Gli ambienti aziendali pullulano di mobile worker, lavoratori itineranti e nomadi, spesso in movimento, avvezzi quotidianamente all'uso di device e App mobile. Non solo i Millennials (i nativi digitali) ma anche i lavoratori meno giovani sono letteralmente "immersi" nelle tecnologie consumer e utilizzano quotidianamente social network e servizi di instant messaging, App per smartphone e applicazioni di storage personali per immagazzinare filmati e foto digitali. Ecco perché le aziende trovano sempre più naturale sostituire le postazioni attrezzate (scrivanie) con workspace e workplace digitali, nuovi spazi di produttività online, gestiti in Cloud, nei quali ciascun membro dell'organizzazione e manager è in grado di accedere in modo sicuro alle proprie impostazioni e informazioni di lavoro, indipendentemente dall'orario di lavoro, dal device utilizzato e dal luogo in cui si trova. I nuovi ambienti di lavoro digitali sono disegnati sulle esigenze di una nuova produttività ibrida e trasparente, dove il confine tra il privato e la vita lavorativa si fa sempre più labile fino ad annullarsi del tutto e dove strumenti come le chat di instant messaging e i social network già ampiamente utilizzati nella sfera privata dai dipendenti si estendono alla vita lavorativa e si integrano con soluzioni di file sharing, document management, telepresenza e videoconferenza online

 

La collaborazione è in real time

La connettività pervasiva, sia in azienda che al di fuori dei suoi confini, su device mobili come smartphone, tablet e notebook, abilita nuovi scenari in cui la produttività è sempre più spesso svincolata dagli orari e dai luoghi dell'ufficio. A beneficiare di questi nuovi approcci è soprattutto la collaborazione in team, che potrà limitata a un particolare task, oppure potrà essere ampliata alla maggior parte delle attività in capo al singolo dipendente. Fino ad alcuni anni fa, la tecnologia permetteva di operare una collaborazione asincrona e differita, gestita attraverso semplici calendari condivisi. Oggi, invece, gli strumenti di collaborazione groupware sono decisamente più sofisticati rispetto al passato e permettono ai team di lavorare in modo sincronizzato in real time. Le soluzioni di Unified Communication & Collaboration, i servizi e i software di gestione dei nuovi workplace digitali offrono la possibilità di gestire in modo automatizzato e sicuro i flussi documentali creando in Cloud spazi virtuali protetti in cui scambiarsi e aggiornare file documenti e in tutta sicurezza arrivando a coinvolgere dipendenti di altre business unit o sedi, ma anche collaboratori esterni e clienti. Digital mentorship, forum autogestiti, blog e wiki, poi, favoriscono lo scambio di idee a distanza, accelerando i processi di innovazione. Dipendenti che operano su sedi distaccate, agenti e venditori, manager ? tutti potranno condividere dubbi e soluzioni, file e applicazioni, avviare discussioni e trovare risposte ai dilemmi di lavoro. Avranno, quindi, la certezza di reperire nel minor tempo possibile le informazioni rilevanti per il proprio lavoro e operare sempre su dati e file aggiornati. Grazie agli strumenti di collaborazione in tempo reale sarà sempre possibile includere nei team di progetto le risorse migliori, indipendentemente dalla sede di lavoro in cui operano abitualmente, e coinvolgere in tutta sicurezza anche consulenti e collaboratori, fornitori e clienti, che spesso hanno un ruolo importante nel determinare il buon esito di un progetto.

Le caratteristiche di uno spazio di lavoro digitale

Secondo gli esperti di P4I - Partners4Innovation le caratteristiche essenziali di uno spazio di lavoro digitale sono cinque:

  • Facilità d'uso
    Le tecnologie digitali devono essere facilmente utilizzabili dai collaboratori, mutuando per quanto possibile principi e logiche di user experience dall'universo consumer.
  • Accessibilità ubiqua
    Applicazioni di lavoro, dati e file devono essere accessibili non solo da notebook e desktop ma anche (e soprattutto) dai device tascabili, quindi da tablet e smartphone, in modo fluido e trasparente per l'utente.
  • Dimensione "sociale"
    Per sostenere in modo efficace le strategie di Smart Working, è utile prevedere spazi virtuali e applicazioni di social networking. Dall'instant messaging (con App mobile stile Skype o Whatsapp) ai social network aziendali (Wiki, microblog e Intranet), sono numerosi gli strumenti social che abilitano la collaborazione in tempo reale tra i dipendenti.
  • Apertura dei sistemi IT
    Dati e applicazioni aziendali non possono essere segregati all'interno di sistemi chiusi ma, al contrario, dovranno essere accessibili a dipendenti e collaboratori in modo semplice, sfruttando il Cloud e la connettività diffusa.
  • Intelligenza e intuitività
    La tecnologia implementata deve essere intuitiva e guidare l'utente passo a passo, attraverso l'uso di assistenti virtuali, video tutorial e demo.

 

 

10 luglio 2019