I filtri consentono di risparmiare tempo grazie alla gestione automatica dalla posta in arrivo. Per generare un filtro, è necessario creare una regola per il filtro. Quando si crea una regola, è possibile definire i criteri di ricerca, i parametri per i criteri di ricerca selezionati e le azioni che determinano il comportamento dei filtri. Per accedere alla pagina di configurazione delle regole basta fare click sul collegamento Regole presente nel'area MAIL del menu contestuale sinistro. Nota Se si dispone anche dei servizi telefonici supplementari di FAX e/o VOCE (Segreteria Telefonica), sarà possibile configurare delle regole per gestire anche i messaggi fax e/o i messaggi vocali.
Per aggiungere una regola per un filtro
Fare clic sul bottone Aggiungi: verrà visualizzata in popup la finestra Aggiungi filtro.
Per rendere attivo il filtro, selezionare la casella di controllo Attiva il filtro in corrispondenza del titolo Stato. Nota Deselezionando la casella di controllo verrà creato il filtro ma esso non sarà attivo fino a che non verrà modificato per renderlo tale.
Nel campo Nome filtro, immettere il nome del filtro.
Per aggiungere una descrizione del filtro, immettere il testo nel campo Descrizione.
Per impostare i criteri di ricerca per il filtro, selezionare, nel menu a tendina associato al Campo di ricerca, il campo che il filtro dovrà considerare durante la ricerca.
Per specificare eventuali parole chiave per il campo di ricerca, immettere le parole chiave o le frasi nel campo Parole chiave; ad esempio, è possibile scegliere di filtrare la posta contenente "Mario Rossi" nel campo Da in modo da visualizzare solo i messaggi inviati da Mario Rossi.
Selezionare, dal menu a tendina associato alle Opzioni, i termini in cui la ricerca deve considerare la parola chiave.
Per aggiungere altre serie di criteri di ricerca per il filtro, fare clic sul bottone Aggiungi criteri.
Per impostare le azioni associate al filtro, selezionare un'azione dal menu a tendina relativo all'Azione:
Sposta in: per spostare il messaggio nella cartella indicata, scelta tra quelle presenti nel menu a tendina associato.
Inoltra a: per inoltrare il messaggio all'indirizzo di posta indicato nel campo di testo associato.
Invia notifica a: per mandare un messaggio di notifica all'indirizzo di posta indicato nel campo di testo associato.
Elimina: per spostare il messaggio direttamente nel cestino.
Rifiuta: per fare in modo che il messaggio in arrivo sia rifiutato dal sistema e contemporaneamente sia inviato al mittente del messaggio rifiutato una email contenente il testo indicato nella sottostante area di testo Messaggio. Nota Selezionando questa azione viene preselezionata la cartella di controllo relativa al Se un messaggio corrisponde a questo filtro, non utilizzare i filtri rimanenti perché il messaggio stesso non sarebbe presente in alcuna cartella del sistema ed in quanto tale non "filtrabile".
Impostare le opzioni di Azione:
Selezionare Se un messaggio corrisponde a questo filtro, non utilizzare i filtri rimanenti se si desidera che ogni messaggio di posta interessato da un filtro non venga poi esaminato dai filtri successivi (ad es. se un messaggio viene riconosciuto ed inoltrato ad un certo indirizzo email da un certo filtro, non si vuole che un altro eventuale filtro successivo lo cancelli).
Selezionare Se un messaggio corrisponde a questo filtro, conservarlo se si desidera che ogni messaggio di posta interessato da un filtro venga anche esaminato dai filtri successivi (ad es. se un messaggio viene riconosciuto ed inoltrato ad un certo indirizzo email da un certo filtro, si vuole che un eventuale filtro successivo lo cancelli).
Per aggiungere altre azioni per il filtro, fare clic sul bottone Aggiungi azione.
Al termine, fare clic sul bottone OK per confermare i dati inseriti e creare il filtro, fare click sul bottone Annulla per scartare i dati e chiudere la finestra in popup.
Il nome del filtro viene visualizzato nelle sezioni Attivo o Inattivo dell'area Regole a seconda della selezione effettuata durante l'aggiunta della regola per il filtro.