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Microsoft Planner, come funziona e a cosa serve l'app di Microsoft Office

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Microsoft planner su smartphone Diego Thomazini / Shutterstock.com

Si chiama Microsoft Planner ed è la soluzione ideale per chi deve realizzare e gestire dei progetti o attività lavorative complesse, che richiedono una precisa organizzazione, un’attenzione costante e la collaborazione di più membri del team. 

È un’applicazione che è inclusa nella suite di Office del colosso Microsoft e che si ottiene sottoscrivendo un abbonamento. Sono tante le funzionalità presenti e che rendono la soluzione altamente efficace, come quelle che consentono la creazione di piani di lavoro, l’assegnazione delle task a specifici dipendenti o collaboratori, la pianificazione delle attività, la possibilità di chattare con i propri collaboratori e monitorare l’avanzamento dei propri progetti.

Microsoft Planner, che cos’è e a chi è utile

Microsoft planner applicazione microsoft office

IB Photography / Shutterstock.com

Microsoft Planner è un’applicazione che permette di gestire in un unico spazio di lavoro le attività di tutti i gruppi appartenenti ad una organizzazione in maniera mirata, semplice ed efficace. Il suo utilizzo comporta numerosi vantaggi, tra cui l’incremento della produttività del team. Rende possibile un monitoraggio veloce del progresso del lavoro, mettendo in evidenza i micro-obiettivi raggiunti e le fasi in cui si trova. 

Si possono creare delle bacheche Kanban in cui inserire diversi tipi di contenuti, come schemi, file, elenchi di controllo ed etichette. Può essere integrata con altre applicazioni, come Microsoft Teams, per facilitare e rendere più immediate le comunicazioni tra gli utenti.

Su Microsoft Planner tutti i collaboratori possono chattare in tempo reale per ottenere chiarimenti, delucidazioni e avere informazioni sulle attività da svolgere

L’utilizzo dell’applicazione è consigliata non solo ai grandi o piccoli gruppi, ma anche a chi deve portare a termine numerose mansioni e ha bisogno di riuscire a tenere sotto controllo tutte le attività da eseguire, eventuali scadenze, appunti e tanto altro ancora. 

È un tool che può essere utilizzato sul proprio personal computer o dal Mac o sui dispositivi mobili (smartphone e tablet) attraverso l’app ufficiale compatibile con iOS e con dispositivi equipaggiati di sistema operativo Android.

Microsoft Planner, quando costa

Microsoft office 365

IB Photography / Shutterstock.com

Possono accedere a Microsoft Planner tutti i privati che sottoscrivono un abbonamento a Microsoft 365. La versione Personal ha il costo di 69 euro annui ed è pensata per una singola persona. Si possono usare fino a cinque dispositivi contemporaneamente e si ha 1 TB di spazio di archiviazione in cloud. Microsoft 365 Family ha il costo di 99 euro l’anno e può essere condiviso con un massimo di sei persone. 

Ogni utente può utilizzare fino a 5 dispositivi contemporaneamente e si hanno a disposizione ben 6 TB di spazio di archiviazione in cloud. Sono presenti anche soluzioni per aziende, con costi che partono dai 5,60 euro al mese fino ad un massimo di 20,60 euro al mese. L’abbonamento a Microsoft 365, oltre a consentire l’utilizzo di Microsoft Planner, permette l’accesso ad altri software utili per studenti e professionisti come Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Teams e tanto altro ancora. 

Cosa si può fare con Microsoft Planner

project management

Shutterstock

Con Microsoft Planner si possono creare piani di lavoro o accedere a quelli già realizzati, assegnare delle attività e condividere i propri file con altri utenti. Quando si crea un piano vi si deve assegnare un nome, scegliere se creare un nuovo gruppo di collaborazione o scegliere un gruppo già esistente, selezionare chi può visualizzare il piano e aggiungere una descrizione.

Un piano pubblico è visibile a tutti gli utenti che fanno parte di un’organizzazione, mentre quelli privati sono visibili solo a quelli aggiunti al piano. I gruppi già esistenti possono essere aggiunti ad altri piani e ad ulteriori raccolte di documenti.

Gli utenti possono essere aggiunti e rimossi ai piani in qualsiasi momento. In questo modo sarà più semplice lavorare in team e collaborare ai progetti in maniera immediata e semplice

Dopo aver avviato un piano si possono aggiungere le attività, che indicano le mansioni che devono essere svolte. Ogni singola attività può presentare numerosi dettagli, come un colore identificativo, un’etichetta, informazioni sullo stato d’avanzamento, l’indicazione di una data di inizio o di scadenza.

Alle attività si possono allegare file, foto o collegamenti utili per lo svolgimento della stessa e vi si può aggiungere un elenco di controllo che permette di monitorare tutte le cose da fare. Con Microsoft Planner è possibile assegnare delle priorità alle attività, in modo da indicare se sono urgenti, importanti, di media o bassa rilevanza e ulteriori dettagli.

Ogni singola attività può essere assegnata alle persone che dovranno occuparsene, in modo che tutti i membri del team abbiano ben chiaro ciò che devono fare ed evitare ogni tipo di incomprensione. Una attività può essere assegnata a più persone fino ad un massimo di 11 utenti e verrà contrassegnata come portata a termine solo quando tutti i membri del team l’avranno completata.

A loro volta le attività possono essere ordinate in un bucket, contenitori che rendono possibile una suddivisione in base a criteri utili e funzionali. Ad esempio, è possibile dividerle in fasi, in reparti, in base alla loro priorità o in tipi di lavoro. Ogni contenitore presenta un nome e può essere aggiornato in qualsiasi momento. Le attività possono essere trascinate da un contenitore ad un altro.

Per accedere a Microsoft planner occorre accedere al sito ufficiale di Office o di Microsoft con il proprio account e, nella home page di Microsoft 364, selezionare l’icona di avvio delle app e fare clic sul riquadro dedicato a Planner. Per i dispositivi mobili sarà necessario scaricare l’applicazione ed effettuare il login con il proprio account.

Per saperne di più: Office automation, cos’è

A cura di Cultur-e
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