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In Breve (TL;DR)
- I file PDF possono essere creati direttamente con programmi come Microsoft Word oppure utilizzando le funzioni di stampa integrate in Windows e macOS.
- Per modificare un PDF si possono utilizzare editor dedicati come Adobe Acrobat, aprire il documento con Word oppure ricorrere agli strumenti gratuiti disponibili online.
- Oltre al testo è possibile unire o dividere PDF, organizzare le pagine, aggiungere annotazioni e firme, scegliendo lo strumento più adatto all'operazione da effettuare.
I file PDF sono tra i formati più utilizzati per condividere documenti, moduli, contratti, presentazioni e altri contenuti digitali. Il principale vantaggio è la capacità di mantenere pressoché invariata la formattazione del documento indipendentemente dal dispositivo e dal programma utilizzati per aprirlo.
A differenza di quanto si potrebbe pensare, però, un PDF non è necessariamente un documento di sola lettura. Con gli strumenti disponibili oggi è possibile creare PDF, modificarne il testo, aggiungere annotazioni e firme, eliminare o spostare pagine e unire più documenti.
Molte di queste operazioni possono essere effettuate direttamente con gli strumenti presenti su Windows e macOS oppure attraverso programmi come Microsoft Word e Adobe Acrobat. Esistono inoltre numerosi servizi online che permettono di modificare PDF gratis, anche senza installare programmi.
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1. Come creare un file PDF
Uno dei modi più semplici per creare un PDF consiste nel partire da un documento realizzato con un programma di videoscrittura.
Le applicazioni Microsoft Office permettono, ad esempio, di salvare o convertire direttamente i documenti in questo formato. In Word è sufficiente aprire File > Salva con nome, scegliere dove memorizzare il documento e selezionare PDF tra i formati disponibili.
Il programma mette a disposizione anche alcune opzioni aggiuntive, utili per scegliere quali pagine includere, conservare determinate proprietà del documento o creare segnalibri a partire dalle intestazioni.
Una possibilità simile è disponibile in molte altre applicazioni per la produttività, comprese quelle utilizzate sui dispositivi Apple.
Non è però necessario partire da Word. Windows e macOS permettono di salvare in PDF attraverso la funzione di stampa. Aprendo il menu Stampa di un'applicazione è possibile selezionare l'opzione per creare un PDF invece di inviare il documento a una stampante fisica.
In questo modo si possono trasformare in PDF anche pagine web, immagini e altri contenuti che supportano la stampa.
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2. Come modificare un file PDF
Per modificare un PDF bisogna innanzitutto distinguere il tipo di intervento da effettuare. Aggiungere una firma o evidenziare una frase è molto più semplice che cambiare direttamente il testo e la formattazione originali.
Una delle soluzioni più complete è Adobe Acrobat, che permette di modificare testo e immagini, organizzare le pagine, compilare moduli, inserire firme e utilizzare numerosi altri strumenti dedicati alla gestione dei PDF. Alcune funzionalità avanzate richiedono però un abbonamento.
Un'alternativa può essere Microsoft Word. Il programma permette di aprire direttamente un PDF e ne crea una copia convertendone il contenuto in un documento modificabile.
Questa soluzione funziona particolarmente bene con PDF composti prevalentemente da testo. Con documenti caratterizzati da una formattazione complessa, molte immagini o elementi grafici, invece, la versione convertita potrebbe essere differente dall'originale. Dopo avere effettuato le modifiche è possibile esportare nuovamente il documento in PDF.
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3. Come modificare un PDF gratis
er effettuare interventi semplici non è sempre necessario utilizzare un programma a pagamento. Su Mac, ad esempio, l'applicazione Anteprima permette di evidenziare e sottolineare testo, aggiungere note e annotazioni, compilare moduli e inserire una firma. Consente inoltre di aggiungere, eliminare e spostare le pagine oppure combinare più PDF.
Anteprima non permette però di modificare direttamente il testo già presente nel documento come farebbe un editor PDF completo.
Esistono anche servizi online come Smallpdf, iLovePDF e Sejda, che mettono a disposizione strumenti per convertire, comprimere, dividere, unire e modificare PDF direttamente dal browser. Le versioni gratuite possono prevedere limiti sul numero di operazioni, sulla dimensione dei documenti o sulle funzionalità utilizzabili.
