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Cos'è e come funziona la posta elettronica certificata

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La PEC offre tanti vantaggi e garanzie a professionisti e privati: ecco cos'è e come funziona la posta elettronica certificata ma anche cosa cambia da quella tradizionale

e-mail Shutterstock

PEC è l’acronimo di Posta Elettronica Certificata, ed è lo strumento per trasmettere telematicamente tutte quelle comunicazioni che richiedono una ricevuta di invio e di consegna.

Attraverso la PEC cittadini, liberi professionisti, aziende e Pubblica Amministrazione possono inviare messaggi che hanno lo stesso valore legale della classica raccomandata con ricevuta di ritorno.

Oppure può essere un mezzo certificato per inviare documenti, comunicazioni ufficiali e molto altro.

Al momento l’indirizzo di posta elettronica certificata è obbligatorio soltanto per aziende, imprese e Liberi Professionisti iscritti a un qualsiasi ordine professionale o collegio

Quindi, tutti coloro che appartengono alle categorie di cui sopra dovranno comunicare il proprio contatto al Registro delle imprese (in caso di aziende e imprese) o al proprio ordine di appartenenza (nel caso dell’iscrizione a un albo o a un ordine professionale).

Per tutte le altre persone, la PEC è uno strumento utile ma non indispensabile, che comunque permette di risparmiare tempo e costi di spedizione nel caso si volesse inviare una raccomandata, ad esempio. La posta elettronica certificata è richiesta anche per partecipare ad alcuni concorsi pubblici o per particolari comunicazioni con le Pubbliche Amministrazioni.

Scopriamo di più sulla PEC e su come funziona.

Che cos'è la PEC

donna che legge la pec

Credits Shutterstock

La posta elettronica certificata è uno strumento simile alle tradizionali email, che come appena detto ha valore legale, assimilabile a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno. 

La PEC è concepita in modo tale da garantire la certezza dell'invio e della consegna dei messaggi al destinatario, così come quella di eventuali allegati presenti all'interno del messaggio.

Allo stesso tempo, garantisce un livello superiore di sicurezza: grazie all'utilizzo della firma elettronica, il destinatario avrà la certezza dell'identità del mittente e potrà aprire gli allegati in tutta sicurezza. 

Insomma, grazie a questo sistema i tentativi di phishing e l'invio di spam sono notevolmente ridotti.

Come funziona la PEC

persona che scrive email

Credits Shutterstock

L'invio di una PEC non è molto diverso da quello di una classica email e il suo funzionamento è basato su tre fasi: invio, ricezione ed emissione della ricevuta di avvenuta consegna

Proprio come una raccomandata cartacea in cui l'invio e la ricezione venivano certificati dal postino, con la PEC la certificazione avviene attraverso gestori delle caselle del mittente e del destinatario, che siano autorizzati e iscritti all'elenco pubblico istituito dall'Agenzia per l'Italia Digitale. 

Quando si invia un messaggio certificato, il gestore crea n messaggio esterno, detto "busta di trasporto", in cui vengono inseriti il messaggio e gli allegati, inviando anche una ricevuta al mittente. 

La busta di trasporto viene quindi inviata anche al gestore del destinatario, che si occupa di verificare l'integrità del suo contenuto e accertarsi dell'identità del mittente, per poi consegnarlo e inviare una ricevuta di consegna.

Come si usa la PEC

scrittura e-mail

Credits Shutterstock

Anche se dal punto di vista tecnico il funzionamento della PEC può sembrare complesso, dal lato utente cambia poco o nulla rispetto a un normale messaggio di posta elettronica. 

Prima di tutto, sarà necessario creare un indirizzo certificato acquistandolo presso uno dei provider riconosciuti dall'AgID. Il servizio è offerto a pagamento dai gestori e solitamente il costo medio si aggira sui 5 o 10 euro più Iva l'anno, un costo inferiore a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno cartacea. 

Inoltre, va considerato che una volta pagato l'abbonamento, l'utente potrà inviare e ricevere un numero illimitato di PEC.

Creata la propria casella di posta elettronica certificata, per utilizzarla si dovrà eseguire l'accesso al proprio account (in tutto e per tutto simile al pannello di controllo di una webmail). Poi sarà sufficiente premere sul pulsante "Componi mail" o "Nuovo messaggio" o, più semplicemente, "Nuovo" e iniziare a comporre il messaggio di posta e inviarlo.

A questo punto, il mittente riceverà un primo messaggio che attesta l'invio e, successivamente, un secondo messaggio che invece conferma l'avvenuta consegna del messaggio da parte del destinatario. 

Vantaggi della PEC

impresa e pec

Credits Shutterstock

Rispetto alla classica email, una PEC ha diversi vantaggi. Anzitutto ha un costo decisamente irrisorio per uno strumento che garantisce validità legale, grazie alle ricevute di ritorno che rappresentano una prova certa dell’arrivo a destinazione del messaggio anche di fronte a un giudice.

Naturalmente il servizio garantisce anche la piena tracciabilità della posta inviata e ulteriori garanzie di sicurezza, in quanto i messaggi viaggiano su canali sicuri e provengono tutti da utenti certificati.

Ogni casella di posta è associata a una persona fisica, questo va ad attestare l’identità del mittente e del destinatario, eliminando di fatto il problema della posta indesiderata.

È semplice da usare e molto intuitiva, proprio come una classica email inviata da un qualsiasi indirizzo di posta.

Come già detto, la PEC può essere utilizzata al posto di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Questo permette di azzerare i costi di invio (anche in caso di invio multiplo) che gravano sul mittente e di eliminare le code negli uffici postali. Oltretutto scegliendo questo sistema anche i tempi di consegna sono eliminati e il messaggio arriva istantaneamente.

Inoltre parliamo di una soluzione che permette di evitare lo spreco di carta, gli ingombri degli archivi fisicie il rischio che ci siano più copie dello stesso documento.

Infine qualsiasi messaggio inviato tramite PEC è consultabile in qualunque momento e da qualsiasi computer collegato in rete.

Svantaggi della PEC

email

Credits Shutterstock

Naturalmente in questo discorso ci sono anche degli svantaggi che, seppur minimi, è opportuno ricordare.

Un messaggio di posta elettronica certificata ha valore legale solo se inviato tra caselle PEC. Le email inviate a una casella comune non garantiscono la certezza della consegna, in quanto questa dipende dalle impostazioni del provider di destinazione.

Una PEC non è riconosciuta a livello internazionale e ha valore legale solo in Italia.

La mail inviata con posta elettronica certificata garantisce solo la conferma di recapito e non quella di avvenuta lettura del messaggio. Ovviamente il destinatario non può negare la ricezione delle mail, ma non ci sono certezze sul fatto che abbia aperto e letto il messaggio.

Anche questa tipologia di email possono essere cancellate e distrutte anche da terze parti, in modo che il ricevente non scopra mai di aver ricevuto il messaggio.

Per saperne di piùPosta Elettronica, tipologie, caratteristiche e come usarla

A cura di Cultur-e
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