Appunti, idee improvvise, mansioni da ricordare, informazioni, ricerche e pianificazioni. Spesso ci si trova a dover tenere numerosi dati sotto controllo e può capitare che, nella confusione, si perdano o si dimentichino cose importanti. Avere un unico spazio in cui inserire tutto può essere utile a lavoratori e studenti per migliorare l’organizzazione e incrementare la produttività. OneNote è un ottimo strumento che risponde a questa esigenza.
Si tratta di una applicazione di Microsoft Office che è un vero e proprio blocco appunti digitale, dove è facile conservare e ritrovare le informazioni importanti e di cui si ha necessità. I dati vengono archiviati online e sono, di conseguenza, reperibili in qualsiasi momento da qualsiasi tipo di dispositivo.
OneNote può essere utilizzato sul proprio computer personale, su Mac e sui dispositivi mobili equipaggiati di sistema operativo Android o iOS o si può accedere da web. Utilizzando lo stesso account, le informazioni vengono sincronizzate in tempo reale su ogni dispositivo.
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OneNote è un programma che si può ottenere accendendo alla suite Office di Microsoft. All’interno dell’applicazione è possibile creare uno o più blocchi appunti, in cui inserire le informazioni in proprio possesso e organizzarle.
Ogni blocco appunti viene organizzato in diverse sezioni e, all’interno di ogni sezione, possono essere presenti più pagine. Tutte le sezioni e tutte le pagine possono essere rinominate, in modo da essere individuate facilmente.
OneNote può essere utile ai professionisti per appuntare dati che riguardano il proprio lavoro, idee, dettagli di progetti o pianificare la propria attività, agli studenti per prendere appunti sulle lezioni, per effettuare ricerche o per pianificare la preparazione agli esami.
È una soluzione perfetta anche per uso personale. Può essere utilizzata per fissare un piano alimentare, programmare e organizzare un viaggio, scrivere delle ricette e tanto altro ancora.
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La funzione principale di OneNote è quella di fornire all’utente un blocco note perfettamente organizzato in sezioni e pagine. Può decidere autonomamente come disporre visivamente le note. È consentito creare tutte le sezioni di cui si ha bisogno: quelle per lo studio, per il lavoro, per la vita privata e creare sezioni, ad esempio, per organizzare riunioni, come diario personale, per raccogliere idee per le vacanze e tutto ciò di cui si ha bisogno.
I blocchi note, le sezioni e le pagine di OneNote possono essere modificate o cancellate in qualsiasi momento
Le pagine sono aree di lavoro dalla grandezza infinita. Nella parte superiore è presente il titolo e la data di creazione. Si può digitare in ogni punto della schermata, realizzando delle caselle di testo. Ciò permette di personalizzare i propri appunti in maniera molto flessibile, in base alle proprie esigenze.
Il testo può essere personalizzato, scegliendo dimensioni, carattere, inserendo grassetti, sottolineati, barrati e corsivi, inserendo elenchi e punti numerati e assegnando uno stile. È possibile dettare al dispositivo ciò che si vuole scrivere all’interno della pagina: la voce sarà acquisita tramite il microfono e il sistema rielaborerà il contenuto e lo trasformerà nella sua versione testuale.
Nella pagina possono essere create delle tabelle della dimensione che si preferisce, è permesso allegare file, fogli di calcolo, immagini, collegamenti, data e ora, simboli, equazioni, adesivi, video e audio registrati. Vi si possono fare dei disegni a mano libera, selezionando tra i diversi strumenti (penne, gomma, righello, forme e forme automatiche), messe a disposizione da OneNote.
Sulla piattaforma si può effettuare un controllo dell’ortografia per evitare errori e refusi, verificare l’accessibilità ed effettuare la traduzione automatica di testi.
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Per organizzare al meglio i propri appunti, individuare le priorità e mettere in evidenza le informazioni più importanti si può utilizzare un sistema di contrassegni e di etichette presente all’interno di OneNote. È consentito aggiungere delle caselle di controllo alle attività da fare con un semplice clic del mouse e spuntare tutte le task completate, tenere traccia dello stato di avanzamenti dei progetti e fare una ricerca rapida per trovare i dati di cui si ha bisogno.
Le sezioni possono essere caratterizzate da specifici colori (scelti direttamente dall’utente), che le rendono individuabili a colpo d’occhio. Quelle che contengono informazioni private possono essere protette tramite password.
Sono presenti due layout per le schede: uno orizzontale e uno verticale. Si possono applicare dei modelli, per lavorare su pagine già strutturate
Ci sono modelli dedicati allo studio, ad esempio per prendere appunti semplici o dettagliati o su specifiche attività, dedicati al lavoro, ad esempio per organizzare riunioni e progetti, fogli decorati, elenchi e fogli vuoti con diversi sfondi e diversi formati.
Si può collaborare con colleghi, il proprio team, amici o compagni del corso di studio a dei blocchi di appunti condivisi e lavorare insieme sullo stesso progetto o ricerca. I contenuti vengono sincronizzati in tempo reale e tutti i partecipanti possono aggiungere e modificare testi, inserire immagini, video e qualsiasi tipo di contenuto.
Le pagine si possono inviare ad altri utenti attraverso la posta elettronica. È possibile organizzare facilmente riunioni, aggiungendo i dettagli all’interno di una pagina, come i partecipanti, la data, il luogo e l’argomento: le informazioni vengono automaticamente reperite dal calendario di Outlook.
Per saperne di più: Office automation, cos’è