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OneDrive, cos'è e come funziona

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OneDrive è il servizio di cloud storage di casa Microsoft che aiuta a conservare e accedere a documenti, immagini e video da qualsiasi parte del mondo

Logo Microsoft OneDrive su desktop monticello / Shutterstock.com

Tra i più conosciuti servizi di cloud storage, Microsoft OneDrive consente agli utenti di archiviare, sincronizzare e condividere facilmente e in sicurezza qualsiasi tipo di documento online, che si tratti di testi, fotografie o video.

Il suo punto di forza è la compatibilità multipiattaforma poiché funziona con tutte le ultime versioni di Windows e macOS, e con i principali sistemi operativi mobile (sia Android che iOS/iPadOS). Inoltre, è compatibile con la console Xbox e accessibile tramite browser.

Tutto quello che c’è da sapere su Microsoft OneDrive

Microsoft One Drive

Credits IB Photography / Shutterstock.com

Il primo passo per utilizzare OneDrive è creare un account Microsoft (cioè un indirizzo email con suffisso Outlook, Live oppure Hotmail) se non se ne possiede già uno (per esempio, quello che si usa per accedere al PC Windows). Basta visitare il sito ufficiale e seguire la semplice procedura di iscrizione

Fatto ciò si può accedere al servizio di cloud storage da qualsiasi luogo in qualunque momento e su qualsiasi dispositivo con una connessione Internet. Ma c’è anche la possibilità di decidere quali file e cartelle archiviare in locale per l'accesso offline e quali mantenere nella nuvola per risparmiare spazio. La sincronizzazione avviene automaticamente su tutti i device che si possiedono, in modo da mantenere i file sempre aggiornati ovunque li si abbia modificati.

OneDrive consente anche di eseguire il backup di posizioni specifiche del computer sul cloud. Se si attiva questa funzione, è possibile mantenere automaticamente i file archiviati sul Desktop, nella cartella Documenti e le foto nella cartella Immagini, con la garanzia di una copia originale dei file sul cloud.

Mentre la sync sincronizza i dati tra più dispositivi, il backup mantiene una copia dei dati in una posizione separata. OneDrive fornisce entrambe le funzioni

La collaborazione è semplificata dalla condivisione di link a un file o a una cartellain cloud. In questo modo, si può aggirare il limite di 20 MG per gli allegati nei messaggi di posta elettronica. Inoltre, è possibile impostare e richiedere una password per i file e le cartelle da condividere e limitare il tempo di accesso impostando la data di scadenza dei link che si inviano.

OneDrive include anche feature di sicurezza come la crittografia SSL (Secure Sockets Layer) e il Personal Vault per archiviare file sensibili con livelli di protezione aggiuntivi. In particolare, il Personal Vault offre un'area privata accessibile solo tramite autenticazione a due fattori, come un PIN, dati biometrici o un codice da un secondo dispositivo.

Una panoramica sull’offerta OneDrive

icona Microsoft OneDrive su smartphone e pc sullo sfondo

Credits Nopparat Khokthong / Shutterstock.com

Microsoft mette a disposizione vari piani a pagamento che forniscono diverse funzionalità e capacità di archiviazione, a seconda delle esigenze. Il servizio è gratuito per chi possiede un account Microsoft e offre 5GB di spazio, ma si può aumentare a 100GB al costo di 2 euro al mese sottoscrivendo l’abbonamento Microsoft 365 Basic. 

In alternativa, si può acquistare una licenza Microsoft 365 che include il pacchetto base di office automation, con prezzi a partire da 7 euro al mese per la versione “Personal” con cui si ottiene 1 TB di spazio oppure 10 euro al mese per un totale di 6 TB spalmati su 6 utenti con la versione “Family”.

