accessibilità word

Come rendere un documento Word più accessibile a tutti

Un documento Word può essere redatto in modo da garantire l'accessibilità a tutti, anche alle persone che presentano disabilità: ecco alcuni consigli per renderlo perfetto per tutti
Come rendere un documento Word più accessibile a tutti FASTWEB S.p.A.

Quando si lavora a un documento, bisogna sempre pensare a come fare per renderlo accessibile a tutti, anche alle persone con disabilità. Per farlo, ci sono regole e principi da seguire per fare dell’inclusività una delle principali priorità. Ovviamente, questo vale anche quando al centro vi è un documento Word che, grazie ad alcune accortezze in fatto di accessibilità, può diventare un documento perfetto per tutti.

Word accessibile, utilizzare colori e testo leggibili

accessibilità documento word Si tratta di un problema basilare che, spesso, si tende a sottovalutare ma che, all’atto pratico, può riservare enormi difficoltà a chi sta leggendo. L’utilizzo di font o colori poco chiari può trasformare anche il documento più interessante in uno scoglio insormontabile, a causa delle difficoltà rappresentate da un carattere e dalle sue errate specifiche.

Quando si sceglie il font da utilizzare, è necessario valutare quanto questo sia facilmente comprensibile, anche quando la dimensione del corpo carattere è più piccola del consueto, sia su carta che a schermo.

Anche la spaziatura e l’interlinea diventano fondamentali, in caso di persone ipovedenti che non utilizzano uno screen reader (quello strumento in grado di leggere e interpretare ciò che viene visualizzato sul monitor), visto che un testo troppo ridotto e ravvicinato può confondere chiunque, maggiormente però chi già presenta delle difficoltà visive.

Lo stesso vale per il colore: ci sono alcune tonalità che, inevitabilmente, spiccano meno su sfondo bianco o che, invece, possono essere facilmente confusi poiché molto simili. Quando si sceglie la nuance da associare al carattere, dunque, meglio verificare sempre se vi siano possibili confusioni (testo grigio chiaro su sfondo bianco, utilizzo di nero/blu scuro, etc.). In alcuni casi, un aiuto ci viene dato anche utilizzando alcuni simboli che rinforzano il messaggio veicolato al colore del testo. Un testo in verde per indicare un’operazione corretta, per esempio, può essere reso più evidente utilizzando un segno di spunta a inizio frase.

Esistono poi, alcuni utili tool che consentono di verificare quanto due colori, primo piano e di sfondo, siano in grado di essere facilmente distinguibili: si tratta di strumenti di stampo tecnico ma, facilissimi da usare, soprattutto nel caso in cui si tratta di documenti Word particolarmente importanti che, necessariamente, devono abbracciare determinati standard. Una versione semplificata (non sviluppata per il controllo del colore ma in grado di leggere altri elementi) è rappresentata dall’Accessibility Checker, lo strumento integrato di Microsoft Word.

Word accessibile, utilizzare una corretta struttura del documento

accessibilità documento word È un altro punto cardine dell’utilizzo di Word che esula dal concetto esclusivo dell’accessibilità ma che dovrebbe, invece, essere ritenuto fondamentale da tutti è quello dell’organizzazione del testo. Infatti, un corretto uso dei pesi del testo all’interno di un documento di Word consente un’esperienza di lettura più organica e fluida da parte di tutti ma che, ovviamente, diventa ancora più importante se si usa uno screen reader in grado di interpretare il valore degli elementi di un documento.

Intestazioni, elenchi puntati e numerati, testo in grassetto, corsivo o sottolineato: sono tutti fattori che non hanno solo una valenza grafica ma anche un reale significato in termini di importanza del contenuto.

Per questo è importante categorizzare ogni intestazione o paragrafo, articolando correttamente la gerarchia tra le varie aree del testo. Inoltre, la formattazione delle singole parole consente di dare enfasi ad alcuni termini specifici, per motivazioni diverse. Se, normalmente, a supplire a questi elementi vi è l’interpretazione del lettore, quando a leggere un documento è uno screen reader questa indicazione deve essere presente e precisa, evitando così ogni tipo di confusione.

Word accessibile, inserire le intestazioni delle tabelle

accessibilità documento word Non sempre è possibile realizzare delle tabelle semplici nei documenti, perché per alcune necessità potrebbe essere indispensabile creare elementi annidati o suddivisi in più celle, rendendo di fatto più complessa la struttura di questi elementi organizzativi. Dove possibile, meglio sempre evitare elementi potenzialmente difficili da interpretare e utilizzare sempre le intestazioni delle tabelle per fornire indicazioni e descrizioni dei contenuti delle celle di righe o colonne.

Word accessibile, aggiungere testo alle immagini

Tutte le immagini con una valenza all’interno del contesto (grafici, infografiche, icone, fotografie, etc.) devono essere descritte da un testo alternativo. Rimangono fuori dal gruppo, invece, le immagini decorative ed eventuali elementi grafici (come cornici, punti elenco, etc.), che possono essere indicati semplicemente come “grafica”, visto che nulla aggiungono o tolgono alla fruizione del testo. Per quanto riguarda le immagini più importanti, poi, bisogna ricordare che chi è dotato di screen reader avrà l’opportunità di “vedere” l’immagine attraverso la didascalia. Per questo motivo è fondamentale associare una descrizione accurata, consentendo così una visualizzazione - anche se in chiave astratta - fedele rispetto a quanto mostrato dall’elemento.

Word accessibile, attenzione ai link

accessibilità documento word Anche i link vengono letti senza problemi dagli screen reader: motivo in più per inserire dei collegamenti “parlanti”, e non caratterizzati da un testo ambiguo o fuorviante. Una descrizione che utilizza il testo “clicca qui” è decisamente meno importante e chiara rispetto a una ébreve descrizione dell’elemento (sito o documento) che ci si può trovare davanti una volta cliccato sul link ipertestuale stesso. Diversa è invece la questione dei link associati alle immagini. Questa informazione, infatti, non è leggibile dagli appositi strumenti; meglio dunque ricorrere a del testo alternativo che spiega quale sarà l’atterraggio del link una volta effettuato il click o la selezione dell’elemento grafico.

Word accessibile, cos’è il cosiddetto Accessibility Checker

Lo abbiamo già citato ma non tutti sanno che all'interno di Word è disponibile uno strumento dedicato alla verifica dei criteri di accessibilità.

Sebbene presenti alcune limitazioni, dargli una chance può essere particolarmente utile, almeno per effettuare una prima scrematura degli errori più comuni.

Per utilizzarlo, è necessario individuare lo strumento all’interno del tab di menù Revisione, cliccando successivamente sull’icona disponibile sulla voce Verifica accessibilità nel gruppo denominato Accessibilità. I risultati dell’analisi diventano disponibili in pochi istanti in un pannello che compare nella sezione destra dello schermo una volta attivato il comando.

Copyright CULTUR-E
Condividi
Ebook
Sicurezza in Rete: ne sai abbastanza?
Strumenti utili, suggerimenti pratici e tutto quello che devi assolutamente sapere per proteggere davvero i tuoi dispositivi e i tuoi dati personali quando sei connesso
scarica l'ebook

Iscriviti alla
newsletter del
Digital Magazine di
Fastweb

Riceverai ogni settimana le notizie più interessanti sul mondo della tecnologia!
Iscriviti

Grazie per esserti iscritto!

Abbiamo inviato una mail all'indirizzo che hai indicato: per completare l'iscrizione alla newsletter del Digital Magazine di FASTWEB clicca sul link all'interno della mail