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Google Documenti è un programma per l’elaborazione di testi davvero facile da usare. Dal punto di vista visivo è molto simile a Word di Microsoft, a Pages di macOS o a Writer della suite OpenOffice.
La principale differenza è che Google Documenti permette la pubblicazione direttamente sul web dei contenuti in questione. Inoltre, mette gli utenti nella condizione di lavorare assieme e contemporaneamente sullo stesso file.
Il settaggio delle impostazioni di condivisione è un primo aspetto molto importante da tenere in considerazione per sfruttare a pieno le possibilità dei documenti Google. Si va dalla creazione di ruoli da assegnare ai vari indirizzi coinvolti, all’indicazione delle impostazioni di accesso generale al documento.
Esistono tantissimi piccoli grandi trucchi che permettono di usare Google Documenti al 100%: l’attivazione della digitazione vocale, ma anche l’accesso alla cronologia e alle revisioni precedenti.
Grazie alla digitazione vocale l’utente può limitarsi a leggere del testo che poi verrà videoscritto automaticamente. La cronologia consente invece di visionare tutte le versioni precedenti di un documento, senza rischiare di cancellare nessuna informazione importante.
Infine, è doveroso sottolineare che Google Documenti può venire ulteriormente integrato e potenziato installando i molteplici componenti aggiuntivi a disposizione dentro Google Play Store: quelli SEO oriented, ma anche quelli pensati per l’integrazione dei file con diagrammi complessi.
Che cos’è Google Documenti
Google Documenti - Credits Shutterstock
Google Documenti (Google Documents o Google Docs) è uno dei programmi basati su web realizzati dalla “grande G” nell’ambito dell’office automation. Assieme a Presentazioni, Fogli e Moduli, permette di portare a termine alcune tra le operazioni più importanti e diffuse: dall’elaborazione di testi alla creazione di fogli elettronici, passando per la realizzazione di presentazioni in stile PowerPoint.
La storia di Google Docs è però appena più complessa rispetto a quella dei suoi colleghi. Questo programma è nato due prodotti precedentemente separati: da una parte Writely, dall’altra Google Spreadsheets.
Writely era un word processor pensato dalla società Upstartle per la pubblicazione sul web. I lavori per la sua realizzazione erano iniziati a partire dal 2005 e l’obiettivo dichiarato era arrivare a uno strumento di elaborazione testi in linea con Microsoft Word e OpenOffice Writer.
Parallelamente Google lavorava alla realizzazione di Spreadsheets, che però nel 2006 era ancora allo stato di test limitato all’interno di Google Labs: un sito atto a ospitare versioni non definitive di programmi e prodotti vari.
Google Documenti è un programma che permette l’elaborazione di testi direttamente sul web. È nato da Writer e Google Spreadsheets
Quando Google ha annunciato l’acquisizione di Uprstartle, si è iniziato a parlare di Documenti: un programma di office automation che permetteva di creare documenti su dispositivo locale e di salvarli automaticamente sui server del colosso di Mountain View.
Oggi Google Docs permette di realizzare documenti direttamente online: è incredibilmente facile da usare e presenta moltissime possibilità di condivisione differenti. Innanzitutto è perfettamente compatibile con le estensioni dei file della suite Microsoft Office.
I documenti di Google possono essere scaricati su dispositivo in tanti formati differenti: da .docx (Word) a .odt (OpenOffice), da .rtf a .txt, passando per .PDF e addirittura per .epub.
Condivisione e digitazione vocale su Google Documenti
Icona di Google Documenti - Credits Shutterstock
La prima cosa da fare per iniziare a utilizzare Google Documenti al meglio delle sue possibilità consiste nel settare correttamente le impostazioni di condivisione di un file. In questo modo è possibile collaborare assieme a più persone sullo stesso documento, senza avere bisogno di inviare copie su copie via mail.
Cliccando sul pulsante Condividi, disposto nella porzione in alto a destra dello schermo (versione desktop) è possibile aggiungere uno o più indirizzi email. Da qui è anche possibile selezionare i ruoli dei vari utenti: editor con diritto di modifica, o magari soltanto visualizzatore.
Una volta cliccato sul pulsante Condividi è anche possibile intervenire sulle impostazioni di accesso generale al documento in questione. La dicitura Con Limitazioni permette di accedere al file soltanto a coloro che sono stati espressamente autorizzati. La dicitura Chiunque Abbia Il Link, al contrario, rende il file accessibile semplicemente attraverso l’invio dell’URL dedicato.
Molte persone non sanno che Google Documenti permette di attivare la digitazione vocale: in questo modo l’utente può dettare il proprio testo al computer come se fosse Alexa, lasciando al programma il compito di trascriverlo.
I passaggi da seguire per attivare la digitazione vocale sono molto semplici. Basta attivare il proprio microfono e poi passare per il menù Strumenti.
Da qui è sufficiente selezionare la voce Digitazione Vocale e iniziare a parlare. Per altro questa funzione è semplicemente perfetta per sbobinare automaticamente audio già registrati in precedenza.
Cronologia, revisioni e componenti aggiuntivi di Google Documenti
Google Workspace - Credits Shutterstock
Un altro elemento spesso poco considerato di Google Docs è la possibilità di accedere alla cronologia e delle revisioni: un ottimo sistema per potere visionare lo storico di un file senza distruggere i tasti ctrl e Z della tastiera.
Per osservare la cronologia delle revisioni è sufficiente cliccare sul menù generale File e poi cercare la voce omonima. In questo modo è possibile salvare l’attuale stato del documento su cui si sta lavorando, ma anche osservare le sue eventuali versioni precedenti.
Infine, è sempre utile ricordare che il lavoro sui documenti di Google può diventare ancora più facile e completo ricorrendo ai giusti componenti aggiuntivi. Da questo punto di vista c’è davvero l’imbarazzo della scelta: si va da quelli dedicati alla SEO a quelli che permettono di inserire mappe concettuali, schemi o diagrammi.
Per saperne di più: Google, il motore di ricerca più diffuso ed efficace
