Bozze di email, note su una riunione, verbali, documenti, relazioni e tanto altro ancora. Sono molti i tipi di documenti che vengono realizzati ogni giorno da ogni tipo di professionista grazie ai programmi di editor. Tra questi vi è Google documenti, un elaboratore di testo tra i più famosi e i più utilizzati, che consente agli utenti di accedere a numerose funzionalità, alcune sconosciute ai più, che semplificano il lavoro.
Google Documenti risponde alla necessità di creazione, modifica e condivisione dei documenti digitali. Rende semplice la condivisione tra team e l’elaborazione di testi privi di errori, con la presenza di elementi multimediali e link, formattabili in ogni parte e in cui è facile intervenire sotto ogni aspetto.
Scopriamo tutte le funzionalità più importanti messe a disposizione da Google Documenti e i trucchi per poter realizzare velocemente documenti chiari, senza refusi e completi di tutto ciò che serve al professionista.
Google documenti è un elaboratore di testi che può essere utilizzato online e che consente la creazione, la formattazione e la modifica di documenti. Al lavoro possono collaborare più persone.
L’editor si può utilizzare dal proprio computer, accedendo al sito ufficiale del tool, o da dispositivo mobile attraverso l’applicazione ufficiale di Documenti Google compatibile con dispositivi supportati da sistema operativo Android e da iOS. Con l’app si possono creare nuovi file o visualizzare e modificare quelli già esistenti realizzati con Google Documenti o con Microsoft Word.
La creazione di un documento da computer richiede la connessione alla Home di Documenti, a cui si può accedere con il proprio account Google. Fare clic sul pulsante [+] in corrispondenza della voce Documento vuoto o scegliere uno dei modelli presenti nella galleria per avviare il lavoro.
Se si vuole utilizzare un dispositivo mobile occorre scaricare l’applicazione, accedere con un account personale Google e fare clic sulla voce Nuovo [+] presente nella parte bassa della schermata. Scegliere il modello che si vuole utilizzare.
I file creati con Google Documenti possono essere condivisi con altri utenti, in modo da poter collaborare sullo stesso testo. Si può fare all’interno di Google Drive o direttamente dal documento, facendo clic sul tasto Condividi posizionato in alto a destra.
Per poter condividere un documento a quest’ultimo deve essere assegnato un nome. Successivamente devono essere aggiunte manualmente le persone o i gruppi autorizzati ad accedere, assegnando ad ognuno un ruolo. Si può trattare di semplici visualizzatori, di editor o di commentatori. L’accesso può avere delle limitazioni o essere aperto a chiunque abbia il link.
Per ottenere il link è sufficiente fare clic sulla voce Copia link. Facendo clic sul pulsante a forma di ingranaggio si possono attivare delle impostazioni che permettono di avere maggior controllo sulla condivisione. Ad esempio, si può impedire agli editor di modificare le autorizzazione e a condividere.
Un’altra funzione utile e poco conosciuta è quella che esegue un controllo ortografico sull’intero documento, fornendo suggerimenti per migliorare la sintassi e per sostituire gli errori. Si tratta di una funzionalità disponibile in inglese, spagnolo, francese, italiano, tedesco e portoghese.
Per eseguire il controllo ortografico da desktop, fare clic su Strumenti, successivamente Ortografia e grammatica e, poi, su Controllo ortografico e grammaticale. Verranno immediatamente presentati tutti i suggerimenti. Per applicare la correzione fare clic su Modifica, per ignorarla su Ignora.
Da app, fare clic sulla voce Altro e su Controllo ortografico. Per utilizzare il suggerimento fare clic su Cambia, per proseguire senza modifiche su Ignora.
Se si stanno scrivendo documenti in inglese, spagnolo, francese o portoghese utilizzando un account Google professionale o per le scuole, è possibile sfruttare la funzione Scrittura intelligente, che permette di inserire all’interno del proprio testo informazioni sempre più accurate e precise.
La scrittura intelligente può essere attivata e disattivata nell’aria Strumenti, facendo clic sulla voce Mostra suggerimenti di scrittura intelligente. I suggerimenti possono essere accettati o rifiutati.
Con Google Documenti si possono tradurre i testi in varie lingue, in maniera rapida e veloce. L’operazione può essere eseguita solo da computer, poiché non è ancora attiva sull’applicazione per dispositivi mobili.
Per avviare una traduzione occorre fare clic sulla voce Strumenti e selezionare Traduci documento. Indicare il nuovo titolo del documento e scegliere la lingua. Fare clic su Traduttore per ottenere un nuovo file che viene aperto in un’altra finestra.
La digitazione vocale permette di intervenire su un documento tramite l’utilizzo della voce. È una funzionalità avanzata che può essere sfruttata solo se si accede ai documenti da browser.
È necessario avere il microfono del computer (o esterno) attivo. Una volta verificato il suo funzionamento, fare clic su Strumenti e selezionare Digitazione vocale. Fare clic sul pulsante a forma di microfono e iniziare a parlare. Tutto ciò che viene verrà trascritto sul documento, con l’apposizione dei segni di punteggiatura.
Se si commette un errore si può correggere spostando il cursore sull’errore e procedendo alla modifica. Successivamente, posizionare il cursore nel punto in cui si vuole iniziare a inserire un nuovo testo.
Nei documenti si può inserire un chip di luogo, che permette agli utenti di individuare su Google Maps eventuali luoghi segnalati sul documento. È molto utile quando sono indicati indirizzi, mete e destinazioni da raggiungere e si vogliono fornire indicazioni stradali precise.
Per creare un chip di luogo fare clic su Inserisci, selezionare Smart chip e, poi, Luogo. Indicare l’indirizzo, selezionare quello giusto tra le opzioni e premere invio. Facendo clic sul chip viene automaticamente avviato Google Maps.
Per saperne di più: Google: il motore di ricerca più diffuso ed efficace