Comunicare a lavoro

Quali app utilizzare per comunicare durante il telelavoro

Lavorare da remoto non vuol dire recidere tutti i collegamenti con clienti e colleghi. Anzi, è necessario ancora di più comunicare affinché il progetto venga completato per tempo
Quali app utilizzare per comunicare durante il telelavoro FASTWEB S.p.A.

In ambito lavorativo, la comunicazione è tutto. Anche nel caso in cui l'azienda per la quale lavoriamo ha deciso di adottare pratiche di smart working. Anzi, in questo caso l'interazione continua con i colleghi e i clienti diventa di fondamentale importanza: non potendosi confrontare direttamente sul progetto che si sta portando avanti, si dovranno trovare (e utilizzare) strumenti adeguati che permettano di fare videochiamate (anche di gruppo), avviare chat testuali e condividere documenti e file di ogni genere.

Un compito meno complesso di quello che si possa immaginare. Di applicativi e piattaforme di questo genere, infatti, ce ne sono a decine: tutto sta nello scegliere la più adatta alle proprie esigenze – e quelle del proprio team di lavoro – e iniziare a utilizzarla per ottimizzare la giornata lavorativa e migliorare la produttività anche con il telelavoro.

Slack

Slack è uno dei software più famosi al mondo per collaborare a distanza con i colleghi. Funziona per canali, all'interno dei quali possiamo condividere file e comunicare, ma anche assegnare compiti. Dentro Slack possiamo integrare le funzionalità di altre app e servizi cloud, da Google Drive a Trello, passando per Gmail, Dropbox e molto altro.

Tutta l'attività svolta da noi e dai nostri colleghi tramite Slack è registrata, ricercabile e visualizzabile anche in futuro e questo permette di ripercorrere l'avanzamento di un progetto dal suo inizio alla fine. Slack ha prezzi che partono da 6,25 dollari al mese per utente, ma ha un piano base gratuito che è già molto ricco: ci permette di rileggere gli ultimi 10 mila messaggi del nostro team di lavoro, si integra con 10 app al massimo, offre 5 GB di storage in cloud per i nostri file e, soprattutto, ha l'autenticazione a due fattori.

Trello

Trello è un altro nome famoso dello smart working, ma con funzionalità diverse e più specifiche rispetto a Slack: è una "to do list" all'ennesima potenza. Serve soprattutto ad assegnare compiti e a strutturare progetti, seguendone poi l'avanzamento man mano che i singoli membri del team comunicano di aver terminato uno step.

È possibile aggiungere allegati e commenti alle schede delle cose da fare e ha un bot integrato, chiamato Butler, che ci permette di automatizzare molti compiti noiosi. Anche Trello si può connettere a diverse app esterne (chiamate "power-up") come Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive e persino la stessa Slack. La versione gratuita ha funzionalità limitate, come la dimensione massima di 10 MB per ogni allegato, ma è più che sufficiente per molti team piccoli.

Microsoft Teams

Nato a fine 2016 come alternativa a Slack, Microsoft Teams è una piattaforma collaborativa e di produttività pensata per i gruppi di lavoro di ogni dimensione. Il client permette di creare dei canali, all'interno dei quali invitare colleghi e clienti comunicare in maniera diretta con loro. Già dalla versione gratuita, Teams mette a disposizione 2 gigabyte di spazio di archiviazione cloud per condividere file con gli altri utenti. È poi possibile effettuare videochiamate "di coppia" o di gruppo in maniera gratuita e collaborare in tempo reale su presentazioni, documenti di testo e fogli di lavoro sfruttando le web app di Office. Per

Smartworking: le app per comunicare

Per comunicare con i nostri colleghi in smart working possiamo usare le stesse app che usiamo per le nostre comunicazioni private: Telegram e WhatsApp sono le più comode, Messenger ci costringe ad aggiungere prima i colleghi tra i nostri contatti. In ogni caso, per evitare di fare confusione, se usiamo queste app da smartphone (e per lo smartworking non è la scelta migliore) provvediamo prima a creare un profilo di lavoro sul nostro cellulare: in questo modo tutte le conversazioni di lavoro resteranno isolate da quelle private ed eviteremo distrazioni e brutte figure, se rispondiamo alla chat sbagliata.

Per le videoconferenze, invece, esistono piattaforme professionali dedicate come Cisco WebEx, offerta in Italia da Connexia Cloud. Cisco WebEx permette di connettere in una sola conferenza fino a 200 partecipanti, di creare webinar con 3.000 partecipanti, di condividere contenuti in tempo reale e di fare training online.

Altre piattaforme più semplici ed economiche possono esserci utili se non abbiamo esigenze così grandi. Google Meet, Skype for Business e Zoom Cloud Meetings sono tre delle piattaforme più semplici da utilizzare per fare videoconferenze con decine di partecipanti in contemporanea e a costi nulli o tutto sommato contenuti.

Smart working: piattaforme di condivisione a 360°

Infine, altre app ben note a tutti possono essere utilizzate sia in versione free che business per migliorare la qualità del nostro lavoro agile. Si tratta delle piattaforme di produttività che Microsoft e Google hanno realizzato e sviluppato nel corso degli ultimi anni, raccogliendo apprezzamenti da più parti. Grazie a G Suite e Office 365 for Business, infatti, si hanno a disposizione tutti gli strumenti per ottimizzare tempo e sforzi quando si lavora in smart working.

Le due piattaforme sono composte da applicativi di produttività (per creare e modificare documenti, fogli di lavoro, presentazioni) che consentono a più persone di lavorare in contemporanea sullo stesso file a sistemi di messaggistica e comunicazione, passando per spazio di archiviazione nel cloud e caselle di posta elettronica personalizzabili.

  • Cosa offre G Suite. Con un prezzo di partenza di 5,20 euro ad account, G Suite mette a disposizione tutti gli applicativi che un tempo erano parte di Google Docs (Documenti, Fogli, Presentazioni e altri), 30 gigabyte di spazio sul cloud di Google Drive e la messaggistica di Hangouts Chat e Hangouts Meet
  • Cosa Offre Office 365 for Business. Con un prezzo di partenza di 8,80, Office 365 for Business permette di scaricare e installare su PC e smartphone l'ultima versione di Office e 1 terabyte di spazio per archiviare file di ogni genere sul cloud di OneDrive. Con Office 365 for Business Premium (prezzo di 10,50 al mese per utente) si potranno sfruttare strumenti e funzionalità avanzate di Microsoft Teams, con videochiamate di gruppo fino a 250 partecipanti e molto altro ancora

 

14 marzo 2020

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