Gestire interi progetti, da quelli più semplici a quelli più complessi, non è affatto facile. Sono sempre tanti gli aspetti che vanno tenuti in considerazione e i pericoli che potrebbero portare al fallimento o al non raggiungimento di tutti gli obiettivi che ci si è prefissati. Le aziende, pertanto, ricercano sempre più persone che abbiano abilità di project management e competenze trasversali.

Per raggiungere i risultati sperati occorre gestire un’intensa fase di pianificazione: definire i budget, i tempi di esecuzione, individuare tutte le persone coinvolte o quelle che potenzialmente potrebbero avere interessi nel progetto, identificare rischi e pericoli, e ricercare soluzioni.

Va inoltre elaborato anche un piano di comunicazione efficace che coinvolga tutti gli stakeholder, chi lavora direttamente al progetto e tutte le persone esterne che hanno la necessità di ricevere informazioni aggiornate.

Alla fase di pianificazione segue quella esecutiva, in cui tutto ciò che è stato immaginato si concretizza in fatti e azioni che si susseguono fino al raggiungimento del risultato. È necessaria anche una fase di controllo e di monitoraggio per individuare immediatamente ogni possibile ostacolo, eliminarlo, trovare percorsi o soluzioni alternative.

Infine, nella fase di chiusura del progetto, bisogna fare una stima dei risultati raggiunti e delle conoscenze e competenze acquisite. È evidente come tutto ciò richieda il coordinamento di una risorsa responsabile, che abbia tutte le doti per guidare agevolmente ogni momento e superare tutte le complessità: il Project Manager (PM). Non si tratta di una mera supervisione tecnica, ma dell’adozione di un approccio completo ed efficiente.

  • 0. Il Project Management: cos'è e perché è importante

    project manager

    Il project management è l’insieme di tutte le attività di back office e di front office, metodologie, approcci e strumenti che hanno come fine quello di una buona riuscita di qualsiasi tipo di progetto, sempre nel rispetto dei vincoli stabiliti dal committente e dal contesto. Abbraccia tutte le fasi che vanno affrontare per raggiungere gli obiettivi che ci si è prefissati: l’avvio, la pianificazione, l’esecuzione, il monitoraggio e la chiusura.

    Il project management ha radici antiche, ma nel tempo è diventata una vera e propria disciplina, afferente al campo dell’ingegneria gestionale e dell’economia aziendale, che prevede l’applicazione di diversi strumenti, conoscenze e tecniche. Nel 1969 è stato fondato il Project Management Institute (PMI), per diffondere sempre di più la disciplina e le competenze necessarie per la gestione dei progetti di ogni tipo e per l’elaborazione di procedure standardizzate.

    L’attenzione per la professione è cresciuta anche in Italia, tanto che nel 2017 è stata fondata l’ISIPM Professioni, un’Associazione Professionale che ha come scopo quello di rappresentare gli interessi di tutti i soci che svolgono il ruolo di Project Manager e tutelare la professione.

    Avere una visione di insieme del lavoro da svolgere, saper controllarne tutti gli aspetti, individuare immediatamente problematiche da risolvere o eventuali pericoli è estremamente importante, perché consente di raggiungere tutti gli obiettivi con successo, evitando incomprensioni e fallimenti.

    Per questo è opportuna una figura altamente specializzata che riesca a gestire tutti gli aspetti del progetto.

    Una precisa fase di pianificazione è il segreto per la buona riuscita di un progetto ed è alla base di ogni attività di project management. Permette di avere un quadro completo della situazione e, soprattutto, di aver ben chiari gli obiettivi che si vogliono raggiungere e la strada da percorrere per farlo, stabilendo tappa per tappa.

    Appare evidente come la disciplina del project management abbracci diversi campi, dagli aspetti puramente economici a quelli organizzativi, tecnici o comunicativi. Richiede, quindi, competenze e conoscenze trasversali. Ad occuparsene è il project manager, figura sempre più ricercata dalle aziende, che avvertono la necessità di gestire i propri progetti con metodo e accuratezza.

  • 1. Chi è il Project Manager e cosa fa

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    Il project manager è colui a cui, in virtù delle sue competenze, conoscenze ed esperienze, viene affidata la responsabilità di un progetto. Ne deve seguire la pianificazione e l’esecuzione, coordinando anche i momenti di monitoraggio. Ha un grande potere decisionale, di intervento in ogni fase e di coordinamento di una pluralità di risorse e dell’intero team.

