Gmail da pc

Come organizzare Gmail e mantenere l'inbox pulita

Il servizio di posta elettronica di Google č tra i pių utilizzati in assoluto. Ecco come gestire il flusso di messaggi in arrivo e avere sempre la casella di posta vuota
Come organizzare Gmail e mantenere l'inbox pulita FASTWEB S.p.A.

Spazio in abbondanza – 15 gigabyte gratis, legati a Google Drive – e un motore di ricerca potente e versatile – poteva essere altrimenti – sono due dei punti di forza di Gmail, servizio di posta elettronica creato da Big G il 1 aprile 2004. Ma proprio queste due funzionalità finiscono con il "trarci in inganno" e ci portano ad avere una casella di posta in arrivo in condizioni pietose. Migliaia e migliaia di messaggi "ammassati", mal sortiti e tra i quali è quasi impossibile cercare quello che si vuole.

Con un po' di buona volontà, invece, è possibile organizzare Gmail in modo che la casella resti vuota, o quasi. Ciò permetterà di trovare immediatamente i messaggi che più interessano e non perdere del tempo inutilmente.

Questione di label

Le etichette sono, con ogni probabilità, uno dei segreti meglio nascosti di Gmail. Mentre gli utenti alle prime armi non ne conoscono nemmeno l'esistenza, quelli più avanzati sanno che usando la giusta etichetta sarà possibile individuare uno o più messaggi di posta elettronica senza che ci sia il bisogno di creare delle sottocartelle nelle quali smistare le "lettere" elettroniche. Le label, infatti, agiscono come se fossero delle vere e proprie cartelle, lasciando però l'inbox intatta.

 

Creare etichette su Gmail

 

Per creare un'etichetta è sufficiente selezionare il messaggio (o i messaggi) al quale aggiungerla e cliccare sul pulsante identificato dall'icona del cartellino. Basterà cliccare su "Crea nuova" e il gioco è fatto. Inoltre, per un colpo d'occhio più immediato, si può decidere di assegnare colori differenti a label Gmail differenti. Così facendo la ricerca dei messaggi, oltre che testuale, sarà anche visuale.

Usare i filtri per cancellare tutta la posta indesiderata

 

Filtri Gmail

 

Un mittente è un po' troppo insistente vi riempie la casella di posta in arrivo da qualche giorno a questa parte? Niente paura: i filtri Gmail sono qui per aiutarvi. Basta aprire uno dei messaggi incriminati, cliccare sul pulsante Altro (in alto a destra, riconoscibile dall'icona del triangolo con la punta rivolta verso il basso) e cliccare su "Filtra i messaggi di questo tipo". Si aprirà una nuova finestra contestuale che consentirà di filtrare tutti i messaggi di posta nella casella "In arrivo" in base all'indirizzo email del mittente. Volendo, l'utente potrà affinare la ricerca aggiungendo ulteriori elementi: terminata questa operazione sarà sufficiente cliccare sul pulsante azzurro per completare la ricerca. Selezionare tutti i messaggi e cancellarli in una volta sola.

Creare filtri avanzati Gmail

 

Creare filtri avanzati Gmail

 

Il servizio di posta elettronica di Google offre agli utenti anche la possibilità di creare dei filtri avanzati e intelligenti, che si applicano automaticamente ai messaggi in arrivo. Dopo aver filtrato la casella di posta in arrivo, anziché completare la ricerca, si potrà scegliere l'opzione "Crea filtro con questa ricerca": si apre una nuova finestra dalla quale impostare le varie opzioni per generare un filtro avanzato. Una volta terminata la configurazione, tutti i messaggi che saranno spediti al nostro indirizzo email, dovranno passare prima attraverso il filtro e poi potranno (eventualmente) essere consegnati a destinazione: un modo semplice e veloce per gestire Gmail e far sì che la posta indesiderata finisca nel cestino senza essere nemmeno vista.

Annulla iscrizione, blocca, segnala

I messaggi promozionali e le newsletter sono, solitamente, tra le email dal "peso specifico" maggiore: le decine di immagini che contengono finiscono con il farle pesare diverse centinaia di kilobyte. Tenendo conto del fatto che, quotidianamente, se ne ricevono almeno una decina, si capisce che pian piano erodono lo spazio (seppur generoso) che Gmail assegna ai suoi utenti. Fortunatamente, il servizio di posta elettronica di Google mette a disposizione dei suoi utenti alcuni strumenti utili per disfarsi con semplicità di messaggi di questo genere.

 

Annulla iscrizione

 

Se, ad esempio, Big G rileva che i messaggi ricevuti da un mittente appartengono a una mailing list, permette agli utenti di cancellarsi in maniera semplice. Aprendo il messaggio, infatti, si può notare che immediatamente a destra dell'indirizzo email di chi ha inviato il messaggio è presente il link "Annulla iscrizione": basta cliccarci su per cancellarsi una volta per tutte dalla newsletter.

 

Segnala e blocca messaggi

 

Se, invece, il mittente non dovesse essere riconosciuto come newsletter, ma invia messaggi di posta elettronica con troppa frequenza, si hanno tre diverse strade da seguire. Nel caso si sospetti che l'invio massivo faccia parte di una campagna spam, si può aprire il messaggio, cliccare sul pulsante "Altro" (riconoscibile dall'icona a forma di triangolo con vertice verso il basso) e cliccare su "Segnala Spam". Procedura analoga se si rileva che l'email ricevuta sia un tentativo di phishing: si clicca su "Segnala phishing" così da aggiornare i filtri automatici di Google. Se il messaggio ricevuto non rientra in nessuna di queste casistiche, ma non si vogliono comunque più ricevere, nel menu "Altro" si potrà scegliere la voce "Blocca ?" e stoppare così la ricezione dei messaggi.

Gestire la posta Gmail con le schede

Dal 2013 Google ha aggiunto al proprio servizio di posta elettronica le Schede: i messaggi saranno filtrati in maniera automatica e, a seconda dell'argomento, saranno lasciati nella "cartella" principale, oppure smistati tra social e promozioni. Questa, almeno, la configurazione di default: volendo, infatti, si possono aggiungere altre due schede (aggiornamenti e forum) e raffinare ulteriormente la selezione: ciò permette di avere nella scheda principale solo i messaggi che contano.

 

Schede Gmail

 

Per gestire la divisione e lo smistamento della posta in arrivo nelle varie schede si dovrà cliccare sull'icona a forma di ingranaggio in alto a destra e scegliere "Configura casella di posta": qui sarà sufficiente selezionare o deselezionare le varie voci per raggiungere il proprio obiettivo.

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