In Italia la maggior parte dei rapporti di business è ancora basata su una gestione cartacea. Questo, nonostante l'uso sempre più pervasivo delle tecnologie digitali dentro e fuori alle organizzazioni, l'abitudine a fruire di servizi in cloud e sistemi di comunicazione unificata. Basti pensare che solo le pagine gestite per la conservazione sostitutiva di registri Iva, libro giornale e libro unico del lavoro ammontano (Fonte: Osservatori Digital Innovation) a 5 miliardi l'anno.

Grazie allo sviluppo di Internet e dei servizi cloud di gestione documentale, però, i modelli aziendali stanno cambiando. La dematerializzazione e la digitalizzazione dei documenti consente di risparmiare sui costi (materiali, risorse impegnate nelle attività manuali, necessità di spazio), ridurre i margini di errore ma, soprattutto, migliorare le procedure, a tutto vantaggio dell'ambiente e delle casse dell'azienda.

Dematerializzare un documento significa convertire i documenti cartacei in documenti elettronici gestiti attraverso soluzioni software o servizi più o meno avanzati, mettendo così a sistema una serie di informazioni che da quel momento in poi possono essere condivise in maniera più rapida e funzionale. La maggior parte delle aziende si limita, però, ancora oggi alla generazione dei PDF dei documenti cartacei, per poterli tenere in un archivio digitale. Ma questa è solo la prima fase della dematerializzazione. Le informazioni presenti nei documenti, infatti, sono statiche quindi gestibili solo parzialmente. Non si possono cercare dati di dettaglio o revisionare e modificare i documenti. La vera dematerializzazione – potremmo definirla 2.0 – prevede, invece, una gestione strutturata e dinamica in cui il documento elettronico viene integrato nei processi informativi, in modo tale che i dati contenuti siano leggibili, elaborabili e condivisibili in automatico dai sistemi aziendali.

Al di là della maggior ecosostenibilità associata ai processi di dematerializzazione dei documenti cartacei, la standardizzazione delle procedure porta razionalizzazione e velocità nei processi, introducendo una tracciabilità e una rintracciabilità documentale che garantiscono più trasparenza e qualità nella gestione dell'informazione, come nessuna attività manuale potrebbe fare.

In questo Inside Report trovate una serie di dati aggiornati, il riferimento alle normative già in vigore (o che lo saranno nei prossimi mesi) e informazioni utili a comprendere perché è sensato attuare la dematerializzazione e come operare la scelta del giusto provider di servizi di gestione dei documenti elettronici.

Buona lettura!

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18 ottobre 2016