio nome, l’e-mail aziendale, una password con più di 8 caratteri e accettare le condizioni di utilizzo. In alternativa si possono usare profili già esistenti su Google, Facebook, Apple o altre piattaforme.

    Nella homepage di Miro sarà possibile accedere alle lavagne già create in precedenza o realizzarne una nuova. La piattaforma consente di selezionare alcuni template e modelli da cui iniziare: mappe mentali, Kanban Framework, Quick Retrospective, Flowchart e tanti altri. Facendo click su “New Board’ si aprirà un foglio vuoto da riempire secondo le proprie esigenze.

    Facendo click sulle icone presenti in alto a sinistra dello schermo, si può modificare il nome della lavagna, aggiungervi una descrizione e condividerla con altri utenti. Si può scegliere il tipo di sfondo, esportare la bacheca e fare delle ricerche su ciò che contiene.

    Con le icone presenti sulla parte superiore dello schermo, sul lato destro, si può impostare il timer, dare dei voti ai contenuti, attivare la modalità presentazione, aggiungere delle note, avviare delle chat o delle videochat per parlare con i collaboratori.

    Nel menù presente sul lato sinistro dello schermo si possono selezionare tutti gli strumenti utili per organizzare la lavagna. Con il cursore ci si può spostare tra i diversi contenuti per individuare quello di cui si ha bisogno.

    In qualsiasi momento si può aggiungere sulla lavagna un template preimpostato e modificarlo come più si preferisce e si ritiene utile.

    Sulla lavagna virtuale è possibile aggiungere dei testi, scegliendo il font, le dimensioni del carattere, inserendo grassetti, sottolineature, bordi di diversa tipologia e collegamenti, cambiando l’allineamento, il colore o evidenziandoli.

    Miro consente di applicare dei post it di diverso colore su ogni spazio libero della lavagna, di cambiarne le dimensioni e di inserirvi dei testi all’interno completamente personalizzabili. In ogni elemento si può mostrare il nome del suo autore, i tag o delle emoticon. Chi lo aggiunge può decidere se renderlo modificabile dagli altri utenti.

    Per costruire diagrammi si possono inserire nella lavagna degli elementi geometrici, come cerchi, ovali, quadrati, rettangoli, rombi e una grande varietà di immagini a cui si può accedere gratuitamente. Per collegare tra di loro le forme si utilizzano frecce e linee. Con i tipi di penne e di evidenziatori disponibili, si può procedere con un disegno a mano libera

    Tra gli strumenti disponibili e che si possono utilizzare all’interno della lavagna, ci sono grafici, tabelle sticker, emoji. Si possono aggiungere dei commenti che permettono una più semplice collaborazione tra colleghi. Miro si può sincronizzare con applicazioni esterne come Slack, Asana, Zoom e Google Calendar. Il lavoro prodotto può essere salvato sul dispositivo utilizzato come immagine o come PDF.

    Per saperne di più: Chi è e che ruolo ha il Project Manager

A cura di Cultur-e Costruisci il tuo futuro con la connessione Fastweb