La normativa che riguarda l’obbligo di fattura elettronica ha subito una forte evoluzione negli ultimi anni, con l’introduzione di leggi e disposizioni che hanno regolarizzato l’attività di sempre più soggetti. Sono in tanti quelli che oggi devono adattarsi alla fatturazione di tipo elettronica, che a partire dal 1° gennaio del 2019 è stata estesa anche ai privati.

Con maggiore precisione, la norma di riferimento sulla fatturazione elettronica tra privati è il decreto legislativo n. 127/2015, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale il 18 agosto. Ma ci sono ancora lavoratori autonomi, seppur pochi, che possono evitarla. Scopriamo chi sono i soggetti che devono dotarsi di strumenti per emettere fatture digitali.

Fattura elettronica, chi ha l’obbligo

fatturazione elettronica da personal computer

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La fatturazione elettronica ha una lunga storia alle spalle. La sua diffusione è iniziata in Italia nel 2014, quando è stata resa obbligatoria per tutti i rapporti con la Pubblica Amministrazione e gli enti pubblici. È nato così il Sistema di Interscambio, piattaforma realizzata dall’Agenzia delle Entrate per la ricezione e il monitoraggio dei documenti.

Nel 2017 la possibilità di fatturare in maniera elettronica è stata estesa anche ai privati. Imprese, organizzazioni e professionisti potevano, se lo ritenevano vantaggioso, utilizzare questa tipologia di fattura su base volontaria.

L’obbligo, per loro, è stato introdotto nel 2019, attraverso la legge di bilancio del 2018, che ha imposto l’obbligo di produrre fatture elettroniche per tutti i rapporti tra privati residenti o stabiliti in Italia, sia tra partite IVA (nelle operazioni Business to Business) che verso i consumatori (nelle operazioni Business to Consumer). 

Le eccezioni erano pochissime, tra cui coloro che lavoravano in regime forfettario, in regimi dei minimi o di vantaggio, che effettuano cessioni di beni o prestazioni di servizi verso persone non residenti in Italia, comunitari ed extracomunitari o soggetti che offrivano prestazioni sanitarie a persone fisiche.

Se inizialmente coloro che erano esonerati dall’obbligo di fatturazione elettronica, oggi il loro numero è costantemente in calo: sono in pochi coloro che possono utilizzare ancora la versione cartacea

A partire dal 1° luglio 2022, le norme sono state modificate ulteriormente. L’obbligo di fatturazione elettronica è stato esteso anche ai contribuenti in regime forfettario che nell'anno precedente hanno percepito ricavi o compensi superiori a 25 mila euro, i regimi di vantaggio e coloro che applicano la flat tax al 15% su redditi fino a 65mila euro. 

Qual è il formato previsto dalla legge per la fattura elettronica

formato XML

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La fattura elettronica è diversa da quella cartacea per alcune caratteristiche. Per realizzarla è necessario un supporto elettronico, come un personal computer, un tablet o altri dispositivi con una connessione ad Internet. 

Deve essere trasmessa attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, che verificherà che sia stata compilata in maniera corretta, che sia del formato richiesto dalla legge e che contenga tutti i dati necessari.

Il formato previsto dalla legge per la fattura elettronica è quello XML (Xtensible Markup Language), ad alta leggibilità, leggero, veloce da aprire e che occupa poca memoria sui dispositivi. Per generarlo è necessario un software apposito, fornito da diverse società che si occupano di servizi per la fatturazione elettronica, o si può utilizzare gratuitamente quello realizzato dall’Agenzia delle Entrate.

Gli elementi obbligatori della fattura elettronica

Fattura elettronica, gli elementi da inserire

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Per legge, ci sono degli elementi che è obbligatorio inserire nella fattura elettronica affinché sia considerata valida e superi il controllo dell’Agenzia delle Entrate. Tra questi vi è la data di emissione e Il numero univoco progressivo di fattura.

Tra i dati personali da inserire ci sono il nome e il cognome della persona che emette la fattura, la ditta, la denominazione o ragione sociale, l’indirizzo e il numero di Partita Iva. Devono essere presenti le stesse informazioni relativamente al cliente.

Sulla fattura devono esserci le descrizioni, più precise possibili, del servizio emesso, la sua natura, la quantità e i prezzi dei prodotti e dei servizi oggetto della transazione. Non devono mancare l’aliquota IVA, l’imponibile e l’importo totale.

Se non vengono inseriti tutti gli elementi richiesti per legge, l’Agenzia delle Entrate considera la fattura elettronica non valida

Come emettere fatture elettroniche e come conservarle

Fattura elettronica, emissione

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Per emettere una fattura elettronica si deve utilizzare un computer, un tablet o un altro dispositivo che permetta l’installazione o l’impiego del software per realizzare il documento in formato XML. L’Agenzia delle Entrate permette di farlo attraverso una procedura web o un software scaricabile su PC o una app per dispositivi mobili.

In alternativa, si può sottoscrivere un abbonamento o acquistare una licenza per l’utilizzo di un software prodotto da altre società. Generalmente sono previsti dei servizi aggiuntivi che sono utili per la gestione della professione e l’organizzazione aziendale.

Le fatture elettroniche, come tutti i documenti contabili, vanno conservate per almeno dieci anni dalla data della registrazione. Questa deve essere digitale. Tutti i software permettono una conservazione sostitutiva, consentendo un abbattimento dei costi relativi alla stampa e all’archiviazione.

Quando non è obbligatorio fare la fattura elettronica?

Fattura elettronica e fattura cartacea

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Per il momento, a restare esclusi dall’obbligo di fattura elettronica sono pochi soggetti: i regimi forfettari che non hanno percepito ricavi o compensi superiori a 25 mila euro nell’anno precedente. Si tratta di un esonero momentaneo, perché in un futuro non troppo lontano è prevista un’ulteriore estensione.

A partire dal 1° gennaio 2024 l'obbligo verrà esteso a tutti gli altri forfettari. Coloro che vogliono iniziare ad utilizzarla, possono farlo seguendo le normative vigenti per ciò che concerne la compilazione e l’invio dei documenti.

Per saperne di più: Cos'è, come funziona e per chi è obbligatoria

A cura di Cultur-e Costruisci il tuo futuro con la connessione Fastweb