    Tra le qualità richieste ad un buon project manager vi è una grande abilità organizzativa e la capacità di saper gestire più risorse.

    Da questo può dipendere la buona riuscita del progetto e, di conseguenza, il benessere e la reputazione dell’azienda stessa. La sua responsabilità è enorme e riguarda vari ambiti di intervento.

    Il PM gestisce le risorse materiali e immateriali, valuta e limita i rischi associati a un progetto, coordina tutte le risorse umane coinvolte, ingaggia, comunica e negozia con gli stakeholder, dialoga con il cliente e guida il team. In ogni fase, ha dei compiti specifici da portare a termine e degli elementi da tenere sotto controllo.

    Generalmente, il project manager viene coinvolto già nella fase di avvio, in cui svolge delle analisi preliminari che precedono il momento vero e proprio della pianificazione. Vengono individuati rischi e opportunità del progetto, gli stakeholder interessati, i costi e le risorse necessarie per sostenerlo.

    Tutta l’analisi viene inserita in un documento descrittivo e, se approvato, si formalizza l’avvio del progetto, si raccolgono tutte le informazioni necessarie per proseguire con i lavori, e si legittima la figura responsabile a seguire tutto il ciclo di vita del processo.

    A quella di avvio, segue la fase della pianificazione. Il project manager, tenendo in considerazione le necessità del cliente, le opportunità e i vincoli, elabora un piano di gestione del progetto con una descrizione approfondita di tutti gli elementi che possono influire.

    Il project manager elabora un Work Breakdown Structure (WBS), una rappresentazione grafica che raffigura la scomposizione del lavoro. Vengono definite tutte le attività che devono essere eseguite per raggiungere l’obiettivo finale e la loro sequenza logica.

    Viene, quindi, sviluppato un programma che indica cosa fare e quando farlo, e che contiene una stima indicativa sulla durata di ogni singola attività. Il PM, in questa fase, individua anche tutte le competenze necessarie per ogni mansione che deve essere svolta e il numero di risorse necessarie. È il momento in cui viene creato l’organigramma del progetto, con una definizione specifica dei vari ruoli di ciascun individuo coinvolto.

    Tra gli strumenti utilizzati per pianificare c’è il GANTT, un diagramma in cui vengono tracciate le tempistiche e, andando avanti, l’avanzamento del progetto. Consente di tenere facilmente sotto controllo l’intero flusso di lavoro.

    È importantissimo, quando si pianifica, fare anche una stima dei costi necessari per portare a termine ogni singola attività, determinare i budget, individuare i requisiti di qualità da raggiungere, le metriche da utilizzare nella fase di controllo e dare un’indicazione per la compilazione dei documenti.

    Il PM deve essere in grado di individuare i potenziali rischi per il progetto, farne un’analisi qualitativa e quantitativa per comprendere la loro probabilità di accadimento, gli effetti che avrebbero sul flusso di lavoro e la soluzione da applicare con rapidità. Per ogni problema e la corrispondente strategia di risposta, vanno valutati i costi e l’impatto. Il tutto va inserito in un documento, il piano di gestione dei rischi.

    La comunicazione rappresenta un importante aspetto da pianificare. Per ogni stakeholder individuato, deve essere stabilita la strategia di gestione e il modo in cui rapportarsi. Viene elaborato un piano di comunicazione, in cui vengono indicati i metodi di raccolta delle informazioni, cosa, come e quando comunicare.

    Dopo aver pianificato e inserito tutto nel Piano di progetto, si passa alla fase esecutiva.

    Tutto ciò che è stato pianificato si concretizza. Il Project manager guida il team nello svolgimento dei lavori. Controlla, inoltre, ogni performance, gestisce i rapporti con tutte le figure coinvolte (dipendenti, collaboratori esterni, fornitori, stakeholder, clienti, etc.), si occupa della comunicazione e si assicura che tutti gli accordi presi vengano rispettati, cercando di rispondere positivamente a tutte le aspettative delle parti interessate.

    Non può mancare la fase di controllo. Il project manager monitora, in qualsiasi momento tutto il flusso di lavoro, provvedendo a mettere in atto eventuali modifiche, se necessarie, e gestisce l'andamento dei rischi e degli imprevisti. Viene valutata anche la gestione dei costi, la qualità dei risultati e quella della comunicazione.

