Il workplace in cloud si fa strada in azienda. Complici tecnologie ICT di nuova generazione e una user experience sempre più coinvolgete e interattiva, gli spazi di lavoro digitali rivoluzionano il sistema della produttività individuale. Ma cos'è un digital workplace e perché la nuova scrivania in cloud piace tanto alle aziende? Difficile condensare in una definizione univoca cosa è un ambiente di lavoro digitale. Gartner sostiene che si tratta della "strategia d'impresa che abilita modalità di lavoro più efficaci e innovative sfruttando tecnologie e modelli organizzativi orientati al lavoratore, migliorando il coinvolgimento e la produttività dei dipendenti". Un nuovo approccio che fonde un'attenzione diversa alle persone, una revisione dei processi aziendali e nuove tecnologie con l'obiettivo di migliorare l'efficienza operativa e spingere l'agilità del business.

Smart working e scrivania virtuale

Le strategie che premiano una nuova produttività ibrida, svincolata dagli orari e dal vincolo della scrivania fisica, hanno subìto un'accelerazione tre anni fa, con l'entrata in vigore della legge 81/2017 che equipara lo smart working al lavoro d'ufficio, sia sotto il profilo assicurativo sia sotto quello economico. Secondo i dati dell'ultimo Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, ormai il lavoro agile è una realtà in quasi 6 grandi aziende su 10 (il 58%) e gli smart worker sono aumentati del 20% toccando quota 570mila unità. Gli esperti del Polimi stimano tuttavia che si potrebbe arrivare a liberare dal vincolo della scrivania fisica circa 5 milioni di individui, più o meno il 22% degli occupati del nostro Paese. La possibilità di abbandonare le logiche di lavoro "command & control" in favore dell'autonomia di scelta di luogo e orario di lavoro implica l'impegno dell'organizzazione a mettere a disposizione dei collaboratori strumenti digitali che permettano loro di operare in mobilità in tutta sicurezza. Sono gli ambienti di lavoro virtualizzati e gestiti in cloud, infatti, il principale sostegno delle iniziative di lavoro agile. La possibilità concessa ai dipendenti di accedere ad applicazioni e file aziendali in totale sicurezza e autonomia, da qualsiasi device, luogo, sistema operativo presuppone un ripensamento dell'infrastruttura portante delle comunicazioni aziendali.

 

Quali sono le tecnologie dei workspace digitali

Gli elementi tecnologici essenziali di uno spazio di lavoro digitale sono numerosi, ma è possibile raggrupparli in tre grandi categorie. In prima battuta, le piattaforme, che comprendono le soluzioni di virtualizzazione desktop, mobilità aziendale, connettività e i servizi cloud. Accanto a queste, gli strumenti che promuovono l'interazione in tempo reale tra colleghi a prescindere dal luogo in cui si trovano e dalle piattaforme che utilizzano. Questa categoria comprende le App di messaggistica istantanea e social collaboration, i software di videoconference e telepresence, i sistemi di comunicazione voce. Infine, un layer di gestione delle informazioni, che permette l'accesso in tempo reale ai dati e alle applicazioni aziendali, la condivisione e la sincronizzazione dei file da qualunque luogo o dispositivo. Nel digital workplace si fondono tecnologie diverse, dagli strumenti di Unified Communication and Collaboration (UCC) alla mobility, dallo smart building alla connettività al Business Process Management.

Tutte queste tecnologie hanno un "collante" d'eccezione: il cloud. È la nuvola, infatti, che semplifica e rende sicuro l'accesso alle applicazioni aziendali del moderno spazio di lavoro digitale. È il cloud che rende più fluida l'esperienza della collaborazione in team, indipendentemente dal luogo in cui si trovano i talenti coinvolti e dalle piattaforme che utilizzano per lavorare. È ancora la nuvola che migliora la user experience del lavoratore, che con i digital workspace è in grado di convertire alla produttività aziendale smartphone, tablet e altri device che già usa quotidianamente nella sua vita privata. È, infine, sempre il cloud che permette di "aumentare" e potenziare il concetto dello smart working, ampliandolo fino a quell'intelligent working che prevede l'uso di strumenti come i visori di realtà virtuale (VR) che permettono a manutentori e installatori di accedere a dati e applicazioni anche se hanno le mani impegnate. Così facendo, l'ufficio non è più un luogo fisico ma un ambiente digitale personalizzato e fluido, che si plasma sulle reali esigenze degli utenti che lo vivono quotidianamente. 