Lato “Business”, il Piano 1 prevede 1 TB di spazio per ogni utente che può essere successivamente ampliato con il Piano 2 per una maggiore sicurezza e spazio. Ci sono anche piani più ricchi come il “BusinessBasic” che include 1 TB per utente e l'accesso a servizi come Teams o Exchange. Infine, il “Business Standard” che offre l'ecosistema completo di Microsoft con il pacchetto Office completo e tutte le altre applicazioni come Teams o Yammer.

Come gestire file sul cloud storage di Microsoft

Logo Microsoft OneDrive

Credits Emilija Miljkovic / Shutterstock.com

L’interfaccia web di OneDrive è molto simile a una tradizionale cartella Windows. Gestire file e cartelle, dunque, è simile a quello che si fa normalmente con i file presenti fisicamente nel PC. Cliccando sul pulsante “Nuovo” nella barra in alto, si può scegliere cosa creare dal menu a tendina selezionando la relativa voce: Documento Word, Cartella di lavoro Excel, Presentazione di PowerPoint o altro. Premendo sul tasto “Carica”, sempre nella barra in alto, si apre una finestra dove si possono sfogliare file e cartelle nel PC e decidere quali caricare. Alla fine, fare clic su “Apri” per procedere.

Oltre a quelli del pacchetto Office, il servizio di cloud storage del colosso di Redmond permette di aprire moltissimi file, come PDF, immagini, file musicali e richiede un semplice clic per visualizzarli. Per scaricare un file, basta cliccarci sopra con il tasto destro del mouse e selezionare "Scarica" dal menù a tendina. È anche possibile selezionare e scaricare più file e cartelle contemporaneamente trascinandoli con il tasto sinistro del mouse.

Gestire file e cartelle su Microsoft Drive è semplice e intuitivo perché riflette i gesti del mouse che si utilizzano per interagire con i file salvati in locale

Navigare su Microsoft OneDrive è semplice come utilizzare l'Esplora Risorse del PC Windows. Grazie alla funzione di ricerca, si può trovare velocemente un file o una cartella specifica digitando il nome nella barra di ricerca in alto a sinistra che presenta la scritta "Cerca in OneDrive". In alternativa, utilizzare la barra laterale per accedere ai file ordinati per voci come "Recenti" e "Cestino".

Si possono trascinare e rilasciare i file per spostarvi ovunque si desideri. Oppure cliccare con il tasto destro del mouse sopra una cartella e poi sulla voce “Sposta in”, per selezionare la cartella di destinazione. Sempre dal tasto destro del mouse, si può copiare, rinominare o eliminare un file o una cartella. I file eliminati, come accade su Windows, vengono spostati nel cestino e sono facili da ripristinare.

Le potenzialità della condivisione su OneDrive

serie di icone Microsoft su smartphone

Credits Tada Images / Shutterstock.com

Anche condividere file o cartelle è semplice. Basta fare clic con il tasto destro del mouse e selezionare l'opzione "Condividi" oppure “Ottieni un collegamento”. Nel primo caso, bisogna inserire l'indirizzo e-mail del contatto con cui avviare la condivisione, poi decidere se consentire o meno la modifica e impostare una data di scadenza per la condivisione.

Nel secondo caso, si richiede la creazione di un link di accesso da inviare alle persone interessate. Si può scegliere se potranno o meno apportare modifiche ai file condivisi e impostare una data di scadenza per il link. Dopodiché, copiare il link creato e condividerlo su qualsiasi piattaforma.

Tutti i file e le cartelle che si condividono con altre persone o con l’utente corrente sono accessibili tramite il menu "Elementi condivisi" nella colonna di sinistra insieme ai nomi di chi ha condiviso il file e di chi ne è il proprietario. 

Da questo menù, si possono gestire i file e le cartelle condivisi con noi. Ad esempio, rimuoverli semplicemente facendo clic destro su di essi e selezionando l'opzione "Rimuovi dall'elenco condivisi". Ma anche scaricarli, copiarli o spostarli come con qualsiasi altro file presente sul cloud.

Per saperne di più: Office Automation: cos'è

A cura di Cultur-e
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