Quali sono le regole d'oro della negoziazione efficace

La negoziazione è un'arte che si può apprendere in qualsiasi momento della vita. Può portare a grandi risultati in ambito personale e lavorativo. Tuttavia, non tutti riescono ad entrare in una trattativa e uscirne vincitori.

I punti di debolezza e le cause di fallimento sono numerosi: si parte dall'inesperienza e si arriva all’incapacità di captare i segnali giusti della controparte, passando emozioni che possono giocare brutti scherzi. D'altronde, sono molte le difficoltà che un negoziatore può incontrare durante la contrattazione, ma si possono evitare o almeno diminuire se si seguono precise regole o accortezze durante il processo.

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• 1. Quali sono i rischi di una negoziazione

  

  La negoziazione non viene insegnata a a scuola, né si può imparare sui libri di testo. La pratica è un esercizio fondamentale per la buona riuscita di una contrattazione, ma dietro questo processo c’è sempre un grande lavoro di ricerca e studio, ma anche di analisi della controparte. Inoltre, occorre impegnarsi per prevedere eventuali mosse e obiezioni dell'interlocutore, in modo da essere pronti a controbattere.

  Seguire delle regole può aiutare a prepararsi al meglio. Vediamo quali sono.

• 2. Chiamare sempre per nome l'interlocutore

  

  Creare una sorta di intimità e familiarità con la controparte può aiutare a rompere il ghiaccio e gestire al meglio eventuali conflitti nascenti. Questo consiglio è molto utile soprattutto nelle relazioni tra colleghi o nei primi incontri con i clienti.

   

• 3. Iniziare una domanda sempre con “posso chiederle?”

  

  Il rispetto è uno dei fondamenti cardine di qualsiasi relazione. Di conseguenza, dimostrare rispetto verso la controparte iniziando il proprio intervento con un ‘posso chiederle…?’ può aiutare a smorzare la tensione e far sentire l’altro in posizione di vantaggio.

  Quando si chiede il permesso di poter formulare una domanda si ottiene predisposizione all'ascolto e alla collaborazione. Le domande non vengono interpretate come attacchi o sopraffazioni a patto che il quesito sia motivato e contestualizzato.

• 4. Fare domande generiche

  

  Fare domande troppo personali potrebbe dare l’idea di essere invadenti. Restare sempre sul vago, dando alla controparte un ampio margine nella risposta, facilita la negoziazione. Bisogna dare la sensazione che siano gli altri quelli al comando, le persone interessanti, il centro della conversazione; in questo modo non si sentiranno minacciati, ma potenti.

• 5. Evitare eccessivi commenti

  

  Quando si è coinvolti in una contrattazione è meglio evitare affermazioni non richieste, che siano frasi inutili e superficiali o pareri personali. Se la controparte la pensa in modo diverso si rischia di compromettere la trattativa già dall’inizio.

  È sempre meglio aspettare che sia l’altra parte a esporsi, in modo tale da riuscire a carpire più informazioni possibili senza sbilanciarsi. Come si suol dire, chi domanda comanda, quindi via libera alle domande nella fase iniziale della trattativa, ma stop a commenti.

• 6. La regola della carriola

  

  I termini che si utilizzano nel linguaggio quotidiano possono essere divisi in concreti e astratti. I termini concreti indicano oggetti specifici, mentre i termini astratti sono per lo più concetti. Peccato che il 95% delle parole utilizzate ha un significato astratto, mentre solo il 5% concreto. Per comprendere se un termine sia astratto o concreto, basta immaginare una carriola: se si riesce a mettere nella carriola sarà un termine concreto, se è impossibile sarà astratto.

• 7. Usare i punti deboli a proprio vantaggio

  

  Se si è in una negoziazione professionale e si fa parte di un settore specifico, perché non utilizzare i punti deboli del proprio settore per ottenere un vantaggio nella contrattazione? Si sa, il cliente che non è soddisfatto potrebbe concludere l’affare con qualche competitor. Ma se gli si presentano i classici punti deboli del settore, contrapponendoli ai punti di forza che invece la propria azienda possiede, non si potrà che fare un’ottima impressione.

• 8. Dare una concessione chiedendo qualcosa

  

  È buona norma fare delle concessioni, ma non bisogna mai fare l’errore di non richiedere nulla in cambio. Dopo aver ceduto, bisogna subito domandare qualcosa a proprio vantaggio: l’interlocutore sarà meno restio a concedere a sua volta un elemento per ricambiare.

• 9. Coinvolgere la controparte

  

  In media il cervello umano riesce a rimanere concentrato più o meno per la durata di tre frasi. Durante una negoziazione, che può durare anche giorni o settimane, occorre mantenere alta l'attenzione dell'interlocutore. Per evitare di essere dimenticati bisogna sempre coinvolgere la controparte, magari inviando messaggi ed e-mail che permettono di essere ricordati. In questo modo la trattativa non risulterà inutile.

• 10. Svelare un punto debole

  

  Sembra una mossa falsa, ma non lo è affatto. Rivelare un proprio punto debole, seppur piccolo, fa sì che la controparte sia portata naturalmente a fidarsi di maggiormente. Il clima di naturale tensione si allenterà e questo potrebbe portare a scoprire informazioni utili o semplicemente ad ammorbidire le relazioni tra le parti.

• 11. Più interessi, meno posizioni

  

  Solitamente in un processo di negoziazione sono in gioco tre elementi: i problemi da risolvere, le posizioni delle due parti e gli interessi, ossia le esigenze e gli obiettivi che hanno. Le posizioni la fanno sempre da padrone, mentre sarebbe meglio dare maggior risalto agli interessi. Non sempre posizioni diverse coincidono con interessi diversi.

• 12. Utilizzare le BATNA

  

  Le BATNA, o Best Alternative To a Negotiated Agreement, sono le migliori alternative ad un accordo e raccontano cosa potrebbe succedere se non andasse in porto. Bisogna sempre avere un piano di riserva per non farsi cogliere impreparati da eventuali risvolti negativi.

  Infine, il negoziatore deve sempre tener conto dei pregiudizi, delle percezioni e delle sensazioni di ogni individuo coinvolto nella negoziazione. Accettare che esistano queste distorsioni è il primo passo per trarne vantaggio o minimizzare i possibili effetti collaterali. È importante saper affrontare la trattativa senza essere preda di queste emozioni.

  Per saperne di più: Cos'è il Self Empowerment