Google è da sempre attento ad offrire soluzioni e risposte ai bisogni e alle esigenze degli utenti, cercando di realizzare e proporre strumenti che possano semplificare l’organizzazione della vita quotidiana e del lavoro. Tanti sono i tool realizzati e resi disponibili sul web gratuitamente. Tra quelli più utilizzati c’è Google Calendar.
Il software permette una migliore gestione del tempo, consentendo agli individui che la utilizzano di essere più produttivi, di tenere fede agli impegni presi, di ricordare appuntamenti e riunioni a cui dover presenziare e di non dimenticare scadenze importanti.
Può essere utilizzato sia da desktop, sul personal computer, accedendo con le proprie credenziali a Google o scaricando l’applicazione per dispositivi mobili compatibile con Android e iOS. Permette di risparmiare tempo e sfruttare ogni giornata al massimo.
Google Calendar viene utilizzato in molti contesti lavorativi, poiché permette di sincronizzare le attività del team e di incrementare le proprie abilità di time management e self empowerment, in particolar modo nella gestione dei progetti complessi e che vedono coinvolti un gran numero di collaboratori e stakeholder o prevedono un’ingente quantità di tasks da completare o condividere con altri collaboratori.
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Google Calendar è un programma ideato da Google che ha radici lontane nel tempo. È stato lanciato sul web il 13 aprile del 2006 e fin da subito a trovato il riscontro positivo degli utenti iscritti alla piattaforma. Grazie ad un’interfaccia semplice ed intuitiva è stato apprezzato anche da coloro che hanno meno dimestichezza con gli strumenti digitali.
Si tratta di un sistema di calendari che sono importabili da altri servizi online e possono essere condivisi tra gli utenti. È una vera e propria agenda virtuale che, grazie alle numerose funzioni che possiede, può rispondere alle esigenze di ogni tipo di utente: lavoratori, studenti, sportivi o persone che hanno bisogno di organizzare al meglio la propria giornata.
Il calendario può essere privato o condiviso con altri utenti: è il creatore che, attraverso un invito, decide chi può visualizzare i suoi impegni.
Per accedere a Google Calendar è necessario avere un account Google. Per crearlo occorre indicare il proprio nome, cognome, creare una mail con dominio gmail.com o utilizzare l’indirizzo già in proprio possesso e scegliere una password. Dovrà essere utilizzato per fare il login nell’applicazione o sul sito ufficiale del tool.
Una volta effettuato l’accesso, si potrà selezionare la visuale dei calendari che si ritiene più utile e che si preferisce. Vi è quella annuale, che mostra tutti i mesi dell’anno in un’unica schermata, la mensile, in cui vengono mostrati tutti gli impegni di ogni singolo mese, la settimanale e la giornaliera, più dettagliata.
Si possono creare degli eventi, pianificare delle riunioni, conferenze o incontri straordinari. Con la funzione ‘Aggiungi invitati’ si invia un invito a partecipare a tutti coloro che hanno interesse a prendere parte all’evento. Può trattarsi di singoli individui o di un gruppo di persone inserite in un’unica mailing list.
Creando delle attività si inseriscono nel calendario i task che devono essere portati a termine entro un determinato giorno. Queste sono visibili solo al proprietario dell’account Google, possono essere modificate in qualsiasi momento, contrassegnate come completate o eliminate.
I promemoria permettono di tenere traccia delle scadenze. Possono essere visualizzati solo dal creatore del calendario e possono essere impostate delle modifiche personalizzate per evitare dimenticanze. Quando si utilizza questo elemento, devono essere indicate data e orario preciso e selezionarne la frequenza. Possono essere modificati o eliminati.
È possibile condividere i calendari di Google con altri utenti, per poter organizzare incontri e lavori nella maniera più agevole. La sincronizzazione su tutti i dispositivi su cui l’accesso è stato effettuato con lo stesso account è automatica. Ciò consente di avere un’agenda digitale sempre aggiornata e a portata di mano.
La personalizzazione dei calendari è elevata: si possono attivare o disattivare le notifiche, scegliere la visualizzazione, modificarne l’aspetto o utilizzare un codice di colori per riuscire a distinguere i tipi di attività, eventi e promemoria impostati.
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Google Calendar fa parte della suite Google Workplace, che contiene una serie di strumenti utili per migliorare la gestione del tempo, la pianificazione delle attività, semplificare il lavoro e l’organizzazione quotidiana.
Si integra perfettamente con gli altri servizi della suite. Tra questi vi è Gmail, nato nel 2004 e diventato, in breve tempo, il servizio di gestione della posta elettronica più conosciuto al mondo. Permette di inviare e-mail e riceverle. Si può integrare con Google Calendar.
Google Drive è lo strumento utile per la cooperazione tra lavoratori e studenti e per archiviare documenti e file di ogni tipo senza dover utilizzare la memoria dei dispositivi. Consente di caricare qualsiasi tipo di contenuto sul cloud e condividerli con altri utenti.
Per realizzare dei file da mettere in condivisione con altri utenti senza dover scaricare sul dispositivo un programma specifico, si può utilizzare Google Documenti, Fogli, Presentazioni e Moduli. Vi si può accedere da qualsiasi browser o dai dispositivi mobili che dispongono di una connessione ad Internet.
Si può accedere a tutti gli strumenti di Google Workplace attraverso lo stesso account. La maggior parte sono integrabili fra di loro, si possono utilizzare gratuitamente e si sincronizzano automaticamente su tutti i dispositivi su cui vengono utilizzati.
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