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Con oltre 1,2 miliardi di utenti in tutto il mondo, la suite di produttività Microsoft Office è senza dubbio la più utilizzata al mondo. C'è chi la usa per realizzare presentazioni per lavoro o per l'università; chi, invece, sfrutta le potenzialità di Excel per realizzare grafici, gestire le proprie finanze e verificare lo stato di avanzamento di un progetto (ma non solo).
La gran parte degli utenti, però, installa e utilizza Office (magari nella sua versione mobile o nella sua versione online), per redigere documenti, scrivere lettere o buttare giù appunti. Insomma, la maggioranza di chi usa Office lo fa per sfruttare funzionalità e strumenti di Word, l'editor di testi della casa di Redmond.
Nonostante la fama globale, ci sono alcuni aspetti e alcune funzionalità di Word che non tutti conoscono. Grazie ad alcuni trucchi e scorciatoie Word, infatti, è possibile impostare una formattazione automatica da ripetere "in serie" su diversi documenti, oppure copiare diverse sezioni di un testo e incollarle tutte insieme in un nuovo documento. Insomma, grazie ai trucchi Word è possibile aumentare la produttività e scrivere documenti più in fretta.
Formattazione automatica "in serie"
Può capitare, per motivi di lavoro, di dover realizzare report a cadenze prestabilite (settimanali o mensili, ad esempio) e ritrovarsi ogni volta a impostare da capo la formattazione del documento, in modo che tutti i report abbiano lo stesso aspetto. Sfruttando la funzionalità degli Stili veloci è possibile creare una formattazione automatica da applicare, in maniera istantanea, a porzioni di testo a proprio piacere: in questo modo sarà possibile scrivere i testi in maniera "piana" e applicare gli stili in un secondo momento alle varie sezioni del documento.
Creare gli Stili veloci è più semplice di quanto si possa immaginare. Se, ad esempio, si vuole copiare la formattazione dei titoli dei vari paragrafi è sufficiente selezionare una porzione del titolo già formattato, cliccare con il tasto destro del mouse, scegliere Stili e quindi fare clic su Salva selezione come nuovo stile veloce. A questo punto si potrà assegnare un nome allo stile veloce appena creato e completare la procedura. La formattazione automatica creata sarà aggiunta alla sezione "Stili veloci", pronto per essere utilizzato ogni volta che se ne ha bisogno.
Copiare più parti di un testo
La funzionalità Appunti, invece, è di grande utilità nel momento in cui si devono copiare più parti di un testo e incollarle successivamente in un nuovo documento. Per evitare di perdere tempo e dover fare da "spola" tra il vecchio e il nuovo testo, infatti, si possono copiare in una sola volta tutte le varie sezioni del testo e incollarle in un secondo momento. Per farlo, è sufficiente visualizzare il pannello Appunti, una piccola finestra dalla quale è possibile controllare tutte le varie porzioni di testo (o cifre, o immagini) copiate nel corso della sessione di scrittura. Premere sul menu Home e quindi sul pulsante di visualizzazione della finestra di dialogo Appunti: comparirà una colonna nel lato sinistro della schermata dalla quale poter consultare l'elenco degli ultimi contenuti copiati. Per incollare il testo o l'immagine in una nuova posizione sarà sufficiente cliccarci due volte sopra.
Disabilitare le autocorrezioni
Tra gli utenti Word e le autocorrezioni intercorre un rapporto di amore-odio. Molti le adorano, perché permettono di evitare errori banali dovuto a distrazioni o fretta, ma un numero altrettanto elevato le detesta perché corregge parole e lemmi che, invece, digitiamo in maniera corretta (basti pensare, ad esempio, agli acronimi scritti in maiuscolo o altre sigle).
In casi come questi è possibile utilizzare diversi trucchi per "istruire" lo strumento di autocorrezione e poter scrivere in assoluta tranquillità. Dal menu File cliccare su Strumenti e successivamente su Strumenti di correzione: da qui sarà possibile attivare o disattivare il controllo automatico dell'ortografia in casi specifici (come le parole scritte in maiuscolo, le parole che contengono numeri e gli indirizzi Internet).
Verificare leggibilità dei propri testi
Nel caso si abbiano dei dubbi sulla leggibilità del proprio testo, ci si può affidare al correttore ortografico e grammaticale di Word. Dagli Strumenti di Correzione verificare che l'opzione Controllo grammaticale e ortografico sia selezionata. A questo punto in Impostazioni per la correzione grammaticale in Word selezionare la casella di controllo Mostra le statistiche di leggibilità per verificare che il testo sia scorrevole.
Collaborare contemporaneamente con altri utenti
Tra le varie funzionalità introdotte con Word 2016 troviamo la possibilità di collaborare con uno o più utenti online per modificare e formattare contemporaneamente un testo. Si tratta di una funzione molto utile soprattutto per chi utilizza Word per motivi professionali: in questo modo è possibile creare e rivedere un documento "in diretta", senza bisogno di scambiare decine e decine di messaggi di posta elettronica prima di trovare una "quadra".
In alto a destra nella schermata principale di Word è presente un piccolo pulsante "Condividi" grazie al quale invitare a lavorare altri utenti sullo stesso documento di testo. Inserendo i loro indirizzi di posta elettronica e impostando i loro privilegi di gestione sarà possibile collaborare alla redazione di un documento anche a distanza di centinaia di chilometri l'uno dall'altro. Per poter fare ciò, però, è necessario salvare il documento sul cloud di OneDrive, in modo che sia accessibile a chiunque abbia una connessione Internet.
Visualizzare due testi "fianco a fianco"
Nel caso si debbano confrontare due versioni dello stesso testo per verificare quali correzioni sono state apportate, Word consente di affiancare due finestre in modo che occupino esattamente metà schermo ognuna. Non solo: un trucco per procedere più velocemente con la verifica è quello di scorrere contemporaneamente le due finestre. Ecco come si fa.
Aprire entrambi i documenti Word, cliccare sul menu Visualizza e nel gruppo Finestra fare clic su Affianca: in questo modo le due finestre aperte occuperanno metà schermo a testa. Per attivare lo scorrimento sincrono, invece, è sufficiente cliccare sull'omonima opzione nel gruppo Finestra della scheda visualizza.
Scorciatoie personalizzate Word
Vi capita spesso di ripetere alcune operazioni con Word e non volete perdere tempo prezioso? Questo trucco vi permette di creare delle scorciatoie personalizzate per apportare cambiamenti e modifiche senza che ci sia bisogno di "navigare" tra i vari menu del programma di videoscrittura Microsoft. Personalizzare i tasti di scelta rapida, così come spiegato nella guida Office online, permette di ottimizzare i tempi di scrittura e ottimizzare l'utilizzo del software della casa di Redmond.