    Nella fase di chiusura, quando tutte le attività sono state completate, il project manager raccoglie i risultati del lavoro svolto dall’intero team. Verifica che il cliente sia soddisfatto e le necessità di integrazioni, formalizza la chiusura dei lavori, valuta le performance, produce report finali inclusivi di best practice, raccoglie le lessons learned (tutte le lezioni apprese dall’esperienza) e le diffonde ai membri della sua squadra, chiude tutti i contratti e archivia l’intera documentazione.

  • 2. Quali sono i pilastri del Project Management

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    Il Project Management è una vera e propria disciplina a cui sempre più persone si approcciano. Tanti sono gli aspetti fondamentali, come il metodo e la pianificazione, e tante le caratteristiche che un buon project manager deve avere, come la proattività e l’abilità relazionale.

    I veri pilastri del project management sono, però, le persone, i processi e la tecnologia. Sono i tre elementi che garantiscono il successo dei progetti e che sono indispensabili per il raggiungimento di ogni obiettivo.

    Qualsiasi organizzazione voglia avere successo, deve assicurarsi di poter contare su solide basi.

    Le risorse umane, le persone, sono fondamentali per lo svolgimento di qualsiasi attività. Le loro conoscenze e abilità devono sempre essere valorizzate. Per la buona riuscita di un progetto, infatti, c’è bisogno di formare un team che sia altamente competente, coeso e in grado di collaborare avendo sempre chiari gli obiettivi da raggiungere.

    Per guidare le persone, occorre una solida leadership che abbia consapevolezza del valore del team e sia sempre pronto ad ascoltare punti di vista, a usare l’arte della diplomazia per appianare le divergenze, a formare i collaboratori, a ispirarli e motivarli.

    Poter contare su solidi processi e su un metodo o procedure standardizzate è importante per ogni azienda. Questi, tuttavia, devono anche essere flessibili per poter essere velocemente adatti ad ogni situazione, in modo da poter cogliere tutte le occasioni che si presentano.

    Anche la tecnologia ricopre un ruolo fondamentale nella gestione dei progetti. Avere a disposizione tutte le risorse tecniche necessarie per la riuscita di un progetto è fondamentale. Possono essere sviluppate all’interno dell’azienda o acquistate da un fornitore esterno. Sul mercato sono presenti sempre più tool e software che permettono di organizzare, monitorare, definire task, controllare l’intero flusso di lavoro e di affidare le mansioni alle risorse giuste.

  • 3. L'importanza della leadership in un progetto

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    Per gestire i progetti in maniera efficiente c’è bisogno di sviluppare diverse capacità tecniche, che sono tipiche di discipline come l’ingegneria gestionale, l’economia e persino le scienze umane. È necessario, quindi, un ampio bagaglio di competenze estremamente diverse fra di loro.

    Ma non sono solo le hard skill a fare un buon project manager. Le soft skills sono estremamente importanti e da non sottovalutare e, in molti casi, rappresentano la chiave del successo. Sono molte le qualità personali richieste. La più importante è, senza ombra di dubbio, la capacità di leadership.

    Un Project Manager deve essere in grado di guidare e motivare l’intero team, avendo un forte orientamento al risultato.

    Deve saper trainare la squadra tra ostacoli, scadenze, mansioni e imprevisti, stimolando la coesione e lo spirito di condivisione. Il lavoro che un project manager deve svolgere a stretto contatto con l’intero team è estremamente complesso.

    Inoltre, deve gestire le relazioni tra i suoi collaboratori e tutti le risorse esterne e coloro che hanno interesse nel progetto, deve essere in grado di far circolare le informazioni nella maniera corretta senza lasciare nessuno indietro, deve promuovere una cultura che ha come obiettivo il cambiamento e l’innovazione.

    Spesso il PM si trova a lavorare con una squadra solo saltuariamente o per un periodo limitato di tempo. L’autorevolezza per guidarla non può arrivate dall’alto, ma deve essere conquistata con abilità comunicative e persuasive, e con la capacità di motivare il prossimo facendo leva sulle emozioni, sulla sfera delle relazioni e dell’autostima. C'è poi da condurre le conversazioni, evitare i conflitti e dare valore ad ogni singolo collaboratore, mettendone in luce i punti di forza e aiutandoli a superare le debolezze e i propri limiti.

    Oltre ad una forte capacità di motivare, il project manager deve essere in possesso di un forte senso etico verso il lavoro che sta svolgendo.

    Dovrà rapportarsi con tantissime persone, sia del proprio team di lavoro che esterne, e dovrà decidere come comportarsi. La linea da seguire è quella del rispetto e della professionalità.

