Sicuramente sarà capitato molte volte che i compiti assegnati a lavoro fossero segnalati come urgenti, importanti o da portare a termine entro una data improrogabile. Questi termini servono a sottolineare la priorità di quelle operazioni rispetto ad altre che bisognerà comunque portare a termine. Un utile strumento per definire accuratamente le proprie priorità e aumentare la produttività delle proprie giornate lavorative è la matrice di Eisenhower

Grazie a questa matrice si potrà programmare il tempo in maniera molto più funzionale. In questo modo si avrà maggiore controllo sulle proprie attività e sulla propria produttività.

Chi è capace di programmare è in grado di sapere esattamente cosa è più urgente e cosa invece può aspettare.

Come capire però la differenza tra urgente e importante? I due termini sembrano andare a braccetto, ma effettivamente la differenza tra i due esiste. Quando si utilizzano per parlare di situazioni lavorative diventano il metro di paragone per gestire il proprio tempo e per dare più o meno priorità alle azioni da svolgere.

La matrice Eisenhower nasce da un’idea di Dwight Eisenhower, che fu generale durante la Seconda guerra mondiale e Presidente degli Stati Uniti negli anni 50. Una delle sue frasi più famose fu infatti “Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”. La matrice Eisenhower mostra come classificare le azioni in base al livello di urgenza e al livello di importanza, in modo tale da affrontare ogni caso nel modo più consono alle sue caratteristiche.

Tutte le azioni vengono valutate in base a quattro criteri: importante e urgente, importante e non urgente, non importante e urgente e, infine, non importante e non urgente. In base all’incastro tra le quattro variabili, nascono situazioni diverse che necessitano di un approccio differenziato. Vediamole una per una.

Urgente ed importante

Matrice EISENHOWER

Iniziamo a parlare di questo strumento, molto utile per il self empowerment.

Tutte le situazioni che risultano urgenti e importanti vanno immediatamente posizionate al primo posto della lista. Per completare quest’azione è necessario che il lavoratore sia rapido, concentrato e preciso. In questo modo riuscirà a portarla a termine entro la scadenza prefissata e in modo soddisfacente. 

Non urgente ma importante

organizzazione del tempo

Le azioni comprese in questa categoria sono quelle che hanno effetti sul medio e lungo periodo. Progetti come la pianificazione strategica, la riorganizzazione aziendale, le attività di sperimentazione o la formazione del personale sono tutti da considerare non urgenti, ma importanti.

I benefici che si potranno avere da queste azioni nel tempo batte infatti l’urgenza delle azioni stesse. Spesso, inoltre, le azioni di questo gruppo nascono come azioni a lungo termine, che se messe a punto e terminate in un breve lasso di tempo non sono capaci di portare giovamento al singolo o all’impresa.

Proprio per questo motivo, bisogna programmarle in modo scientifico, con largo anticipo per evitare che siano messe da parte a causa dei normali impegni quotidiani.

Urgente ma non importante

persona che organizza il calendario

Rientrano in questo gruppo le azioni che vengono assegnate in quello stesso momento da una figura con un potere decisionale ed esecutivo più alto del proprio. Se per esempio il proprio capo chiede ad un collaboratore di eseguire un compito in quel precido momento, è urgente, ma magari non di vitale importanza. Il successo per affrontare queste situazioni è quella di eseguire immediatamente l’ordine ed eliminare così l’azione dalla lista delle cose da fare. 

Un consiglio ai manager: attenzione ad utilizzare questa tecnica, perché un metodo del genere a lungo andare è dannoso per l’azienda. I collaboratori, infatti, tenderanno a considerare urgente ciò che non lo è davvero, alterando le reali priorità dei propri compiti.

Non urgente e non importante

organizzazione con etichette

Una delle categorie più facili da assegnare. Mentre nel primo gruppo si è visto che andranno le azioni più importanti e urgenti, in questa cadranno le azioni che corrispondono esattamente al contrario. Qui si collocano infatti i compiti che stanno in coda, all’ultimo posto delle priorità, e che si possono anche eventualmente delegare. Qui si possono aggiungere anche tutte quelle cose che di solito si procrastinano e finiscono per affollare la testa.

Una buona pratica è quella di affrontare la lista di queste attività ogni tre mesi.

In quel momento, bisognerà scegliere se è un compito utile di cui ci si occuperà a breve, o semplicemente un compito superfluo che si può tranquillamente eliminare dalle incombenze che si hanno per dare spazio a nuove cose.

Come migliorare nella programmazione del tempo

strumenti per l'organizzazione del tempo

Migliorare la propria capacità di organizzare e programmare il tempo a disposizione consente di sfruttare le opportunità e sentirsi più liberi. Avere il pensiero fisso del compito che si deve portare a termine può provocare un senso negativo di urgenza che causa ansia e impedisce di concludere l’azione con profitto.

Se non si riceve lo stimolo dell’urgenza dall’esterno ma da sé stessi, è un chiaro sintomo di scarsa organizzazione. Procrastinare porta all’accumularsi di tantissime urgenze, che dovranno poi essere soddisfatte tutte nello stesso momento.

Uno strumento utile nella programmazione del tempo sia per il singolo che in ambito aziendale può essere il Diagamma di Gantt.

Oggi lo schema ideato da Gantt può essere creato con facilità con Excel. È molto utile per gestire le tempistiche dei progetti e il loro avanzamento. Inoltre, potendo controllare con un colpo d’occhio la lunghezza dei lavori di un determinato compito, ci si può imporre delle scadenze. Basta segnalare all’interno del Diagramma il momento esatto in cui bisogna portare a termine determinate azioni.

Per saperne di più: Cos'è il Self Empowerment

A cura di Cultur-e Costruisci il tuo futuro con la connessione Fastweb