Quali sono i benefici del workplace digitale

La digitalizzazione dell'esperienza utente sta cambiando profondamente il modo di lavorare, ma anche l'organizzazione e, non da ultimo, il modo di concepire gli spazi fisici dell'ufficio. Il digital workplace permette di gestire in modo centralizzato lo spazio di lavoro di ogni, singolo, dipendente dell'organizzazione, garantendo un miglior controllo sugli asset e i dati aziendali. Inoltre, centra l'obiettivo di mettere l'azienda in condizione di soddisfare le esigenze dei propri dipendenti, alla ricerca di un miglior equilibrio tra vita lavorativa e privata (il cosiddetto worklife balance). Tra i benefici di questo nuovo approccio allo smart working spiccano in particolare questi.

  • Employer branding
    L'azienda che mette a disposizione dei dipendenti strumenti efficaci di collaboration e produttività "senza frontiere" risulta più attrattiva per i job seekers e fidelizza meglio i propri talenti.
  • Riduzione dei consumi
    La possibilità di sfruttare il cloud per gestire in modo centralizzato, distribuire, aggiornare, rendere sicuri i nuovi sistemi di collaborazione in real time e le applicazioni di produttività d'ufficio permette all'azienda di offrire ai propri dipendenti software e soluzioni di ultima generazione senza essere costretta a investire in hardware aggiuntivo.
  • Riduzione dei canoni di locazione
    L'uso dei workspace digitali assicura anche una gestione più efficiente ed efficace degli asset aziendali, che riduce al minimo sprechi e inefficienze. Le postazioni individuali spariscono per lasciare spazio a open space polifunzionali e aree adibite al networking e alla condivisione. Così facendo, è possibile ridurre gli spazi attrezzati occupati che, specie nelle grandi città, sono parecchio costosi.
  • Riduzione degli spostamenti e dei costi di comunicazione
    Le soluzioni UCC (Unified Communication & Collaboration), i sistemi di telepresence, call conference e videoconference, che costituiscono l'ossatura portante delle moderne scrivanie digitali, permettono ai team geograficamente distribuiti su più sedi di collaborare in real time senza doversi spostare fisicamente. I PBX virtuali, invece, trasformano il tradizionale centralino hardware in un servizio ospitato in cloud, gestito in modo centralizzato attraverso la rete LAN, che azzera i costi delle comunicazioni intra-azienda.
  • Security e compliance facilitate
    La possibilità di distribuire e controllare da un unico punto tutto il software permette di lavorare in modo più efficace sulla data security e la compliance.
  • Maggior produttività e soddisfazione per il dipendente
    I workplace digitali in cloud supportano un'ampia gamma di applicazioni, OS e piattaforme in modo trasparente per l'utente, a garanzia di una user experience fluida. A guadagnare è anche la produttività dei dipendenti, in virtù della facilità di individuare, reperire, aggiornare e condividere informazioni e file.
  • Accelerazione dei processi innovativi
    La possibilità di sfruttare i nuovi strumenti di comunicazione e collaborazione in cloud, la creazione in azienda di microcommunity e team trasversali facilita lo scambio di idee e la creatività, fa emergere i talenti e accorcia i cicli dei processi di innovazione.

 

Soluzioni di social collaboration e strumenti di aggiornamento dei file in tempo reale spianano la strada a una produttività "senza confini". Sarà sempre possibile avere accesso alle risorse più qualificate per ogni specifico task, selezionandole indipendentemente dal fatto che si trovino nello stesso ufficio, in una filiale o in una sede decentrata, che operino in smart working da casa o "sul campo", presso il cliente.

 

5 febbraio 2020