Microsoft Outlook è un PIM e client di posta elettronica della suite di Office. Un software scelto da milioni di professionisti, che decidono di impostarlo a seconda delle proprie necessità

Da questo punto di vista la scelta di determinati protocolli è un aspetto molto importante: si tratta infatti di standard che consentono al singolo programma di posta elettronica di accedere ai vari account email degli utenti

POP3 e IMAP sono due standard del settore. POP3 di base scarica e rimuove i messaggi presenti sul server. IMAP invece conserva le mail su server, permettendo all’utente di accedervi successivamente. 

POP3 è meno recente e presenta un numero inferiore di funzionalità. Esistono però diverse circostanze che potrebbero portare un utente a scegliere un account POP3. Ad esempio coloro che si trovano spesso e volentieri con la casella di posta elettronica piena, potrebbero preferire un protocollo che scarica automaticamente tutta la posta in arrivo da server su dispositivo. 

IMAP invece è più attuale e presenta un maggior numero di funzioni. Una delle più apprezzate è la sincronizzazione automatica che consente l’accesso da più device contemporaneamente. Per selezionare i protocolli POP3 o IMAP sul proprio Outlook, è sufficiente individuare la voce dedicata all’interno del menù delle Impostazioni. La procedura è molto semplice e può essere completata nel giro di pochi minuti. 

  • 1. Cosa sono i protocolli di posta elettronica POP3 e IMAP
    Configurare email in ufficio

    Shutterstock

    Outlook permette di scegliere tra due diversi protocolli: POP3 da una parte, IMAP dall’altra. POP3 (Post Office Protocol) è il meno recente dei due e nasce per un utilizzo esclusivamente da PC. Supporta la cosiddetta sincronizzazione unidirezionale: questo vuol dire che gli utenti possono scaricare email da server a client. 

    POP3 è privo di alcuni degli aspetti più distintivi dei protocolli più attuali. Ad esempio non consente di sincronizzare automaticamente lo stato di lettura di un messaggio su più dispositivi. Questo vuol dire che un utente si imbatterà più volte nella stessa email contrassegnata come “non letta”, nel caso in cui acceda da device differenti. 

    POP3 presenta dei limiti di sincronizzazione anche nel caso della posta inviata, che viene salvata soltanto all’interno del dispositivo in cui è stata effettivamente generata. Questo aspetto, di fatto, mette l’utente nella quasi impossibilità di lavorare da più dispositivi contemporaneamente. 

    Entrando poi negli aspetti più tecnici, il protocollo POP3 non prevede l’esecuzione di push di mail nel momento in cui arrivano. L’utente può comunque configurare il suo dispositivo facendo sì che controlli in maniera automatica il server a intervalli prestabiliti. In questo modo è comunque possibile verificare la ricezione di eventuali nuovi messaggi. 

    Infine gli account POP3 devono aggiornare manualmente determinati aspetti della loro posta elettronica su tutti i dispositivi: dalla creazione di cartelle speciali alla selezione di impostazioni particolari. Anche questo aspetto complica notevolmente il lavoro su più device, perché di fatto le email andrebbero riorganizzate da zero ogni volta che si accede da una postazione differente. 

    Il protocollo IMAP (Internet Message Access Protocol) è invece più recente e presenta un maggior numero di funzionalità e vantaggi per l’utente. Ad esempio prevede che tutti i messaggi vengano archiviati all’interno di un server remoto. Gli utenti con IMAP possono accedere ai messaggi e alle mail da più client di posta elettronica. Inoltre il protocollo permette l’accesso sia da computer che da dispositivi mobile, come tablet o smartphone.

    Un altro aspetto distintivo degli account IMAP è la possibilità di sincronizzare automaticamente su più dispositivi tutte le eventuali modifiche che vengono apportate all’interno di una qualsiasi cassetta postale. Infine questo protocollo prevede che ogni messaggio, inviato o ricevuto, venga archiviato sul server fino a quando l’utente non decida di eliminarlo in maniera definitiva. 

  • 2. Come impostare POP3 e IMAP su Outlook
    Configurare email

    Screenshot Fastweb Plus

    Per intervenire correttamente sui protocolli POP3 o IMAP bisogna partire dalle Impostazioni del proprio account Outlook, partendo da desktop. Innanzitutto bisogna cliccare sull’icona a forma di ingranaggio posizionata nella sezione in alto a destra della schermata. Quindi bisogna cliccare sulla voce “Visualizza tutte le impostazioni di Outlook”. 

    A questo punto si aprirà una specie di finestra pop-up dedicata alle varie categorie di Impostazioni dell’account di posta elettronica. In questo spazio è possibile impostare le caratteristiche di layout con cui verranno visualizzate le email, così come è possibile creare una o più firme elettroniche.

    La voce da selezionare per impostare il protocollo POP3 o il protocollo IMAP è quella di nome “Sincronizza la posta elettronica”. La prima parte di questo sottomenù è dedicata alla selezione del proprioalias, ovvero l’indirizzo del mittente predefinito. 

    Dopodiché si arriva alla sezione dedicata proprio a POP e IMAP. L’utente può scegliere se consentire o meno ai vari dispositivi e alle app con cui si accede ad Outlook di utilizzare POP. A seguire è possibile osservare tre riquadri: quello dedicato all’Impostazione POP, quello dedicato all’Impostazione IMAP, quello dedicato all’Impostazione SMTP

    Nel caso in cui venisse abilitato il POP, il primo riquadro dovrebbe mostrare le seguenti informazioni:

    Nome server: outlook.office365.com
    Porta: 995
    Metodo di crittografia POP: TLS
     

    Il riquadro dedicato all’Impostazione IMAP dovrebbe presentare invece le seguenti informazioni:

    Nome server: outlook.office.365.com
    Porta: 993
    Metodo di crittografia: TLS

    Infine il riquadro dedicato all’Impostazione SMPT, ovvero il Simple Mail Transfer Protocol: un altro tipo di protocollo che permette di trasferire le proprie mail verso un server di posta elettronica. Questo riguardo dovrebbe presentare le seguenti informazioni: 

    Nome server: smtp.office365.com
    Porta: 587
    Metodo di crittografia: STARTTLS

    Per saperne di più: Office automation: cos'è

A cura di Cultur-e Costruisci il tuo futuro con la connessione Fastweb