    Proprio per la necessità di rapportarsi con più persone, di guidare senza creare fraintendimenti o momenti di tensione, un buon leader deve essere anche in grado di comunicare in maniera efficace. Tra i suoi compiti, infatti, rientra anche quello di mediare tra i suoi collaboratori, il cliente e tutti gli stakeholder e di gestire e monitorare il piano della comunicazione.

    Anche l’abilità a negoziare, in questo contesto, risulta importante per poter comprendere e soddisfare le esigenze e le aspettative di tutte le parti interessate

    Nelle fasi di pianificazione del progetto e in quella esecutiva, il project manager dovrà fare sfoggio di una grande capacità di analisi e organizzativa, grazie ad una visione di insieme dell’intero flusso di lavoro. Spetta a lui saper definire le priorità e le attività da svolgere, avere una certa flessibilità per poter intervenire prontamente qualora sia necessario apportare modifiche a ciò che era stato programmato.

    La creatività è indispensabile per poter trovare sempre nuove strade da percorrere per il raggiungimento degli obiettivi e per poter superare anche gli ostacoli più grandi.

    Infine, una delle capacità indispensabili per essere un buon project manager e per poter portare a termine il progetto con successo è la propensione al problem solving. Nella fase di pianificazione vengono individuati tutti i possibili rischi e pericoli a cui si potrebbe andare incontro durante il flusso di lavoro, stabilendone l’eventuale impatto che avrebbero, i costi di gestione e individuando subito le risposte risolutive.

    Anche a fronte di una pianificazione certosina e precisa, però, non si possono escludere degli eventi imprevisti e improvvisi. Un buon leader deve saper gestire i momenti di tensione, analizzare rapidamente il contesto individuando i problemi, le cause e gli effetti e saper trovare velocemente una soluzione.

    Il PM, nella pratica, deve definire il problema e stimolare l’interazione tra il team, ascoltando anche il punto di vista dei suoi collaboratori. In seguito, definisce tutte le possibili alternative, conducendo una discussione tra tutti gli elementi interessati. Sceglie la soluzione più adatta e la mette in pratica con le risorse più opportune. Infine, valuta il risultato attraverso i feedback ottenuti.

  • 4. Il Project Manager, il team di lavoro e gli stakeholders

    project manager

    È evidente come, nella gestione dei progetti, una figura responsabile dell’intero flusso di lavoro sia indispensabile. Il project manager guida l’intero team verso l’obiettivo da raggiungere, facendo da mediatore tra gli interessi dei clienti e le altre parti che entrano in gioco: gli stakeholder.

    Il PM si interfaccia quotidianamente con i suoi collaboratori, il team di lavoro. Deve sapersi rapportare con loro, ascoltandoli e motivandoli e fornendo modelli di comportamento e di azione da tenere nella gestione del progetto. Per farlo, non può far leva esclusivamente sull’autorità, ma deve essere in grado di riconoscere ciò che spinge gli individui a dare il massimo. Si tratta di aspetti puramente emotivi, che possono essere compresi grazie all’empatia.

    Altro interlocutore chiave del project manager sono gli stakeholder, ossia tutti coloro che hanno un interesse diretto nel progetto o che, indirettamente, possono avere un impatto sul corso degli eventi e dei lavori.

    Instaurare con loro una relazione basata sulla fiducia reciproca e sulla comunicazione corretta è indispensabile per evitare fraintendimenti che potrebbero mettere a rischio ciò che è stato programmato, causando blocchi e rallentamenti.

    Gli stakeholder che intervengono in un progetto sono tanti e hanno interessi estremamente diversi tra loro. Tra questi vi sono, ad esempio, gli sponsor, i clienti, il management aziendale, i responsabili dei vari settori dell’azienda, i collaboratori esterni, i fornitori, i finanziatori, consulenti, enti governativi, media, etc.

    Il PM deve essere in grado di individuare tutti quelli più importanti e stilarne un elenco, instaurare con loro un flusso comunicativo, decidere la strategia da adottare per ognuno, mediare tra i diversi interessi, negoziando e cercando di soddisfare tutte le aspettative. Un compito non semplice, ma di primaria importanza, per evitare ostacoli indesiderati sulla strada da percorre per raggiungere gli obiettivi stabiliti del committente.

A cura di Cultur-e Costruisci il tuo futuro con la connessione Fastweb