Quando si lavora a un documento, bisogna sempre pensare a come fare per renderlo accessibile a tutti, anche alle persone con disabilità. Per farlo, ci sono regole e principi da seguire per fare dell’inclusività una delle principali priorità. Ovviamente, questo vale anche quando al centro vi è un documento Word che, grazie ad alcune accortezze in fatto di accessibilità, può diventare un documento perfetto per tutti.
Quando si sceglie il font da utilizzare, è necessario valutare quanto questo sia facilmente comprensibile, anche quando la dimensione del corpo carattere è più piccola del consueto, sia su carta che a schermo.
Anche la spaziatura e l’interlinea diventano fondamentali, in caso di persone ipovedenti che non utilizzano uno screen reader (quello strumento in grado di leggere e interpretare ciò che viene visualizzato sul monitor), visto che un testo troppo ridotto e ravvicinato può confondere chiunque, maggiormente però chi già presenta delle difficoltà visive.
Lo stesso vale per il colore: ci sono alcune tonalità che, inevitabilmente, spiccano meno su sfondo bianco o che, invece, possono essere facilmente confusi poiché molto simili. Quando si sceglie la nuance da associare al carattere, dunque, meglio verificare sempre se vi siano possibili confusioni (testo grigio chiaro su sfondo bianco, utilizzo di nero/blu scuro, etc.). In alcuni casi, un aiuto ci viene dato anche utilizzando alcuni simboli che rinforzano il messaggio veicolato al colore del testo. Un testo in verde per indicare un’operazione corretta, per esempio, può essere reso più evidente utilizzando un segno di spunta a inizio frase.
Esistono poi, alcuni utili tool che consentono di verificare quanto due colori, primo piano e di sfondo, siano in grado di essere facilmente distinguibili: si tratta di strumenti di stampo tecnico ma, facilissimi da usare, soprattutto nel caso in cui si tratta di documenti Word particolarmente importanti che, necessariamente, devono abbracciare determinati standard. Una versione semplificata (non sviluppata per il controllo del colore ma in grado di leggere altri elementi) è rappresentata dall’Accessibility Checker, lo strumento integrato di Microsoft Word.
Intestazioni, elenchi puntati e numerati, testo in grassetto, corsivo o sottolineato: sono tutti fattori che non hanno solo una valenza grafica ma anche un reale significato in termini di importanza del contenuto.
Per questo è importante categorizzare ogni intestazione o paragrafo, articolando correttamente la gerarchia tra le varie aree del testo. Inoltre, la formattazione delle singole parole consente di dare enfasi ad alcuni termini specifici, per motivazioni diverse. Se, normalmente, a supplire a questi elementi vi è l’interpretazione del lettore, quando a leggere un documento è uno screen reader questa indicazione deve essere presente e precisa, evitando così ogni tipo di confusione.
Tutte le immagini con una valenza all’interno del contesto (grafici, infografiche, icone, fotografie, etc.) devono essere descritte da un testo alternativo. Rimangono fuori dal gruppo, invece, le immagini decorative ed eventuali elementi grafici (come cornici, punti elenco, etc.), che possono essere indicati semplicemente come “grafica”, visto che nulla aggiungono o tolgono alla fruizione del testo. Per quanto riguarda le immagini più importanti, poi, bisogna ricordare che chi è dotato di screen reader avrà l’opportunità di “vedere” l’immagine attraverso la didascalia. Per questo motivo è fondamentale associare una descrizione accurata, consentendo così una visualizzazione - anche se in chiave astratta - fedele rispetto a quanto mostrato dall’elemento.
Lo abbiamo già citato ma non tutti sanno che all'interno di Word è disponibile uno strumento dedicato alla verifica dei criteri di accessibilità.
Sebbene presenti alcune limitazioni, dargli una chance può essere particolarmente utile, almeno per effettuare una prima scrematura degli errori più comuni.
Per utilizzarlo, è necessario individuare lo strumento all’interno del tab di menù Revisione, cliccando successivamente sull’icona disponibile sulla voce Verifica accessibilità nel gruppo denominato Accessibilità. I risultati dell’analisi diventano disponibili in pochi istanti in un pannello che compare nella sezione destra dello schermo una volta attivato il comando.