Non è semplice scrivere dei messaggi efficaci, eppure con l'avvento degli SMS prima e di app come WhatsApp poi si scrive sempre più e si parla sempre meno. Inizialmente gli SMS erano a pagamento e peraltro prevedevano un limite al numero dei caratteri quindi il loro impiego era abbastanza limitato, ma l'arrivo delle prime offerte con 3 o 4 mila messaggi ha cambiato progressivamente le cose.
Le conversazioni scritte possono riservare delle insidie, e ce ne siamo resi conto - a volte a nostre spese - nei diversi anni in cui hanno preso piede.
Per cui è normale chiedersi come formulare un messaggio efficace, soprattutto se non si è troppo abituati a scrivere, se c'è da costruire un messaggio formale, o se ci si approccia con qualcuno per la prima volta. Vediamo una serie di trucchi e consigli riferiti all'ambito professionale e alla sfera privata per scrivere in ogni occasione dei messaggi efficaci.
Scegliere l'orario migliore per scrivere un messaggio è uno degli aspetti più importanti per essere efficaci. E se è banale che, ad esempio, scrivere un messaggio a mezzanotte inoltrata non è la soluzione ideale se non per correre il rischio di infastidire il destinatario, è meglio scegliere con cura il momento più appropriato durante la giornata. Salvo urgenze, è preferibile scrivere un messaggio al mattino, durante la pausa pranzo o nel primo pomeriggio. Luce "arancione" per la sera, luce "rossa" durante la notte.
Enfatizzare dei termini con il grassetto, mettere in risalto dei passaggi con una sottolineatura o utilizzare il corsivo per un indirizzo può favorire la comprensione del messaggio. Senza contare che un testo più ricco può sopperire, sebbene in parte, alla mancanza del tono o dell'enfasi che fanno parte del parlato e che, inevitabilmente, si perdono quando il messaggio viene letto.
Quelli più impegnati o, a maggior ragione, discussioni delicate o pesanti andrebbero affrontati di presenza o al massimo al telefono.
Dal parlato allo scritto infatti, oltre che il linguaggio del corpo, come detto sopra si perdono tono ed espressività della voce, per cui è più probabile che un messaggio di testo possa essere interpretato in maniera errata, sommando problemi ai problemi. Su WhatsApp, meglio conversazioni spensierate.
Alcuni professionisti della comunicazione sottolineano l'importanza di adeguarsi al registro del destinatario nel momento in cui si fosse incerti su come proseguire, magari in una conversazione agli albori. Esempio: nel momento in cui si notasse che l'interlocutore preferisce delle risposte brevi può essere efficace adeguarsi, quindi rispondere ad un messaggio conciso con un altro altrettanto essenziale. Leora Trub, psicologa della Pace University, in un articolo per l'American Psycological Association ha scritto che "i partner che utilizzano delle modalità di comunicazione simili ritengono la loro relazione più soddisfacente".