Prima di caricare online un documento è sempre opportuno considerare anche il suo contenuto: per PDF contenenti dati personali, informazioni aziendali o documenti riservati, può essere preferibile utilizzare un'applicazione che elabori il file direttamente sul dispositivo.
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4. Come unire più file PDF
Un'altra operazione molto comune consiste nell'unire più PDF in un unico documento. Su macOS l'operazione può essere effettuata direttamente con Anteprima. Dopo avere aperto un PDF e visualizzato le miniature delle pagine, è possibile aggiungere pagine provenienti da altri documenti e modificarne l'ordine.
Per Windows e gli altri sistemi operativi si possono invece utilizzare programmi dedicati oppure servizi online. Strumenti come Adobe Acrobat, PDFsam, Smallpdf e iLovePDF permettono di selezionare più documenti, stabilirne l'ordine e creare un unico file. Con strumenti analoghi è possibile effettuare anche l'operazione inversa, cioè dividere un PDF, estrarre soltanto alcune pagine o eliminarne quelle che non servono.
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5. Come firmare un documento PDF
Anche per firmare un PDF oggi non è generalmente necessario stampare il documento, firmarlo a mano e digitalizzarlo nuovamente. Adobe Acrobat permette di compilare documenti e aggiungere una firma, mentre su Mac la stessa operazione può essere effettuata attraverso Anteprima. A seconda del dispositivo e del programma utilizzato, la firma può essere creata disegnandola, utilizzando un trackpad o attraverso altre modalità disponibili.
Bisogna però distinguere questa operazione dalla firma digitale qualificata, utilizzata quando è necessario garantire con specifici requisiti giuridici l'identità del firmatario e l'integrità del documento. Inserire graficamente la propria firma in un PDF e applicare una firma digitale non sono quindi necessariamente la stessa cosa.
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6. Quale programma utilizzare per creare e modificare PDF
La scelta dipende soprattutto dall'operazione da effettuare. Per creare un PDF spesso sono sufficienti Word, le applicazioni per la produttività o le funzioni di stampa integrate nel sistema operativo.
Per modificare testo e immagini in maniera più approfondita è invece preferibile utilizzare un vero editor PDF, come Adobe Acrobat. Word può rappresentare un'alternativa quando il documento contiene prevalentemente testo e non è necessario conservarne perfettamente il layout originale.
Per annotazioni, firme e gestione delle pagine, gli strumenti già presenti nel sistema operativo possono essere sufficienti, soprattutto su Mac con Anteprima. I servizi online rappresentano infine una soluzione rapida per operazioni occasionali come unire, dividere, comprimere o convertire PDF, ricordando però di prestare attenzione alla privacy quando si caricano documenti sul web.
Per saperne di più: Office Automation: cos'è
Domande frequenti (FAQ)
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Come si crea un file PDF?È possibile creare un PDF esportando un documento da programmi come Microsoft Word oppure utilizzando la funzione di stampa di Windows e macOS e scegliendo il salvataggio in formato PDF.
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Come modificare un PDF gratis?Per modifiche semplici si possono utilizzare gli strumenti integrati nel sistema operativo o servizi online gratuiti. Su Mac, ad esempio, Anteprima consente di aggiungere annotazioni e firme e di organizzare le pagine.
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Come modificare il testo di un PDF?Un editor come Adobe Acrobat permette di intervenire direttamente sul testo. In alternativa, Microsoft Word può convertire un PDF in un documento modificabile, anche se nei file più complessi la formattazione potrebbe cambiare.
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Come unire più PDF in un unico file?È possibile utilizzare programmi dedicati, servizi online oppure Anteprima su Mac, che consente di aggiungere pagine provenienti da PDF differenti e modificarne l'ordine.
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Come firmare un PDF?Programmi come Adobe Acrobat e Anteprima su Mac permettono di inserire una firma in un PDF. Una firma grafica, però, non deve essere confusa con una firma digitale qualificata, che risponde a specifici requisiti tecnici e giuridici.
