Dall'1 gennaio di quest'anno, grazie al Decreto Legge 193/2016 e a un provvedimento dell'Agenzia delle Entrate, chi sceglie di adottare la fatturazione elettronica tra aziende private, potrà usufruire di importanti benefici e semplificazioni previste nella legge di stabilità.

L'utilizzo della e-fattura consente di accedere a un regime fiscale "facilitato" caratterizzato, ad esempio, da rimborsi Iva prioritari e dalla riduzione di due anni dei termini ordinari di accertamento. Secondo il Ministero dell'Economia e delle Finanze (Mef), i risparmi attesi da questa operazione sono compresi tra i 3 e i 4 miliardi di euro.
In un progetto allo studio del Governo c'è, poi, l'intenzione di introdurre nuove misure premianti, nell'ottica di favorire ulteriormente la diffusione delle modalità elettroniche di scambio dei documenti nei rapporti tra imprese (B2B).

La fattura elettronica italiana è considerata una best practice a livello UE. Secondo il Digital Economy and Society Index (DESI), infatti, le imprese del Bel Paese che utilizzano l'e-envoice sono il 30%, percentuale di molto superiore alla media europea che si attesta, invece, al 18%. Sulla base dei dati raccolti dall'Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano, il beneficio del passaggio dal processo tradizionale alla fatturazione elettronica si assesta tra i 7,5 e gli 11,5 euro a documento per organizzazioni che producono/ricevono un volume di fatture superiore alle 3mila unità l'anno. Il risparmio deriva da una serie di attività routinarie e manuali, che richiedono un notevole dispendio di tempo e risorse e hanno un basso valore aggiunto come stampa e imbustamento, conservazione dell'archivio cartaceo e iter burocratico legato ai pagamenti (solleciti..).

La fattura, però, è solo uno dei documenti su cui ruota l'attività amministrativa e produttiva dell'azienda e diventa più significativa quando è inserita nel contesto dei documenti che la precedono e che la seguono (come ordini, bolle, pagamenti, estratti conto, solleciti, ecc.).

Sempre secondo i dati forniti dall'Osservatorio, infatti, le transazioni B2B attraverso strumenti digitali (come portali di vendite online, marketplace o eBusiness) potrebbero costituire una leva strategica per la competitività dello Stivale, con benefici potenziali per il sistema economico di almeno 60 miliardi di euro grazie a un'adozione diffusa delle soluzioni di integrazione del ciclo dell'ordine, a cui aggiungere il miglioramento dei livelli di servizio e la riduzione del capitale circolante.

 

Rivedere i processi in chiave digitale

L'auspicio è, quindi, che il nuovo decreto venga colto dalle imprese come un'occasione utile non solo per beneficiare delle agevolazioni fiscali ma anche e soprattutto per reingegnerizzare i processi in chiave digitale e sfruttare al meglio le infinite possibilità poste dall'avvento del cloud, dalla dematerializzazione dei processi e dalla gestione elettronica dei documenti.

Le aziende sono, oggi, ambienti sempre più interconnessi e per gestire in modo efficace le diverse tecnologie di comunicazione in uso risultano indispensabili soluzioni software o servizi di Unified Communication & Collaboration, che permettono di semplificare e ottimizzare i processi produttivi. Si tratta di tecnologie che permettono di accedere, tanto dalla postazione di lavoro quanto dall'esterno (personale di aziende partner o, nel caso della PA, altri enti, colleghi in tele-lavoro oppure in mobilità sul territorio), in modo semplice e intuitivo a tutti i canali di comunicazione (posta elettronica, instant messaging, audio/video web conference, VoIP e social collaboration) e offrire nuovi servizi di collaborazione tramite strumenti di editing documentale integrati nelle applicazioni di comunicazione.
Questa modalità contribuisce a rendere ancora più efficiente, economica e rapida la gestione delle informazioni e delle relazioni tra l'impresa e i suoi fornitori, partner, colleghi e clienti. I dati, infatti, una volta messi a sistema, possono essere gestiti in maniera interattiva: in ogni momento è possibile non solo cercare e consultare le informazioni ma, a seconda dei privilegi di accesso e dei ruoli, intervenire per fare aggiornamenti e modifiche, garantendone sempre qualità e conformità alle normative. Il tutto, potendo condividere i documenti con fornitori, partner, distributori e clienti, evitando inutili attese, smarrimenti, ridondanze e potenziando di conseguenza la qualità della relazione e del business in ottica multicanale.

Esistono in commercio diversi software per la conservazione a norma dei documenti "in casa". Numerosi sono anche i servizi "pay-per-use" offerti dai cloud provider. In entrambi i casi sarà possibile ottenere la totale dematerializzazione degli archivi fiscali, risparmiando spazio e tempo nelle attività routinarie, azzerando i rischi di errori di trascrizione e battitura e, nel caso dell'outsourcing, con la sicurezza di un servizio esterno affidabile, sempre attivo e con costi certi.

 

28 giugno 2017