Ottimizzazione dei tempi e delle risorse, in una quotidianità che si fa sempre più complessa e in un mondo del lavoro sempre più dinamico e che richiede estrema flessibilità, sono due elementi che non possono mancare. Si tratta dei principi cardine della metodologia lean.

Il metodo lean è una filosofia della gestione e dell’organizzazione del lavoro nata in Giappone dopo la seconda guerra mondiale, che Mira all’ottimizzazione di tutte le risorse per raggiungere la massima soddisfazione del cliente.

Principalmente applicata nelle fabbriche che si distaccano dalla produzione di massa per orientarsi verso una produzione che risponda alle specifiche richieste provenienti dall’esterno, è in realtà un modo di agire e di pensare che può applicarsi a qualsiasi contesto.

L’obiettivo del metodo lean applicato al lifestyle è quello di portare le persone ad esprimere il loro potenziale e di raggiungere ottimi risultati sul lavoro senza compromettere il loro benessere.

La strategia Lean Lifestyle è stata diffusa da Luciano Attolico, autore del libro ‘Lean Lifestyle’. Per migliorare il modo di lavorare, per essere più produttivi e al contempo più sereni non occorre solo ideare nuovi processi lavorativi e applicarli all’interno dell’azienda, ma diffondere consapevolezza tra manager e lavoratori e un nuovo modo di pensare e di agire. È necessario, quindi, un vero e proprio cambio di mentalità.

I lavoratori, adottando una mentalità ispirata alla lean methodology, riescono a pensare in modo proattivo, a cambiare abitudini e ad eseguire azioni che portano a risultati migliori e a ridurre gli sprechi di risorse e di energia.

Innanzitutto, ciò che possono fare le aziende per migliorare l’ambiente di lavoro è quello di ridurre la burocrazia negli uffici il più possibile, in modo da facilitare la trasmissione di informazioni e renderle facilmente accessibili a tutti coloro che ne hanno bisogno.

Sul posto di lavoro è importante ottimizzare la propria energia, pensare alle mansioni da portare a termine, individuare come svolgere, agire quando si ha piena consapevolezza e tralasciare ciò che non è necessario e il superfluo.

Come favorire la concentrazione nel lavoro

lavoratrice multitasking

Ai lavoratori è richiesto sempre di più di essere multitasking, di compiere numerose azioni di diverso tipo, talvolta anche contemporaneamente. Nello stesso momento, può anche essere necessario lavorare in gruppo, confrontarsi con i colleghi e mantenendo elevati i livelli di produttività.

In queste condizioni mantenere alta la concentrazione diventa difficile, con gravi conseguenze sulla qualità dello svolgimento delle proprie mansioni.

Occorre pertanto trovare dei modi per poter lavorare meglio e mantenere l’ambiente di lavoro in ordine può aiutare.

Il disordine, infatti, diminuisce la capacità di concentrazione e di problem solving, comporta uno spreco di energie durante la ricerca dei materiali o documenti necessari per lo svolgimento delle proprie attività e rende difficile la collaborazione con i colleghi. 

Anche il multitasking è da evitare il più possibile. Svolgere più azioni contemporaneamente, se apparentemente porta ad un risparmio di tempo, in realtà determina una perdita di qualità del lavoro. È opportuno, invece, concentrarsi sulle singole attività e svolgerle al meglio.

La consapevolezza è essenziale. Sapere esattamente quali sono i propri punti di forza e i propri limiti renderà possibile un time management efficace. Il riconoscimento delle proprie lacune e debolezze permetterà di migliorarsi e di diventare più produttivi.

Infine, per restare concentrati è necessario concedersi dei momenti di relax, di riposo e di distrazione. È bene programmare delle pause, allontanarsi dagli schermi, fare una passeggiata all’aria aperta, fare dei brevi esercizi o semplicemente interagire con i colleghi su argomenti extra-lavorativi.

Ottimizzare la gestione delle email

persona che risponde alle email

Leggere e rispondere alle email è, per molti lavoratori, un’attività quotidiana che porta via molto tempo e concentrazione. Imparare a gestire la posta elettronica è opportuno per poter svolgere attività importanti ed essere produttivi.

In alcuni casi leggere tutte le email è impossibile, il consiglio è quello di visualizzare rapidamente la casella di posta e dare la priorità solo alle email che sembrano importanti, rimandando la lettura delle altre a fine giornata.

Organizzare la casella di posta in cartelle è un buon modo per mettere ordine nello spazio virtuale e per poter comprendere a colpo d’occhio quali sono le email da aprire con urgenza, quali quelle ancora da leggere e quali, invece, possono attendere o, addirittura, possono essere eliminate.

È importante imparare a valutare velocemente i tempi di risposta.

Alcune mail, ad esempio, richiedono delle risposte brevi, chiare e concise. Altre, invece, maggiori spiegazioni o la ricerca di informazioni e materiali. 

Se le risposte possono essere date in pochi minuti, è consigliabile procedere immediatamente, evitando di accumulare attività da eseguire. Se, invece, viene richiesta una maggiore concentrazione, è bene riuscire a ritagliarsi un momento e a pianificare l’invio.

Aumentare l’efficacia dei meeting

Le riunioni sono necessarie per poter informare l’intero team degli obiettivi da raggiungere e per poter allineare tutti sui metodi e le strategie da adottare per ottenere i risultati sperati. Non sempre, però, i meeting riescono ad essere veramente utili ed efficaci.

Occorre una corretta gestione delle riunioni. Non devono essere improvvisate, ma pianificate e programmate con dovizia.

Devono essere stabiliti i contenuti della conversazione, fornito materiale di supporto se necessario, definire i tempi degli interventi e stilare gli ordini del giorno inserendo solo punti prioritari.

Evitare perdite di tempo, con interventi poco rilevanti, è opportuno per mantenere alta la concentrazione dei partecipanti. È necessario, inoltre, riuscire a coinvolgere tutti attivamente. Solo in questo modo si riuscirà a far tesoro dei contributi altrui e a far emergere eventuali problemi da risolvere.

Per saperne di più: Lean Methodology: cos'è e a cosa serve

A cura di Cultur-e Costruisci il tuo futuro con la connessione Fastweb