Anche il più grande spazio di archiviazione di posta elettronica non è infinito. Ecco che, comunicazione dopo comunicazione, allegato su allegato, lo spazio disponibile per le email si riempie e non c’è più posto per i nuovi messaggi. Quando si scopre di aver quasi raggiunto il punto di non ritorno, è importante agire per limitare le conseguenze di una tale situazione. Dallo spam, ai messaggi pubblicitari, fino alle newsletter ormai datate e gli allegati pesantissimi tipici dell’era pre-cloud. Sono tanti i contenuti obsoleti che creano caos all’interno della nostra casella di posta. Perché cancellare le email invece di archiviarle? Per molti buoni motivi: scopriamo insieme quali sono.
Purtroppo poi ci sono anche quei provider di posta elettronica che non consentono di effettuare tale operazione, neanche a pagamento, costringendo così l’utente a prendere una decisione sull’onda del momento e rischiando davvero di infilare nel cestino qualche comunicazione ancora importante. Meglio dunque concedersi il tempo necessario per compiere questa operazione così delicata. E poi, quante volte è capitato di dover ricercare una newsletter di 10 anni fa? Raramente, per non dire mai. Ecco perché non vale la pena cliccare su “Archivia”, invece che su “Cestino”. Sono pochi i messaggi che contano. Tutto ciò che non serve, e occupa spazio, ha un solo posto: il secchio virtuale del proprio spazio online.
Spazio al nuovo, addio al vecchio e obsoleto. Tale discorso (anche se meriterebbe uno spazio a parte) può essere esteso anche a chi scarica quotidianamente la propria posta sul computer. Perché avere un disco rigido pieno di spazzatura, quando se ne può avere uno libero per salvare tutto ciò che di più importante può capitare tra le mani? Davvero, non ci sono buoni motivi per non farlo e per organizzare al meglio la propria posta elettronica. E la privacy? Sì, perché se un hacker dovesse riuscire ad accedere alla casella di posta, la mancanza di pulizia potrebbe mettere in piazza tutte le proprie comunicazioni, zip con le foto delle vacanze o importanti documenti ricevuti dal lavoro. Meglio un solido repulisti dei rimpianti del giorno dopo.
Basti pensare che, quando si riceve la posta cartacea, raramente si conservano le pubblicità, i messaggi promozionali o i volantini; sono le comunicazioni importanti quelle che rimangono. Lo stesso vale per le email. Quindi, completata questa prima fase, la seconda può prevedere lo spostamento nell’Archivio o, meglio ancora, in caselle intelligentemente etichettate con nomi univoci e inconfondibili. Non solo la casella di posta diventerà un luogo degno di un maniaco dell’ordine ma, addirittura, uno spazio ben catalogato che aiuta a ritrovare ciò che si cerca risparmiando, è proprio il caso di dirlo, tempo e denaro.
Lo stesso vale per la ricerca in base alla dimensione degli allegati. Dai campi di ricerca dei propri servizi di posta, attraverso le stringhe che consentono di individuare i messaggi con allegati più grandi (per esempio, su Google si può utilizzare la dicitura “larger:10M” nella barra di ricerca della posta in arrivo per intercettare tutti i messaggi con file allegati superiori ai 10MB), si possono facilmente evidenziare esclusivamente le email più pesanti. Facendo una cernita, si possono successivamente eliminare quelli ormai troppo vecchi o non più necessari. In alternativa, si può anche scegliere di spostare gli allegati sul Cloud (o su un supporto di memoria esterno), conservando così i file ma cancellandoli fisicamente dalla casella di posta. Così si può ritrovare spazio senza paura di perdere anche una sola nuova email.