Procede nel nostro Paese il percorso verso la dematerializzazione. Imprese e professionisti che emettono fatture verso la PA sono già obbligati - dal 6 giugno 2014 per INPS, INAIL e Ministeri e dal 31 marzo 2015 per gli enti locali - non solo a trasferirle in elettronico ma anche alla conservazione sostitutiva. Dal prossimo 11 agosto, inoltre, entrerà in vigore per le Pubbliche Amministrazioni l'obbligo di produrre i propri documenti con mezzi informatici (art. 40 D. Lgs. 82/2005 CAD, D.P.C.M. 13/11/2014). Questo significa creare in modalità esclusivamente digitale documenti, fascicoli, repertori, registri e, di conseguenza, avvalersi di un sistema di conservazione sostitutiva a norma per garantirne nel tempo il valore legale, con i relativi requisiti di immodificabilità, staticità, integrità, autenticità e leggibilità.

Il processo di conservazione sostitutiva, o conservazione digitale, fa riferimento a quella procedura informatica che attribuisce valore legale, civile e fiscale al documento digitale. Si compone di tre fasi. La dematerializzazione è il processo di scansione, che trasforma il documento analogico in un file digitale. L'archiviazione ottica (gestione elettronica documentale), permette invece di organizzare e gestire un archivio informatico in modo efficace ed efficiente mentre la conservazione sostitutiva (o digitale) è il processo che permette di conservare i documenti informatici in modo equivalente ai documenti cartacei (analogici) sotto il profilo giuridico.

 

Scompare il faldone

La maggior parte delle organizzazioni ha iniziato a utilizzare soluzioni di conservazione digitale senza percepirne un beneficio potenziale – quanto piuttosto un onere da sostenere – e si è limitata ad adottare software o servizi utili a far fronte all'obbligo normativo in tutti i suoi dettami. Tuttavia, è interessante notare la tendenza, ormai avviata, di numerose realtà private che, proprio sotto la spinta normativa della fatturazione elettronica obbligatoria verso la PA, hanno introdotto all'interno dell'azienda software o servizi gestiti di conservazione digitale anche per il ciclo attivo/passivo delle fatture emesse o ricevute da altre aziende (B2B) o lo hanno esteso ad altri documenti, quali libri e registri contabili o bolle di trasporto.

In dettaglio, sono circa 650mila le imprese che nel 2015 hanno portato in conservazione digitale le proprie fatture (perlomeno quelle emesse verso la PA). Il dato emerge dall'ultimo Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management Politecnico di Milano. La conservazione digitale è anche l'area della digitalizzazione B2B indicata come quella sulla quale le aziende si dicono disposte a investire di più (citata dal 65% degli interpellati - si veda grafico).

Lo stesso report stima in crescita il numero di aziende che si rivolge ai servizi di dematerializzazione e conservazione digitale nel cloud dei propri documenti fiscali, con benefici evidenti da subito: si abbattono i costi di gestione degli archivi cartacei e i canoni d'affitto relativi.

9 agosto 2016