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Imparare a gestire il tempo è importante per riuscire a vivere e a lavorare abbassando i livelli di stress e di ansia. Il time management è un’abilità che si acquisisce con l’esperienza, ma che può essere sviluppata e rafforzata attraverso l’utilizzo di tecniche e metodi organizzativi. Tra tutti gli strumenti quotidianamente utilizzati vi sono post-it, agenda e il bullet journal (bujo).
Scegliere gli strumenti giusti e funzionali può apparire molto complicato. Trovare quello che si adatta alle proprie esigenze e che possa essere giusto per l’organizzazione di numerosi impegni professionali e privati, mansioni e compiti da portare a termine senza porre troppi limiti strutturali non è semplice. Per questo il metodo del bullet journal sta prendendo sempre più piede e viene particolarmente apprezzato da coloro che hanno uno stile di vita complesso.
Time Management - Agenda o bullet journal
Lo strumento più diffuso per il time management è, senza ombra di dubbio, l’agenda tradizionale. Cartacea o in formato digitale, ha una struttura estremamente rigida con delle sezioni che si differenziano di poco da prodotto a prodotto.
Le agende possano avere una visione giornaliera. In questo caso, ogni giorno ha un ampio spazio dedicato, con la possibilità di organizzare ora dopo ora tutto l’arco della giornata con appuntamenti e impegni da assolvere.
Le dimensioni possono variare, ma generalmente sono pensate per essere consultate e tenute sulla scrivania.
Vi sono, poi, le agende con una visione settimanale, con la settimana strutturata su una o due pagine. Lo spazio dedicato ai singoli giorni è minore rispetto alle giornaliere. Dalle dimensioni ridotte sono, nella maggior parte dei casi, comodo da trasportare e utili a chi ha pochi impegni da ricordare e appuntare.
Infine, le agende con una visione mensile mostrano solamente i singoli mesi, con una impaginazione che permette di vedere a colpo d’occhio gli appuntamenti e gli eventi in programma.
L’agenda tradizionale è, quindi, fortemente legata al timing, con una struttura abbastanza rigida che può prevedere l’aggiunta di alcune sezioni come mappe, rubriche, etc.
Il bullet journal, pur avendo la stessa funzione organizzativa, è invece estremamente diverso. Sistema ideato da Ryder Carroll ,digital product designer di New York, è studiato appositamente per essere flessibile e per aumentare l’efficienza e la produttività di chi lo utilizza.
I bullet journal, infatti, non sono preimpostati, ma vengono costruiti direttamente da chi lo utilizza. Per realizzarlo si utilizza un quaderno con i fogli bianchi o puntinati della dimensione ritenuta più opportuna. Lo strumento, vista l’alto livello di personalizzazione, si adatta perfettamente alle esigenze del proprietario.
All’interno del bullet journal è quasi sempre presente un indice, che permette di ritrovare velocemente i contenuti ricercati. Estremamente utili, inoltre, la pagina keys, che mostra spiega dettagliatamente il significato di tutti i simboli utilizzati per l’organizzazione, e il color coding se si decide di dividere le sezioni attraverso i colori.
Il bullet journal, essendo estremamente dinamico, può contenere numerose sezioni diverse: calendari mensili, una struttura settimanale o giornaliera, progetti da portare a compimento, delle liste di cose da fare, di acquisti, di libri da leggere o film da guardare. Possono essere presenti dei tracking per monitorare qualsiasi tipo di attività.
Uno dei maggiori vantaggi è quello di avere tutto ciò che serve a portata di mano e in un unico supporto. Se nelle agende tradizionali si avvertiva la necessità di aggiungere post-it o liste o utilizzare altri supporti elettronici, nel bujo si ha tutto ciò che si ritiene indispensabile.
Molto utile, nel bullet journal, il monthly log. Si tratta di una pagina da compilare alla fine del mese per monitorare gli obiettivi raggiunti. Rivedere la lista delle cose da fare precedentemente stilata e capire cosa è stato portato a termine e cosa invece è da rimandare permette anche di aumentare la propria consapevolezza e di sviluppare il self empowerment.
Bullet Journal: a chi è utile
Il bullet journal si adatta alle esigenze di chiunque, ma risponde in particolar modo ai bisogni di coloro che hanno bisogno di organizzare una grande mole di impegni e di tenere tutto sotto controllo. Chi ha trovato difficoltà ad organizzarsi con i metodi tradizionali, può trovare nel bujo il metodo ideale.
È adatto, inoltre, agli individui creativi, che possono dare sfogo alla fantasia inserendo nel bullet journal schemi originali, decorazioni e disegni.
La realizzazione delle strutture si trasformerà in un momento personale da ritagliarsi.
Come passare dall’agenda al bullet journal
Passare da un’organizzazione rigida, come quella delle agende tradizionali, ad una più flessibile tipica dei bullet journal può apparire, in un primo momento, complicato. Il primo passo da fare è quello di svincolarsi dalle strutture classiche ed aprire la mente.
Prima di iniziare a realizzare il bullet journal, occorre riflettere bene e capire quali sono le proprie esigenze.
Capacità di Time Management e di Self empowerment sono estremamente utili in questa fase, perché aiutano a ragionare con consapevolezza sugli obiettivi da raggiungere, su come raggiungerli, sulle azioni da compiere e, di conseguenza, sul modo di organizzarle. Solo una volta compreso tutto ciò si potrà procedere ad individuare gli elementi da inserire.
Infine, ampio spazio alla creatività: il bullet journal permette di dare sfogo alla propria immaginazione, di utilizzare colori, disegni e tracking originali. Su internet, attraverso i social network, in particolar modo Pinterest, è possibile trovare ispirazioni e idee per organizzare le proprie attività. Non è necessario ricercare la perfezione: con l’esperienza si capirà come creare la struttura più funzionale, cosa non è necessario inserire e le sezioni veramente utili.
Per saperne di più: Una guida pratica al Time Management
