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Eventi virtuali, le tipologie

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Sono sempre più diffusi gli eventi virtuali, che permettono alle organizzazioni di ottenere tanti vantaggi: tutte le tipologie, dai webinar agli eventi phygital

Eventi virtuali Shutterstock

Webinar, conferenze, lezioni, riunioni, convention, open day, eventi phygital e tanto altro ancora. Le nuove tecnologie hanno cambiato il modo di organizzare gli eventi, rendendo possibile incontri e appuntamenti da remoto, superando i limiti imposti dalla distanza geografica, dalle strutture, dagli spazi a disposizione e da tutti gli ostacoli presenti quando si organizza un evento on-site. Ciò ha permesso la partecipazione a momenti di socialità anche quando non era possibile la vicinanza fisica, come accaduto durante la pandemia da Covid-19.

Per partecipare basta avere a disposizione un dispositivo (personal computer, smartphone, tablet o altri) e una connessione ad Internet sufficientemente stabile. In questo modo si può entrare in contatto con altre persone, interagire, apprendere, ottenere informazioni e tanto altro ancora stando seduti alla propria scrivania, in ufficio, in casa o in qualsiasi altro posto.

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Le tipologie di eventi virtuali sono tante, ognuno con le sue caratteristiche e finalità specifiche. I vantaggi nell’organizzarli online sono tanti e sempre più realtà hanno deciso di coglierli grazie alla presenza di piattaforme appositamente pensate per consentire la partecipazione di un gran numero di utenti.

  • 1. Tutti i vantaggi di un evento virtuale
    Eventi online

    Shutterstock

    Organizzare eventi virtuali ha molteplici benefici. Si può ampliare il pubblico raggiungibile, poiché le presenze sono limitate solo dalla piattaforma utilizzata. Generalmente, si può accedere a dei piani che concedono l’accesso ad un gran numero di utenti, di molto superiore a quello che sarebbe possibile accogliere in un luogo fisico. A decidere quante persone possono partecipare è solo l’organizzatore.

    I costi degli eventi, se organizzati online, si riducono nettamente, poiché vengono eliminati tutti quelli che riguardano la location, gli allestimenti, l’accoglienza dei partecipanti, eventuali catering e servizi alle persone, la sicurezza.

    Gli eventi virtuali possono essere registrati e mostrati anche a coloro che non possono partecipare nel giorno dello svolgimento. Si possono ottenere feedback in tempo reale e offrire materiale informativo senza investire grandi quantità di risorse. Sono sostenibili, perché evitano lo spostamento di una grande quantità di persone e riducono l’utilizzo dei mezzi di trasporto.

  • 2. Webinar, per formarsi ed informarsi
    Webinar

    Shutterstock

    I webinar sono un particolare tipo di evento digital. La parola webinar è il risultato dell’unione dei termini ‘web’ e ‘seminar’ e sta ad indicare un seminario che viene svolto in maniera virtuale, online. L’obiettivo è quello di formare o informare gli utenti che si collegano da remoto attraverso i loro dispositivi.

    Nella maggior parte dei casi si parla di incontri gratuiti e per parteciparvi è sufficiente ricevere il link d’invito o iscriversi compilando un form, ma può essere richiesta una quota per l’accesso. Hanno durata variabile: pochi minuti o più ore.

    Il seminario viene trasmesso in tempo reale e vi si possono collegare persone provenienti da tutto il mondo. In alcune occasioni sono presenti sottotitoli o traduzioni simultanee. Si tratta di eventi interattivi, in cui è consentito il confronto, fare domande e discutere su argomenti di varia natura. Si possono ricevere materiali informativi in tempo reale o si può assistere alla presentazione di slide o documenti. 

    Attraverso i webinar si possono fare conferenze stampa, workshop, didattica a distanza, presentare nuovi progetti. Sono utili per raggiungere gli utenti del web, avvicinarli alle aziende e fargli conoscere soluzioni, servizi e prodotti. Sono un efficace strumento di marketing.

  • 3. Le conferenze virtuali
    Conferenze virtuali

    Shutterstock

    Le conferenze virtuali sono degli eventi che si tengono online con il supporto della tecnologia. Si svolge proprio come le consuete conferenze tenute di persona: vi è un programma consultabile e per poter partecipare occorre registrarsi, ottenere un invito o acquistare un biglietto e accedere alla piattaforma.

    Durante l’evento si possono utilizzare strumenti virtuali come le traduzioni dal vivo, la possibilità di prendere appunti o di registrare l’incontro per poterlo vedere in un secondo momento. Gli organizzatori possono ottenere metriche che forniscono informazioni sull’andamento dell’incontro, come il livello di coinvolgimento e apprezzamento. Le videoconferenze sono solitamente riservate ad un numero limitato di persone.

  • 4. Eventi in live streaming, il metodo più efficace per condividere contenuti
    Live streaming

    Shutterstock

    Gli eventi in live streaming consistono nella trasmissione di contenuti audio e video attraverso una connessione ad Internet. Hanno un elevato grado di spettacolarizzazione e spesso vengono registrati all’interno di veri e propri studi televisivi o in ambienti appositamente realizzati per poter trasmettere il contenuto.

    Ci sono diverse piattaforme che consentono la creazione, trasmissione e partecipazione agli eventi online, come YouTube o Twitch. Occorre iscriversi, secondo i metodi di registrazione previsti, o ottenere il link direttamente da chi ha organizzato l’evento.

    Per trasmettere, oltre ad individuare la piattaforma che meglio risponde alle proprie esigenze e il device da utilizzare, servono alcuni strumenti fondamentali, come i microfoni e la webcam di buona qualità. Ci deve essere una regia particolarmente attenta, pronta ad intervenire e a cogliere i dettagli più importanti. 

  • 5. Eventi phygital, quando online e offline si incontrano
    Phygital

    Shutterstock

    Eventi online e eventi offline si incontrano negli eventi phygital, un termine che è stato coniato recentemente, ma di cui si sente molto parlare. Piano digitale e fisico si integrano, per permettere ad un numero elevato di persone di partecipare ad eventi come sfilate, convention o tanto altro ancora in maniera virtuosa e sfruttando i punti di forza e ottenendo i vantaggi di entrambe le modalità.

    Per saperne di più: Cos’è e cosa si intende per digital marketing

A cura di Cultur-e
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