Il project management è un’attività complessa, che richiede grande attenzione e organizzazione da parte di chi se ne occupa e ne è responsabile. Tante sono le figure chiamate a collaborare sotto la guida di un project manager, che cerca di coordinare il flusso di lavoro e gestire tutti gli elementi che entrano in gioco nell’ideazione, progettazione e sviluppo di un progetto.
Il project manager può adottare diversi sistemi di lavoro. Tra quelli più diffusi vi sono il Metodo Waterfall e il Metodo Agile. Entrambi possono essere utilizzati per portare a conclusione un progetto, favorirne una buona riuscita e il raggiungimento dei risultati sperati. Sono profondamente differenti tra di loro e, per decidere quale è vantaggioso applicare, è necessario conoscerne tutte le caratteristiche principali.
Il metodo Waterfall, noto anche come Liner Sequential Life Cycle Model, è una metodologia tradizionale di project management. È stata utilizzata negli ann per lo sviluppo di numerosi progetti di successo, ed è stata la più applicata prima della diffusione del Metodo Agile. Si basa su procedimenti standardizzati e un flusso di lavoro rigido.
I protocolli vengono seguiti diligentemente, ci si concentra sulle procedure di lavoro e non ci si discosta quasi mai da quanto prestabilito. È un modello lineare, altamente definito, in cui tutte le fasi si susseguono una dopo l’altra in maniera sequenziale, senza subire influenze dall’esterno.
Si applica principalmente a grandi gruppi di lavoro. I membri del team eseguono quanto gli viene richiesto di fare, senza poter apportare modifiche o proporre tecniche di lavoro più flessibili e congeniali alle loro competenze e conoscenze.
I termini sono rigorosi, è una successione a cascata di fasi ben distinte l’una dall’altra e che non si sovrappongono mai. I ruoli, all’interno delle aziende, sono ben definiti e il dialogo, all’interno del team, è ridotto.
Nel Metodo Waterfall nessuna fase può avere inizio se prima non si è conclusa quella precedente.
Il prodotto finale viene mostrato al cliente solo in fase di consegna. La comunicazione tra quest’ultimo e il project manager è quasi nulla dopo la fase iniziale e non si accettano modifiche e richieste durante il processo di lavoro. I requisiti da soddisfare vengono rigorosamente stabiliti prima che la produzione abbia inizio e, fino alla fine, non possono essere cambiati.
Negli ultimi anni, per la gestione dei progetti si sta diffondendo l’applicazione del Metodo Agile, un modo di approcciarsi al lavoro estremamente flessibile e iterativo, aperto ai cambiamenti, attento alle esigenze del cliente a ciò che accade all’esterno.
Le procedure sono poco standardizzate e possono cambiare a seconda del progetto, e si avvale di team di lavoro multidisciplinari. I membri del gruppo sono consapevoli dei risultati da raggiungere, di tutte le attività che devono essere svolte, della loro importanza e delle priorità.
Si lavora su brevi periodi di tempi, in sprint che durano dalle due alle quattro settimane, per poter rilasciare prodotti innovativi rapidamente. L’attenzione al cliente è l’elemento caratterizzante della metodologia agile. Vi è una costante comunicazione con il cliente per comprenderne le esigenze, raggiungere i risultati concordati e soddisfarne le aspettative. Il prodotto finale deve essere di elevata qualità.
Il metodo Waterfall e il Metodo Agile hanno come scopo quello di raggiungere gli obiettivi stabiliti in fase di pianificazione del progetto. Entrambi possono essere adottati nel project management. Per scegliere quale è la soluzione migliore, bisogna conoscerne differenze, vantaggi e svantaggi.
La Metodologia Waterfall è rigida ed è adatta ad ambienti in cui sono presenti tanti attori che interagiscono e grandi gruppi di lavoro. La pianificazione è estremamente semplice, gli obiettivi da raggiungere si stabiliscono all’inizio e non vengono mai cambiati.
Il flusso di lavoro basato sul metodo Waterfall è facile da gestire e semplice da documentare. Durante tutto il processo il cliente rimane marginale: riceve il prodotto o il servizio concordato solo alla fine. Ciò potrebbe portare a una soddisfazione minore.
È adatto solo ai progetti di piccole e medie dimensioni. In quelli più complessi, un ritardo in una delle fasi potrebbe comportare delle difficoltà in tutti i processi successivi e impedire il raggiungimento dei risultati finali nei tempi prestabiliti.
L’eventuale inoperatività di alcuni membri del team, dovuta ai possibili ritardi o blocchi dell’esecuzione di attività da parte dei colleghi, potrebbe portare ad un grave spreco di risorse. È impossibile tornare indietro lungo il flusso di lavoro e apportare modifiche alle fasi precedenti qualora si rivelassero degli errori da correggere.
La rigidità del Metodo Waterfall potrebbe causare gravi ritardi nei progetti più grandi e complessi, con una conseguente perdita di preziose risorse.
A differenza del Metodo Waterfall, il Metodo agile è focalizzato sul cliente, che collabora con i team di lavoro in ogni fase del processo. Il lavoro è organizzato in step e si cercano di raggiungere obiettivi periodici che possono essere cambiati, in maniera estremamente flessibile, in base agli input provenienti dall’esterno. Il risultato è il rilascio di prodotti innovativi e di valore.
Il coinvolgimento dei clienti potrebbe portare ad un rallentamento e la riorganizzazione frequente dei lavori potrebbe causare dei ritardi sul rilascio del prodotto finale. Il project manager deve essere in grado di mantenere il focus, gestire e coordinare la comunicazione con il cliente, i team di lavoro e tutti gli stakeholder interessati.
Per saperne di più: Chi è e che ruolo ha il project manager