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Come ben noto a tutti gli utenti che lo utilizzano quotidianamente, Microsoft Teams non è solo una soluzione efficiente per la comunicazione in tempo reale, ma consente anche di pianificare le proprie riunioni nel lungo periodo, come se fosse una specie di agenda virtuale.
Importante ricordare, però, che il calendario di Teams è collegato a quello di Exchange, perciò una riunione su Teams ha lo stesso funzionamento di quelle su Outlook e questo accade perché i software per la produttività dell’ecosistema di Microsoft sono strettamente connessi tra loro.
L’idea alla base di queste suite, quindi, è quella di organizzare al meglio il lavoro dei membri di un’azienda, semplificando la comunicazione che, naturalmente, passa anche dai vari meeting periodici e non.
Vediamo allora come pianificare rapidamente una riunione su Teams.
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1. Come pianificare una riunione su Teams
DANIEL CONSTANTE / Shutterstock.com
Anzitutto è importante sapere che esistono diversi modi per pianificare una riunione su Teams.
Il più immediato è fare clic sul pulsante Pianifica una riunione all’interno di una qualsiasi chat tra due o più persone in modo da fissare un incontro riservato a quegli utenti con cui si sta interagendo.
In alternativa, dalla schermata principale dell’applicazione si può cliccare sull’icona del Calendario e selezionare il tasto Nuova riunione, avendo cura di compilare l’apposito modulo di pianificazione che contiene tutti i dettagli del meeting.
Qui nella schermata di creazione è possibile assegnare un titolo all’appuntamento fissato, invitarealtre persone e, se servisse, aggiungere maggiori dettagli sulla riunione in questione, con la possibilità di essere anche molto specifici con le varie informazioni.
Qualsiasi modalità di creazione della riunione si scelga, alla fine basterà fare clic su Salva e attendere che Teams invii i vari inviti tramite email.
Oltretutto, per aiutare l’utente a creare l’evento è possibile chiamare in causa l’Assistente Pianificazione che cercherà di dare una mano nella creazione dell’incontro valutando le varie disponibilità dei partecipanti e chiedendo loro di fornire uno slot libero per il meeting.
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2. Come invitare utenti esterni alla propria organizzazione
wichayada suwanachun / Shutterstock.com
Naturalmente Microsoft Teams non è riservato ai soli membri della propria organizzazione ma consente anche di invitare utenti esterni alle proprie riunioni, anche se questi non dispongono di una licenza.
Per invitarli a partecipare, infatti, non serve altro che un indirizzo di posta elettronica valido a cui inviare il link per accedere all’incontro e il gioco è fatto.
Per aggiungere persone basta cliccare su Aggiungi partecipanti e, tra le varie opzioni, cliccare su Aggiungi partecipanti facoltativi.
A questo punto non resta che digitare l’indirizzo di posta elettronica dell’utente da invitare e inviargli la mail con il collegamento da cliccare per partecipare alla riunione.
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3. Come funzionano i collegamenti alla riunione
monticello / Shutterstock.com
Allo stesso modo Teams consente di invitare persone a una riunione inviando loro il link della “stanza” in cui si sta tenendo l’incontro.
Per farlo, dopo aver creato una riunione, bisogna andare sul Calendario e selezionare l’evento in questione cliccandoci semplicemente sopra con il tasto sinistro del mouse.
A questo punto il collegamento al meeting apparirà sotto forma di URL e, se la riunione non è impostata come Riservata, è possibile condividere tale link a terze parti (anche tramite piattaforme di messaggistica) in modo che possano partecipare tranquillamente all’incontro.
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4. Aggiungere un co-organizzatore
Sam Kresslein / Shutterstock.com
Dopo aver invitato altre persone alla propria riunione, Microsoft Teams consente di aggiungere fino a 10 co-organizzatori in modo che possano aiutare l’organizzatore principale a gestire l’incontro.
Chiaramente queste persone devono già far parte degli invitati alla riunione stessa, altrimenti non potranno assumere il ruolo in oggetto.
Dopo aver creato la propria riunione bisogna andare su Calendario, cercare il meeting in questione e cliccare su Modifica.
Qui bisogna andare su Altre opzioni e scorrere col mouse fino alla scheda Opzioni riunione dove apparirà l’opzione Scegli co-organizzatori in cui sarà possibile inserire il nome della persona a cui assegnare il ruolo.
Fatto questo, non resta che fare clic su Salva.
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5. Come creare e pianificare una riunione di canale
Natee Meepian / Shutterstock.com
Tra le moltissime possibilità di Teams anche quella che permette di pianificare una riunione all’interno di un Canale, in modo che tutti i partecipanti possano accedervi senza problemi.
Per farlo basta selezionare l’opzione Nuova riunione e digitare il nome del canale in questione, avendo cura di indicare anche data e ora. Compilato quanto richiesto, è possibile inviare l’invito a tutti i partecipanti e il gioco è fatto.
Inoltre anche in questo caso si può chiedere aiuto all’Assistente di pianificazione per cercare di trovare lo slot più adatto al meeting, organizzando l’incontro in base alle esigenze dei vari partecipanti.
È anche possibile impostare la riunione come Ricorrente scegliendo anche l’intervallo di tempo per ripetere l’evento. Oppure, se fosse necessario un solo incontro, è sufficiente selezionare l’opzione Non si ripete.
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6. Come ripianificare una riunione su Teams
DANIEL CONSTANTE / Shutterstock.com
Chiaramente su Teams è possibile ripianificare riunioni ed eventi, aggiornando rapidamente se necessario data e ora dell’incontro.
Per farlo basta entrare nel Calendario, selezionare la riunione su cui intervenire e fare clic su Modifica, avendo cura di cambiare tutti i parametri necessari.
Terminato l’aggiornamento, tutti i partecipanti all’evento riceveranno una notifica con le nuove informazioni.
Per saperne di più: Come funziona Teams di Microsoft
